в какъв формат трябва да предам данните за продуктовия паспорт

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Използване на открити, стандартизирани формати на данни

Член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) предписва, че данните в дигиталния продуктов паспорт трябва да отговарят на открити, интероперабилни стандарти. Това означава, че формат на файла, който е четлив само от един специфичен софтуерен пакет, не отговаря на намерението на регламента. За стална търговия или металообработващо предприятие с между 10 и 100 служители това на практика означава, че данните от собствената ERP система или системата за управление на материалите се експортират към формат, който може да се чете от други страни — клиенти, надзорни органи, предприятия за рециклиране — без допълнителна лицензия или специален софтуер. Експортиране към затворен, собственически формат на файла не отговаря на това, дори ако този експортиран формат вече се използва вътрешно в продължение на години.

Предоставяне на машинночитаеми данни

Член 11 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) описва, че паспортът трябва да бъде машинно четим и че данните трябва да могат да бъдат автоматично прочетени чрез носителя (обикновено QR код). Това фактически изключва сканирано PDF на хартиен сертификат като единствен източник на данни: което е четимо за човека, но не е надеждно да се обработва автоматично. За предприятие, което е свикнало да изпраща сертификати за материали като PDF, това означава, че е необходимо преобразуване в структурирани данни — помислете на полета с фиксирано значение (вид стомана, партида, състав) вместо свободен текст в макет на документ.

Структура, която е в съответствие с останалата част на системата

И двата членове посочват към структура на данните, която не стои сама по себе си, а е в съответствие с по-широката инфраструктура на продуктовия паспорт: уникалния идентификационен номер, връзката с регистъра и начина, по който паспортът остава достъпен за запитване много години след продажбата на продукта. За средношироко металообработващо предприятие това означава, че изборът на формат на файла не може да се разглежда отделно от начина, по който всеки продукт получава уникален идентификационен код: вижте Как да дам на всеки продукт уникален идентификационен код?. Форматът на данните и идентификацията на продукта са свързани помежду си; самостоятелен Excel файл без последователна връзка с код на продукта не отговаря на идеята за интероперативност, описана в член 10.

Където нещата се объркват на практика

Първа ситуация, която се среща често: търговец на стомана доставя материални сертификати (например 3.1-сертификати) като PDF файлове на своите клиенти в продължение на години и предполага, че това е достатъчно и за productpassport. PDF файлът съдържа правилните данни, но не в форма, която е автоматично четима — поради което не отговаря на това, което е описано в член 11.

Втора ситуация: предприятието използва вътрешен Excel файл със собствени имена на колони и собствени съкращения за видове стомана. Това работи отлично в самото предприятие, но щом един клиент, надзорен орган или регистърът трябва да интерпретира тези данни, липсва споделеното значение, което предоставя един стандартизиран формат.

Трета ситуация възниква при предприятия, които преобразуването в структуриран формат извършват едва когато продуктът напуска вратата. Когато това преобразуване се извършва ръчно, за всяка поръчка за продажба, риском от грешки и несъответствия между паспортите е голям — особено при асортимент с много варианти в състава на сплава, дебелина или термична обработка.

Четвърта ситуация: форматът на файла е правилно избран, но липсва връзката със собствената система за управление на складовите запаси, поради което данните се въвеждат двойно и след актуализация на ERP системата излизат от синхрон с това, което е записано в паспорта. По този въпрос виж също Мога ли да свържа продуктовия паспорт с моя ERP или система за управление на запасите?.

Пета, по-малко видима ситуация: предприятието смята, че форматът на файла е еднократен избор при първото доставяне, докато паспортът трябва да бъде достъпен много години. Един формат, който е общоприет сега, няма да бъде задължително такъв за няколко години — риск, който се свързва с това колко дълго паспортът действително трябва да съществува, виж Колко дълго трябва продуктовия паспорт да бъде достъпен?.

Какво можете да документирате

• Преглед на сегашните формати за експортиране от собствената ERP или система за управление на складовите запаси, със забележка кои от тях са машинно четливи и кои не (например PDF в сравнение с CSV или XML).
• Постоянен списък на полета за всяка продуктова група (вид стомана, партида, размери, състав), така че вътрешните данни да бъдат винаги структурирани по един и същи начин, независимо от това кой ги въвежда.
• Споразумение с доставчици или производители относно формата, в която те предоставят своите данни, така че данните да не трябва да се пренаписват ръчно от сертификати или PDF файлове.
• Справка към свързването с уникалния идентификационен код на всеки продукт, така че файловият формат и идентификацията заедно да образуват едно цяло — вижте Как да дам на всеки продукт уникален идентификационен код?.
• Бележка относно читаемостта без интернет връзка, доколкото това е релевантно за собствените работни процеси на работното място или при транспорт, вижте трябва ли продуктовия паспорт да работи без интернет връзка.
• Досие с избраните формати на данни за всяка производствена линия, включително датата на изменение, така че при по-късно приспособяване на стандартите да може да се установи кои по-стари паспорти все още са в остаряло формат.

Точните технически спецификации на файловия формат, който трябва да се използва, ще бъдат разработени подробно в делегирани действия за всяка група продукти; в момента членове 10 и 11 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) описват рамката, в която ще бъдат направени тези избори. Щом делегираното действие за желязо и стомана бъде публикувано, тук ще бъде добавено кой формат конкретно ще бъде предписан.