Er zijn twee heel verschillende vragen die allebei "hoe lang duurt het" heten. De eerste is wanneer de verplichting voor ijzer en staal ingaat: die datum staat nog niet vast. De tweede is hoeveel tijd het kost om, als de verplichting er eenmaal is, een paspoort voor een concreet product daadwerkelijk compleet en gepubliceerd te krijgen. Dat tweede traject is waar bedrijven in de praktijk tegenaan lopen, en dat is waar dit artikel over gaat.
De gemiddelde doorlooptijd voor het opstellen van één paspoort ligt niet vast in de verordening en hangt sterk af van hoe goed de onderliggende gegevens al op orde zijn. Bij een bedrijf dat certificaten, samenstelling en herkomst al gestructureerd bijhoudt, is het een kwestie van weken. Bij een bedrijf waar die informatie verspreid staat over e-mails, pdf's en het geheugen van één medewerker, loopt het al snel op tot maanden — niet omdat de techniek ingewikkeld is, maar omdat het verzamelen dat is.
Uit welke stappen bestaat de doorlooptijd
Er zijn grofweg vier fasen. Eerst het verzamelen van de brongegevens: samenstelling, herkomst, testcertificaten en eventuele conformiteitsverklaringen. Vervolgens het bepalen wie in de keten welke rol heeft en dus welke gegevens moet aanleveren — een vraag die op zichzelf al vertraging kan opleveren als dat binnen de eigen organisatie of tussen fabrikant, importeur en handelaar niet duidelijk is belegd. Daarna de technische verwerking: de gegevens worden omgezet naar het paspoort en gekoppeld aan een QR-datadrager. Tot slot de controle en publicatie, waarbij wordt nagegaan of het paspoort compleet is voordat het aan een product wordt gekoppeld.
Van deze vier fasen is de eerste doorgaans de langste, en de derde meestal de kortste. Zodra de gegevens compleet en gestructureerd zijn, is de technische stap vaak een kwestie van dagen. Wie hierover met een softwareleverancier in gesprek gaat, doet er goed aan expliciet te vragen naar de verwerkingstijd tussen aanlevering van gegevens en publicatie van het paspoort, en niet alleen naar de prijs per paspoort.
Waar het in de praktijk vastloopt
De meest genoemde vertraging zit niet bij de eigen organisatie maar bij de keten. Een staalhandel die een paspoort moet aanvullen met gegevens van een buitenlandse producent, is afhankelijk van hoe snel die producent reageert en of die gegevens al in een bruikbare vorm bestaan. Testcertificaten die wel bestaan maar niet digitaal beschikbaar zijn, zorgen voor vergelijkbare vertraging. Hetzelfde geldt voor producten die via meerdere schakels gaan: elke schakel die geen duidelijkheid heeft over de eigen rol, is een schakel waar het traject kan stilvallen. Wat een rol in de keten precies inhoudt en wie welke verantwoordelijkheid draagt, is dan ook een vraag die eerder in het proces beantwoord moet zijn dan pas bij de laatste stap.
Een tweede bron van vertraging is intern: als niemand expliciet verantwoordelijk is gemaakt voor het aanleveren en actueel houden van de gegevens, verdwijnt de taak tussen inkoop, kwaliteit en administratie. Dat is geen juridisch probleem maar een organisatorisch probleem, en het is precies het punt waarop bedrijven die op tijd beginnen een voorsprong opbouwen op bedrijven die wachten tot de verplichting definitief is.
Een derde bron is de keuze van het systeem waarin de gegevens komen te staan. Een spreadsheet werkt voor een handvol producten, maar wordt onhoudbaar zodra het om tientallen of honderden productvarianten gaat, elk met eigen certificaten en herkomstgegevens. Wie dit proces wil versnellen, doet er goed aan vroeg te kijken naar hoe informatie wordt vastgelegd en waar die vandaan komt, zodat bij een latere koppeling met een paspoortsysteem niet alsnog alles opnieuw moet worden uitgezocht. hoe de gegevens voor een paspoort worden opgebouwd geeft daar een beeld van.
Wat dit voor de planning betekent
Omdat de wettelijke ingangsdatum nog niet vaststaat, is er geen harde deadline om de doorlooptijd tegen af te zetten. Dat is juist een reden om de eigen doorlooptijd nu al in kaart te brengen: welke gegevens ontbreken, welke leveranciers traag reageren, en welke interne stap nog niet is belegd. Wie dat vroeg doet, hoeft niet te improviseren zodra de verplichting concreet wordt.
Een goed vertrekpunt is een overzicht van de eigen situatie: welke producten het raakt, welke gegevens al aanwezig zijn en welke nog moeten worden opgehaald. In de kennisbank met uitleg per onderwerp staat toegelicht welke gegevens doorgaans nodig zijn per productgroep, en met de gratis quick-scan die in een paar vragen een eerste indicatie geeft wordt duidelijk waar de grootste tijdwinst te behalen valt. Voor concrete vragen over rollen, termijnen en gegevens die in de praktijk vaak terugkomen, is de pagina met veelgestelde vragen een handig startpunt.