Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?

Wat u concreet moet doen

De ESPR maakt een scherp onderscheid tussen fabrikanten en importeurs, en dat onderscheid bepaalt welke verplichtingen er gelden. Beide rollen hebben te maken met het productpaspoort, maar de aard van de verplichtingen verschilt. Voor een handelsonderneming die staal uit Turkije, India of China betrekt en in de EU verkoopt, is de vraag "wat ben ik hier eigenlijk" dus niet cosmetisch — het bepaalt het hele vervolg.

Een fabrikant is volgens artikel 27 van de ESPR degene die het product vervaardigt, of laat ontwerpen of vervaardigen, en het onder eigen naam of merk verhandelt. Een importeur is volgens artikel 29 degene die een product uit een land buiten de EU op de EU-markt brengt. Wie beide rollen combineert — bijvoorbeeld staal laten walsen bij een fabriek buiten de EU, onder eigen merk verkopen — doet er goed aan het onderscheid niet te snel te maken op basis van "wie het fysiek maakt", maar op basis van wie het onder welke naam op de markt brengt. Dat laatste raakt aan de vraag Ik verkoop staal onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?, want ook een handelsonderneming die geen staal produceert kan door de manier van verhandelen in de fabrikantsrol terechtkomen.

Wat er van u wordt verwacht

Als fabrikant: zorgen dat het product aan de eisen voldoet

Artikel 27 van de ESPR legt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het productpaspoort bij de fabrikant. Dat betekent dat de fabrikant instaat voor de juistheid van de gegevens die erin komen: samenstelling, herkomst, technische eigenschappen, en de rest van wat de toepasselijke gedelegeerde handeling voor staal gaat vereisen. Voor een staalproducent van 10 tot 100 medewerkers betekent dit concreet dat de gegevens die nu al her en der in het bedrijf bestaan — in het kwaliteitscertificaat, de werkorder, het ERP-systeem — op een gestructureerde manier bij elkaar moeten komen, in een vorm die machineleesbaar is en aan een QR-code gekoppeld kan worden. Dat is minder een juridische klus dan een datakwaliteitsklus.

Als importeur: controleren voordat u op de markt brengt

Artikel 29 van de ESPR legt bij de importeur een andere soort verplichting: niet het samenstellen van het paspoort, maar het controleren of de fabrikant buiten de EU dat al heeft gedaan, en of het paspoort aan de eisen voldoet, voordat het product de EU-markt op gaat. Voor een handelsonderneming die staal importeert betekent dit dat er een moment in het inkoopproces moet zijn waarop dit gecontroleerd wordt — niet achteraf, als het product al is doorverkocht. Wie hier tegenaan loopt omdat de leverancier buiten de EU zelf geen paspoort levert, vindt meer aanknopingspunten bij Mijn fabrikant zit buiten de Europese Unie — wie regelt het productpaspoort dan?.

Als importeur: gegevens van de fabrikant bewaren en doorgeven

Naast de controlerende taak legt artikel 29 bij de importeur ook een bewaarplicht en een doorgeefplicht: de gegevens en documentatie die de fabrikant heeft aangeleverd, moeten beschikbaar blijven voor toezichthouders en moeten meegaan in de handelsketen. Voor een bedrijf van deze omvang is dit vaak een kwestie van dossiervorming: per zending, per productiepartij, vastleggen wat er is ontvangen en van wie.

Beide rollen: weten wanneer de rol wisselt

Een bedrijf dat zowel zelf staal bewerkt als staal doorverkoopt dat door anderen is gemaakt, kan per productlijn in een andere rol vallen. Dat is geen theoretisch punt: het bepaalt of het bedrijf voor een bepaalde partij optreedt als fabrikant (artikel 27) of als importeur (artikel 29), met verschillende verplichtingen per partij. Bedrijven die twijfelen over hun positie in de keten, ook ten opzichte van tussenhandel, vinden meer houvast bij Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van staal?.

Waar het misgaat in de praktijk

Een handelsonderneming die staal betrekt van een fabriek buiten de EU en dit onder eigen merknaam verkoopt, gaat er soms van uit dat zij "gewoon importeur" is, terwijl het verhandelen onder eigen merk juist kenmerken van de fabrikantsrol met zich meebrengt. Dit levert onduidelijkheid op over wie welke gegevens moet aanleveren.

Een tweede situatie: een importeur ontvangt van de fabriek buiten de EU een kwaliteitscertificaat, maar geen gestructureerd productpaspoort, en gaat er ten onrechte van uit dat het certificaat voldoende is. De controlerende taak uit artikel 29 vraagt om iets anders dan het controleren van een kwaliteitscertificaat.

Een derde situatie: een bedrijf koopt halffabricaten in bij een Europese tussenhandelaar, die op zijn beurt buiten de EU inkoopt, en neemt aan dat de verplichtingen al bij die tussenhandelaar liggen. Wie in de keten precies welke rol heeft, hangt af van wie het product waar en onder welke naam op de EU-markt brengt — niet van wie het eerst inkoopt. Deze vraag raakt ook aan de positie van de tussenhandel zelf, zie Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van staal?.

Een vierde situatie: een bedrijf verkoopt via een eigen webshop of via een marktplaats aan andere EU-landen, en beschouwt zichzelf niet als "importeur" omdat het product al in de EU lag opgeslagen. Bij grensoverschrijdende verkoop binnen de EU speelt de importeursrol doorgaans niet op dezelfde manier als bij invoer van buiten de EU, maar de vraag welke rol een verkoopkanaal met zich meebrengt komt hier wel terug — zie ook Wat betekent het productpaspoort als ik staal via een online marktplaats verkoop?.

Een vijfde situatie: intern wordt de vraag "zijn wij fabrikant of importeur" behandeld als eenmalige juridische kwalificatie, terwijl een bedrijf met een gevarieerd inkooppatroon deze vraag eigenlijk per productlijn of per leverancier opnieuw moet stellen.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productlijn of leverancier van de rol die het bedrijf daarin inneemt: fabrikant volgens artikel 27, of importeur volgens artikel 29 van de ESPR.
• Een vast controlemoment in het inkoopproces waarop wordt vastgesteld of een leverancier buiten de EU al een productpaspoort heeft aangeleverd, en of dat compleet is.
• Een dossier per zending of partij met de documentatie die van de fabrikant buiten de EU is ontvangen, inclusief datum van ontvangst en contactgegevens van de fabrikant.
• Interne afspraken over wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het beoordelen van de rol bij nieuwe leveranciers of nieuwe verkoopconstructies (eigen merk, marktplaats, doorverkoop).
• Een vast format voor het vastleggen van gegevens die de fabrikant aanlevert, zodat deze gegevens ook bruikbaar zijn voor het samenstellen van het paspoort zelf.

Bedrijven die zich afvragen of dit intern is te beleggen of beter kan worden uitbesteed, vinden een aanzet bij Heb ik extra personeel nodig voor het productpaspoort of kan ik het uitbesteden?.