in welchem Format muss ich die Daten für den Produktpass bereitstellen

Das Dateiformat ist noch nicht festgelegt

Die ESPR schreibt kein Dateiformat vor — weder ".csv", noch ".xml", noch ".json". Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) bestimmt jedoch, dass das digitale Produktpass nach offenen, interoperablen technischen Normen funktionieren muss, damit Systeme verschiedener Parteien die Daten auslesen und verarbeiten können. Welche Norm dies genau sein wird, ergibt sich aus delegierten Rechtsakten, die pro Produktgruppe aufgestellt werden. Für Eisen und Stahl liegt dieser Rechtsakt noch nicht vor. Wer jetzt bereits fragt "in welchem Format muss ich liefern", erhält also zu Recht keine konkrete Antwort — diese Antwort existiert derzeit einfach noch nicht.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Diese Unklarheit gilt für alle, die Stahl oder Eisenhalbfabrikate herstellen, importieren oder vertreiben und sich auf den Produktpass vorbereiten: Stahlhandel, Metallverarbeiter, Konstruktionsbetriebe. Sie betrifft nicht nur Stahl — jede Produktgruppe, die unter die ESPR fällt, erhält ihren eigenen delegierten Rechtsakt mit eigenen technischen Spezifikationen. Das Format für Batterien, Textilien oder Möbel kann also von dem abweichen, was künftig für Stahl gelten wird. Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen Speicherformat und Austauschformat: Artikel 11 regelt, wie Systeme untereinander Daten lesen können, nicht wie ein Hersteller seine eigene Verwaltung einrichtet. Ein Unternehmen, das seine Daten derzeit in einer Excel-Datei oder in seinem ERP-System verwaltet, muss daran nichts ändern — die Umwandlung in das endgültige Format erfolgt bei der Zusammenstellung des Passes, nicht bei den eigenen Ausgangsdaten.

Wann dies feststehen wird

Es gibt kein Datum zu nennen, an dem das Dateiformat für Stahl bekannt wird, weil dieses Datum in den derzeit verfügbaren Quellen nicht vorhanden ist. Was feststeht, ist der Weg: Die Europäische Kommission erarbeitet die technischen Anforderungen in einem delegierten Rechtsakt pro Produktgruppe, wie Artikel 4 und Artikel 11 der ESPR vorsehen. Solange dieser Rechtsakt für Eisen und Stahl nicht veröffentlicht ist, gibt es auch kein Format, das einzuhalten ist. Bis dahin ändert sich nichts an der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Produktdaten derzeit verwalten — es gibt kein vorläufiges Format, das bereits angewendet werden müsste. Sobald der delegierte Rechtsakt für Stahl veröffentlicht ist, wird die spezifische technische Ausgestaltung hier angezeigt.

Was zu tun ist, solange das Format noch nicht feststeht

Für jemanden, der jetzt bereits vorausschauend handeln möchte, ist der praktischste Schritt die Ordnung der eigenen Ausgangsdaten, unabhängig vom endgültigen Dateiformat. Dies beginnt damit, festzuhalten, welche Daten pro Produkt verfügbar sind — Zusammensetzung, Herkunft, Zertifikate — und wie diese Daten intern gespeichert werden. Danach ist es sinnvoll zu prüfen, wie diese Daten künftig an ein System angebunden werden können, das den Pass zusammenstellt. an ein eigenes ERP- oder Bestandsverwaltungssystem anschließen ist dabei eine Frage, die unabhängig vom Dateiformat bereits beantwortet werden kann. Auch die Frage, wie jedes Produkt oder jede Charge identifiziert wird, ist unabhängig vom Format und kann jetzt bereits geklärt werden — siehe wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhältgewisse jemand jetzt bereits Kenntnisse aufbauen möchte, kann beginnen bei was GS1 Digital Link für das Produktpass bedeutetDas Dateiformat selbst ist also der letzte Schritt in einer Reihe — die Vorbereitung darauf beginnt bei den Daten selbst, nicht bei der technischen Spezifikation, die noch folgen muss.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 10 und 11 der ESPR

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die allgemeinen Anforderungen, denen der digitale Produktpass genügen muss, einschließlich Zugänglichkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Artikel 11 konkretisiert dies für die technische Ausgestaltung und Funktionsweise des Passes: er schreibt vor, dass die zugrunde liegende Technologie offene Standards befolgen muss, zwischen Marktteilnehmern interoperabel sein muss und maschinell lesbar sein muss. Keiner der beiden Artikel nennt ein spezifisches Dateiformat, eine spezifische Kodierung oder eine spezifische technische Norm — diese Konkretisierung ist ausdrücklich an spätere delegierte Rechtsakte pro Produktgruppe delegiert. Das ist auch der Grund, warum diese Antwort sich derzeit auf die Benennung des Prinzips beschränken kann: das Gesetz legt die Anforderung der Interoperabilität fest, nicht aber die technische Norm, mit der diese Anforderung erfüllt wird.

Was jetzt zu tun ist

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt gibt es nichts bei der Wahl oder Installation im Bereich Dateiformat — diese Wahl liegt bei der noch zu erscheinenden delegierten Handlung. Was jedoch Sinn macht, ist die Ordnung der eigenen Produktdaten und die Klärung der Identifizierungs- und Kopplungsfragen, die oben genannt wurden, damit der Übergang zum endgültigen Format später eine Frage der Anbindung ist und nicht ein Neustart von vorne.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen je Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Offene, standardisierte Datenformate verwenden

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) sieht vor, dass die Daten in einem digitalen Produktpass offenen, interoperablen Standards genügen müssen. Das bedeutet, dass ein Dateiformat, das nur von einem spezifischen Softwarepaket lesbar ist, nicht der Absicht der Verordnung entspricht. Für einen Stahlhandel oder Metallverarbeiter mit zwischen 10 und 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass die Daten aus dem eigenen ERP- oder Lagerverwaltungssystem in ein Format exportiert werden, das von anderen Parteien — Kunden, Behörden, Recyclingbetrieben — ohne zusätzliche Lizenz oder spezielle Software gelesen werden kann. Ein Export in ein geschlossenes, unternehmenseigenes Dateiformat passt nicht dazu, auch wenn dieses Exportformat intern seit Jahren verwendet wird.

Maschinell lesbar bereitstellen

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass der Produktpass maschinenlesbar sein muss und über den Datenträger (üblicherweise ein QR-Code) automatisch ausgelesen werden kann. Dies schließt einen gescannten PDF eines Papierzertifikats faktisch aus als einzige Datenquelle: dieser ist für einen Menschen lesbar, aber nicht zuverlässig automatisch zu verarbeiten. Für ein Unternehmen, das es gewohnt ist, Materialzertifikate als PDF zu versenden, bedeutet dies, dass eine Umwandlung in strukturierte Daten erforderlich ist — denken Sie an Felder mit einer festen Bedeutung (Stahlsorte, Charge, Zusammensetzung) anstelle von Freitext in einem Dokumentlayout.

Struktur, die sich in das übrige System einfügt

Beide Artikel weisen auf eine Datenstruktur hin, die nicht isoliert ist, sondern sich in die breitere Infrastruktur des Produktpasses einfügt: die eindeutige Kennung, die Verknüpfung mit dem Register und die Art und Weise, wie der Produktpass nach dem Verkauf des Produkts noch Jahre lang abfragbar bleibt. Für ein mittelständisches Metallunternehmen bedeutet dies, dass die Wahl des Dateiformats nicht isoliert von der Frage gesehen werden kann, wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifikationscode erhält: siehe Wie gebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?. Das Datenformat und die Produktidentifikation gehören zusammen; eine lose Excel-Datei ohne konsistente Verknüpfung mit einem Produktcode erfüllt nicht die Interoperabilitätsidee, die in Artikel 10 beschrieben wird.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste häufig vorkommende Situation: Ein Stahlhandel liefert Materialzertifikate (zum Beispiel 3.1-Zertifikate) seit Jahren als PDF an Kunden und geht davon aus, dass dies auch für das Produktpass ausreichend ist. Das PDF enthält die richtigen Daten, aber nicht in einer Form, die automatisch lesbar ist — wodurch es nicht dem entspricht, was Artikel 11 beschreibt.

Eine zweite Situation: Ein Unternehmen nutzt eine interne Excel-Datei mit eigenen Spaltennamen und eigenen Abkürzungen für Stahlsorten. Das funktioniert innerhalb des eigenen Unternehmens perfekt, aber sobald ein Kunde, eine Aufsichtsbehörde oder das Register diese Daten interpretieren muss, fehlt die gemeinsame Bedeutung, die ein standardisiertes Format bietet.

Eine dritte Situation entsteht bei Unternehmen, die die Umwandlung in ein strukturiertes Format erst dann durchführen, wenn das Produkt das Unternehmen verlässt. Wenn diese Umwandlung manuell erfolgt, pro Verkaufsauftrag, besteht ein großes Risiko für Fehler und Inkonsistenzen zwischen Passdokumenten — insbesondere bei einem Sortiment mit vielen Varianten in Legierung, Dicke oder Wärmebehandlung.

Eine vierte Situation: Das Dateiformat wird zwar richtig gewählt, aber die Verknüpfung mit dem eigenen Bestandsverwaltungssystem fehlt, wodurch Daten doppelt eingegeben werden und nach einer ERP-Systemaktualisierung nicht mehr mit dem übereinstimmen, was im Passdokument steht. Siehe auch hierzu Kann ich den Produktpass mit meinem ERP- oder Bestandssystem verbinden?.

Eine fünfte, weniger sichtbare Situation: Ein Unternehmen denkt, dass die Wahl des Dateiformats eine einmalige Entscheidung bei der ersten Lieferung ist, während das Passdokument jahrelang verfügbar bleiben muss. Ein Format, das heute verbreitet ist, muss das über Jahre hinweg nicht bleiben — ein Risiko, das damit zusammenhängt, wie lange das Passdokument tatsächlich bestehen muss, siehe Wie lange muss ein Produktpass verfügbar bleiben?.

Was Sie festhalten können

Ein Überblick über die aktuellen Exportformate aus dem eigenen ERP- oder Bestandsverwaltungssystem, mit einer Anmerkung, welche davon maschinenlesbar sind und welche nicht (beispielsweise PDF versus CSV oder XML).
Eine feste Felderliste pro Produktgruppe (Stahlsorte, Charge, Abmessungen, Zusammensetzung), damit interne Daten immer auf die gleiche Weise strukturiert werden, unabhängig davon, wer die Daten eingibt.
Eine Vereinbarung mit Lieferanten oder Herstellern über das Format, in dem sie ihre Daten liefern, damit Daten nicht manuell aus Zertifikaten oder PDFs abgeschrieben werden müssen.
Ein Verweis auf die Verknüpfung mit dem eindeutigen Identifizierungscode jedes Produkts, damit das Dateiformat und die Identifizierung zusammen ein Ganzes bilden — siehe Wie gebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?.
Eine Anmerkung zur Lesbarkeit ohne Internetverbindung, soweit das für die eigenen Arbeitsprozesse auf der Werkhalle oder beim Transport relevant ist, siehe muss der Produktpass auch ohne Internetverbindung funktionieren.
Ein Dossier mit den gewählten Datenformaten pro Produktlinie, einschließlich des Änderungsdatums, damit bei einer späteren Anpassung von Standards überprüft werden kann, welche älteren Passdokumente noch in einem veralteten Format vorliegen.

Die genauen technischen Spezifikationen des zu verwendenden Dateiformats werden durch delegierte Rechtsakte pro Produktgruppe näher ausgearbeitet; derzeit beschreiben Artikel 10 und Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) den Rahmen, in dem diese Entscheidungen getroffen werden. Sobald die delegierte Handlung für Eisen und Stahl veröffentlicht ist, wird hier ergänzt, welches Format konkret vorgeschrieben wird.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, die diese Plattform betrifft. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall hinsichtlich Ihres speziellen Falls konsultieren Sie bitte einen Juristen oder die zuständige Überwachungsbehörde.

Mit KI verfasst auf Basis der oben aufgeführten Quellen, von einem Menschen am 05.09.2026 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es uns mit — Korrektionen werden bevorzugt behandelt.