en qué formato debo facilitar los datos para el pasaporte de producto

Lo que usted debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Utilizar formatos de datos abiertos y normalizados

El Artículo 10 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece que los datos en un pasaporte digital de productos deben cumplir estándares abiertos e interoperables. Esto significa que un formato de archivo que solo es legible por un paquete de software específico no se ajusta a la intención del reglamento. Para un comerciante de acero o procesador de metales con entre 10 y 100 empleados, esto significa en la práctica que los datos del propio sistema ERP o de inventario se exportan a un formato que otras partes — clientes, autoridades de supervisión, empresas de reciclaje — pueden leer sin licencia adicional o software especial. Una exportación a un tipo de archivo cerrado y propietario no encaja con esto, incluso si ese formato de exportación se ha utilizado internamente durante años.

Proporcionar información legible por máquina

El artículo 11 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe que el pasaporte debe ser legible automáticamente y puede leerse automáticamente a través del soporte (normalmente un código QR). Esto excluye prácticamente un PDF escaneado de un certificado en papel como única fuente de datos: es legible para un ser humano, pero no es confiable procesarlo automáticamente. Para una empresa acostumbrada a enviar certificados de materiales como PDF, esto significa que es necesaria una conversión a datos estructurados — piense en campos con un significado fijo (tipo de acero, lote, composición) en lugar de texto libre en un diseño de documento.

Estructura que se alinea con el resto del sistema

Ambos artículos apuntan hacia una estructura de datos que no es independiente, sino que se alinea con la infraestructura más amplia del pasaporte de producto: el número de identificación único, el vínculo con el registro, y la forma en que el pasaporte sigue siendo consultable durante años después de la venta del producto. Para una empresa metalúrgica mediana, esto significa que la elección del formato de archivo no puede verse de forma aislada de cómo cada producto recibe un código de identificación único: véase ¿Cómo asigno a cada producto un código de identificación único?. El formato de los datos y la identificación del producto van juntos; un archivo Excel independiente sin vinculación consistente con un código de producto no cumple con la idea de interoperabilidad que se describe en el artículo 10.

Dónde se producen problemas en la práctica

Una primera situación que surge frecuentemente: un distribuidor de acero proporciona desde hace años certificados de materiales (por ejemplo, certificados 3.1) como PDF a los clientes, y asume que esto también es suficiente para el pasaporte de producto. El PDF contiene los datos correctos, pero no en una forma que sea legible automáticamente — por lo que no se alinea con lo que describe el artículo 11.

Una segunda situación: una empresa utiliza un archivo Excel interno con nombres de columnas propios y abreviaturas propias para tipos de acero. Esto funciona bien dentro de la propia empresa, pero en cuanto un cliente, un autoridad de control o el registro deben interpretar esos datos, falta el significado compartido que proporciona un formato estandarizado.

Una tercera situación surge en empresas que realizan la conversión a un formato estructurado solo en el momento en que el producto sale de la puerta. Cuando esa conversión se realiza manualmente, por orden de venta, existe un gran riesgo de errores e inconsistencias entre pasaportes — especialmente en un surtido con muchas variantes en aleación, espesor o tratamiento térmico.

Una cuarta situación: el formato de archivo se elige correctamente, pero falta el vínculo con el sistema de inventario propio, lo que hace que los datos se introduzcan dos veces y después de una actualización del sistema ERP se desajusten respecto a lo que figura en el pasaporte. Véase también ¿Puedo vincular la ficha de especificaciones del producto a mi sistema ERP o de inventario?.

Una quinta situación, menos visible: una empresa cree que el formato de archivo es una opción única en la primera entrega, mientras que el pasaporte debe estar disponible durante años. Un formato que ahora es actual puede dejar de serlo en años — un riesgo que se relaciona con el tiempo que el pasaporte realmente debe existir, véase ¿Durante cuánto tiempo debe estar disponible una ficha de especificaciones del producto?.

Lo que usted puede documentar

• Un resumen de los formatos de exportación actuales del sistema propio de ERP o inventario, con una nota indicando cuáles de ellos son legibles por máquina y cuáles no (por ejemplo, PDF frente a CSV o XML).
• Una lista de campos fija por grupo de productos (tipo de acero, lote, dimensiones, composición) para que los datos internos siempre se estructuren de la misma manera, independientemente de quién introduzca los datos.
• Un acuerdo con proveedores o fabricantes sobre el formato en el que suministran sus datos, de modo que los datos no tengan que mecanografiarse manualmente a partir de certificados o PDF.
• Una referencia al vínculo con el código de identificación único de cada producto, de modo que el formato de archivo y la identificación formen juntos un todo — véase ¿Cómo asigno a cada producto un código de identificación único?.
• Una nota sobre la legibilidad sin conexión a Internet, en la medida en que sea relevante para los propios procesos de trabajo en planta o durante el transporte, véase ¿debe funcionar el pasaporte de producto sin conexión a Internet.
• Un archivo con los formatos de datos elegidos por línea de producto, incluida la fecha de cambio, de modo que en caso de una posterior adaptación de normas se pueda comprobar qué pasaportes anteriores siguen en un formato obsoleto.

Las especificaciones técnicas precisas del formato de archivo a utilizar se desarrollarán con mayor detalle en actos delegados por grupo de productos; actualmente, los artículos 10 y 11 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describen el marco dentro del cual se tomarán esas decisiones. Una vez que se publique el acto delegado para el hierro y el acero, se completará aquí con el formato que se prescriba concretamente.