har jeg brug for ekstra personale til produktpasset, eller kan jeg outsource det

Ekstra personale er normalt ikke nødvendigt, outsourcing er tilladt

Nej, ESPR foreskriver ikke, at der skal ansættes nogen til det digitale produktpas. Forordningen beskriver, hvilke data der skal være i passet, og hvordan det skal være tilgængeligt via en databærer såsom en QR-kode, men siger intet om, hvem der udfører arbejdet inden for en virksomhed, eller om det skal være en fastansat medarbejder. Det er et organisatorisk valg, ikke en juridisk forpligtelse. For en lille eller mellemstor virksomhed inden for stålhandel eller metalbearbejdning betyder det, at sammenstilling og styring af passet lige så godt kan udføres af en ekstern platform eller tjenesteyder som af en person på virksomhedens lønnede medarbeiderliste.

For hvem dette gælder, og for hvem det ikke gælder

Dette spørgsmål rejser sig især hos virksomheder, der for første gang har med produktpasset at gøre: stålhandlere, bearbejdere og konstruktionsfirmaer, der køber, bearbejder eller sælger halffabrikata af jern og stål videre. Hvis du selv er producent eller importør, bærer du ansvaret for nøjagtigheden af dataene i passet — se er jeg importør eller producent i henhold til ESPR? for den præcise afgrænsning heraf. Dette ansvar kan ikke »outsources« i den forstand, at ansvarligheden forsvinder; derimod kan det udførende arbejde — indsamling af data, indtastning, hosting, oprettelse af QR-koden — lægges hos en tredjepartsudbyder. Denne skelnen er vigtig: en tjenesteyder kan udføre arbejdet, men den part, der er ansvarlig for nøjagtigheden af dataene, forbliver den part, der efter ESPR karakteriseres som producent, importør eller varemærkeholder. For virksomheder, der sælger stål under deres eget mærke, gælder der forresten nogle lidt andre udgangspunkter; det er beskrevet under sælge under eget mærke. For distributører og handlere, der ikke er producenter, er rollen ofte mere begrænset — se hvilke forpligtelser har en distributør eller forhandler af stål?.

Datoen er endnu ikke fastlagt, så personalesagen er derfor heller ikke konkret endnu

Der er endnu ikke fastsat en ikrafttrædelsesdato for forpligtelsen til et digitalt produktpas for jern og stål. ESPR-arbejdsplanen forventer en første delegeret handling i 2026, med forpligtelser, der træder i kraft herefter; den præcise dato bliver først klar, når den delegerede handling er offentliggjort. Indtil da er der ingen juridisk forpligtelse til at ansætte personale eller indgå kontrakt med en tjenesteyder — der er simpelthen endnu intet pas, der er påkrævet for denne produktgruppe. Det betyder ikke, at der intet at gøre er: tiden indtil den delegerede handling foreligger, kan bruges til at afgøre, hvilke data der senere vil være nødvendige, og hvor de skal komme fra, uden at der allerede er en deadline.

Hvordan dette håndteres i praksis

Det første trin er at fastslå, hvilken rolle virksomheden selv spiller: producent, importør, distributør eller varemærkeholder, for det er heraf, at det følger, hvem der er ansvarlig for indholdet af passet. Når denne rolle er klar, er næste trin at se, hvilke data der allerede er til rådighed — f.eks. hos den egne producent eller leverandør — og hvilke der stadig skal indsamles. Hvis producenten er uden for EU, rejser der sig et særskilt spørgsmål om, hvem der så må sammenstille passet; det er forklaret under min producent ligger uden for Den Europæiske Union — hvem regulerer da produktpasset?. Først derefter bliver valget mellem selv at gøre det eller at outsource det relevant. For en virksomhed uden egen IT- eller compliance-afdeling ligger outsourcing ofte lige for: sammenstilling, hosting i ti år og styring af et pas og levering af QR-databæreren er netop den slags gentageligt, teknisk arbejde, som en platform kan udføre mere effektivt end en engangsintern etablering. Hvis nogen alligevel overvejer at gøre det internt, skal der tages højde for, at det ikke handler om en engangsjob, men om en løbende forpligtelse: data skal forblive aktuelle og tilgængelige, også efter et salg længere nede i kæden. Hvis du sælger via en webshop eller markedsplads, er der desuden et ekstra lag at tage højde for; det er beskrevet under hvad betyder produktpasset, når jeg sælger stål via en online markedsplads?.

Hvor dette fremgår: artikel 9 og 10 i ESPR

Artikel 9 i ESPR beskriver det digitale produktpas som instrument og hvad det skal indeholde og give adgang til; artikel 10 beskriver de tekniske og materielle krav, som passet skal opfylde. Begge artikler vedrører indholdet, strukturen og tilgængeligheden af passet samt hvem der er ansvarlig for, at det er korrekt — ikke virksomhedens interne organisation, som bærer ansvaret. Der står intet sted i forordningen, at sammenstilling eller vedligeholdelse skal udføres af virksomhedens eget personale. Europa-Kommissionen bekræfter dette udgangspunkt i den generelle gennemgang af ecodesign-forordningen: forpligtelsen hviler på den økonomiske aktør, ikke på en specifik udførelsesmåde.

Den, der nu allerede ønsker at forberede sig, starter bedst med at fastlægge, hvilken rolle virksomheden selv spiller i værdikæden — fabrikant, importør, distributør eller mærkeholder — og fra der ser på, hvilke data der allerede er til stede, og hvilke der endnu skal organiseres. Det er arbejde, som ikke afhænger af spørgsmålet, om der senere kommer en medarbejder til, eller om en ekstern platform forestår produktpasset.

Hvad dette er baseret på

Forordningen selv er tilgængelig på EUR-Lex. Vi refererer til hver påstand; du behøver ikke stole på os.

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR foreskriver ikke, hvem der skal udføre arbejdet omkring det digitale produktpas, og heller ikke om der skal oprettes en særlig funktion eller afdeling til det. Artikel 9 og artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad der skal være i passet, og hvordan det skal være tilgængeligt, men ikke hvem der internt håndterer det. Det betyder, at spørgsmålet "skal jeg ansætte nogen" ikke er et spørgsmål, som forordningen besvarer — det er et valg om virksomhedsledelse. Hvad der følger af regelværket, er et antal opgaver, som skal varetages af en person, et hold eller en ekstern part.

Levering og opdatering af data

Produktpasset består af data: sammensætning, oprindelse, tekniske karakteristika og i tilfælde af stål også forhold som produktionsruten. Disse data dannes sædvanligvis allerede inden for virksomheden under indkøb, kvalitetskontrol eller produktion. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder dette normalt ikke en ny funktion, men vel, at nogen — ofte den person, der allerede forestår materialecitaterne — bliver et fast kontaktpunkt for disse data. Hvem der præcist er ansvarlig for selve produktpasset, afhænger af rollen i værdikæden; Hvem er ansvarlig for produktpasset for stål? går nærmere ind på det.

Sikring af, at QR-databæreren forbliver på produktet

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) opstiller krav til tilgængelighed af passet via en databærer, i praksis en QR-kode. Det er en logistisk opgave: koden skal være på produktet eller emballagen og blive der, selvom materialet skæres, ompakkes eller sælges videre. For de fleste virksomheder af denne størrelse passer dette inden for eksisterende paknings- eller ekspeditionsprocesser, eventuelt med en mindre tilpasning af etiketteringssystemet. En ny medarbejder er sjældent nødvendig; en tilpasning af en eksisterende arbejdsinstruks normalt vel.

Vurdering af, om data fra leverandører er korrekte

Den, der sælger eller forarbejder stål videre, modtager ofte allerede et pas eller de underliggende data fra fabrikanten eller importøren. Den opgave, der herved opstår, er ikke at udarbejde passet, men at kontrollere, om hvad der kommer ind, stemmer med det, der videresendes. Det er en vurderingsopgave, ikke en produktionsopgave, og kan sagtens overlades til nogen, der allerede har indkøbs- eller kvalitetsansvar. For virksomheder, der selv sælger stål under deres eget mærke, skifter billedet dog; Jeg sælger stål under mit eget mærke — hvilke forpligtelser får jeg? beskriver hvornår det medfører en tungere rolle.

Opbevaring af den underliggende dokumentation

Selve produktpasset bliver hostet — hos os i ti år — men de dokumenter, som ligger til grund (certifikater, erklæringer, korrespondance med fabrikanten) hører hjemme et sted i virksomhedens eget arkiv. Det er ingen ny funktion, men vel en ny arkivdisciplin: noget, som sædvanligt tilføjes til eksisterende kvalitetsprocedurer i stedet for at blive et særskilt opgavepakke.

Hvor det går galt i praksis

Et antal situationer opstår gentagne gange blandt virksomheder, der netop begynder med denne opgavefordeling.

Ingen er ejer af emnet. Paspoorten bliver set som "leverandørens anliggende" eller "kundens anliggende, der forespørger det", og forbliver derfor hængende mellem afdelinger uden at nogen faktisk kontrollerer dataene.

QR-koden forsvinder i processen. Når en parti stål skæres til mindre enheder, går forbindelsen til datalokaliseringen tabt, fordi ingen i arbejdsinstruktionen har fastslået, at den skal overføres eller regenereres.

Der indkøbes en dyr løsning for et lille volumen. Nogle virksomheder anskaffelser straks software eller ekstern servicering for en skala, der ikke matcher deres eget volumen, mens udlicitering af kun hosting og datadrager — som via en platform som denne — ofte er tilstrækkelig.

Rollen i kæden er ikke klar. En forhandler, der genpakker materiale eller tildeler et nyt artikelnummer, tror nogle gange, at fabrikantens forpligtelser forbliver på plads, mens egen rolle derved kan forskyde sig. Hvilke forpligtelser har en distributor eller handler af stål? beskriver denne forskel.

Fabrikanter uden for EU tages ikke med i planlægningen. Hvis basismaterialet kommer fra uden for EU, opstår der nogle gange uklarhed om, hvem der leverer dataene, og hvem der kontrollerer dem; det fører til forsinkelse på det tidspunkt, hvor paspoorten faktisk er nødvendig. Min fabrikant sidder udenfor EU — hvem arrangerer produktpasset så? går videre herpå.

Hvad De kan dokumentere

En intern anvisning om, hvem kontaktpersonen er for pasportdata — ikke en ny funktion, men et klart navn ved siden af en eksisterende rolle.
En arbejdsinstruktion for håndtering af QR-datalokaliseringen ved skæring, genpakkning eller videreudveksling af materiale.
En oversigt over, hvilke data fra hvilke underleverandører, der modtages, og hvem der kontrollerer dem, før de videregives.
En arkiveringsaftale for de underliggende certifikater og erklæringer, knyttet til bevaringsperioden, der allerede gælder for kvalitetsdokumentation.
Et valg mellem selv at administrere eller outsource hosting og datadrager, fastlagt i en aftale med den part, der udfører det.
En kort notat om egen rolle i kæden — fabrikant, importør, distributør eller sælger under eget mærke — som grundlag for, hvem der påtager sig hvilken opgave; denne rollebestemmelse er beskrevet mere udførligt under Er jeg importør eller fabrikant ifølge ESPR?

Disse fastlægninger gør det lettere på et senere tidspunkt at bestemme, om arbejdet internt passer til eksisterende funktioner, eller om outsourcing — af datastyring, af hosting eller af begge dele — er mere praktisk. Det er et valg, der varierer fra virksomhed til virksomhed og som ikke følger af selve forordningen.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Denne side giver generel information om den regulering, som denne platform handler om. Vi kender din situation ikke. Ved tvivl om dit eget tilfælde konsulterer du en advokat eller den relevante tilsynsmyndighed.

Skrevet med AI på baggrund af kilderne ovenfor, kontrolleret af et menneske den 5. september 2026. Passer der noget ikke? Giv os besked — rettelser får prioritet.