Suis-je importateur ou fabricant selon le ESPR ?

Ce que vous devez concrètement faire

Le RGPD établit une distinction nette entre les fabricants et les importateurs, et cette distinction détermine les obligations qui s'appliquent. Les deux rôles ont affaire au passeport produit, mais la nature des obligations diffère. Pour une entreprise commerciale qui se procure l'acier en Turquie, en Inde ou en Chine et le revend dans l'UE, la question « qu'est-ce que je suis réellement ici » n'est donc pas cosmétique — elle détermine toute la suite.

Un fabricant est selon l'article 27 du RGPD celui qui fabrique le produit, ou qui en fait concevoir ou fabriquer, et qui le commercialise sous son propre nom ou sa propre marque. Un importateur est selon l'article 29 celui qui met un produit en provenance d'un pays en dehors de l'UE sur le marché de l'UE. Celui qui combine les deux rôles — par exemple faire laminer l'acier par une usine en dehors de l'UE, le revendre sous sa propre marque — ferait bien de ne pas trancher trop rapidement le distinction sur la base de « qui le fabrique physiquement », mais sur la base de celui qui le met sur le marché sous quel nom. Ce dernier point touche à la question Je vends de l'acier sous ma propre marque — quelles obligations me sont imposées ?, car une entreprise commerciale qui ne produit pas d'acier peut aussi se retrouver dans le rôle de fabricant en raison de la manière de commercialiser.

Ce qu'on attend de vous

En tant que fabricant : veiller à ce que le produit soit conforme aux exigences

L'article 27 du RGPD confère au fabricant la responsabilité du contenu du passeport produit. Cela signifie que le fabricant garantit l'exactitude des données qui s'y trouvent : composition, origine, caractéristiques techniques, et le reste de ce que l'acte délégué applicable à l'acier exigera. Pour un producteur d'acier employant 10 à 100 personnes, cela signifie concrètement que les données qui existent déjà un peu partout dans l'entreprise — dans le certificat de qualité, le bon de commande, le système ERP — doivent être rassemblées de manière structurée, sous une forme lisible par machine et pouvant être liée à un code QR. C'est moins une question juridique qu'une question de qualité des données.

En tant qu'importateur : contrôler avant de mettre sur le marché

L'article 29 du RGPD impose à l'importateur une obligation d'une autre nature : non pas constituer le passeport, mais contrôler que le fabricant en dehors de l'UE l'a déjà fait, et que le passeport satisfait aux exigences, avant que le produit ne soit mis sur le marché de l'UE. Pour une entreprise commerciale qui importe l'acier, cela signifie qu'il doit y avoir un moment dans le processus d'achat où ce contrôle s'effectue — non pas après coup, une fois que le produit a déjà été revendu. Celui qui se heurte à un problème parce que le fournisseur en dehors de l'UE ne fournit lui-même aucun passeport trouvera plus de points d'ancrage auprès de Mon fabricant se trouve en dehors de l'Union européenne — qui s'occupe du passeport produit alors?.

En tant qu'importateur : conserver et transmettre les données du fabricant

Outre la tâche de contrôle, l'article 29 impose aussi à l'importateur une obligation de conservation et une obligation de transmission : les données et la documentation fournies par le fabricant doivent rester disponibles pour les autorités de surveillance et doivent accompagner la chaîne d'approvisionnement. Pour une entreprise de cette taille, cela s'avère souvent être une question de constitution d'un dossier : par envoi, par lot de production, consigner ce qui a été reçu et de qui.

Les deux rôles : savoir quand le rôle change

Une entreprise qui à la fois transforme elle-même l'acier et revend l'acier transformé par d'autres peut relever d'un rôle différent selon la gamme de produits. Ce n'est pas un point théorique : cela détermine si l'entreprise agit pour un lot donné en tant que fabricant (article 27) ou en tant qu'importateur (article 29), avec des obligations différentes par lot. Les entreprises qui doutent de leur position dans la chaîne, y compris par rapport au commerce intermédiaire, trouveront plus de clarté auprès de Qui est responsable du passeport de produit pour l'acier ?.

Où cela tourne mal en pratique

Une entreprise commerciale qui se procure l'acier auprès d'une usine en dehors de l'UE et le revend sous sa propre marque suppose parfois qu'elle n'est « qu'importatrice », alors que la commercialisation sous sa propre marque apporte précisément les caractéristiques du rôle de fabricant. Cela crée de la confusion sur la question de savoir qui doit fournir quelles données.

Une deuxième situation : un importateur reçoit de l'usine située hors de l'UE un certificat de qualité, mais pas de passeport de produit structuré, et suppose à tort que le certificat est suffisant. La tâche de contrôle visée à l'article 29 exige quelque chose de différent que la vérification d'un certificat de qualité.

Une troisième situation : une entreprise achète des produits semi-finis auprès d'un distributeur intermédiaire européen, qui à son tour achète hors de l'UE, et suppose que les obligations incombent déjà à ce distributeur intermédiaire. La personne qui joue exactement quel rôle dans la chaîne dépend de qui met le produit sur le marché de l'UE, où et sous quel nom — non pas de qui l'achète en premier. Cette question touche également à la position du commerce intermédiaire lui-même, voir Quelles obligations un distributeur ou un commerçant d'acier a-t-il ?.

Une quatrième situation : une entreprise vend via sa propre boutique en ligne ou via une place de marché à d'autres pays de l'UE, et ne se considère pas comme un « importateur » parce que le produit était déjà stocké dans l'UE. Lors de la vente transfrontalière au sein de l'UE, le rôle d'importateur ne joue généralement pas de la même manière que lors de l'importation hors de l'UE, mais la question du rôle qu'implique un canal de vente revient ici — voir aussi Que signifie le passeport de produit si je vends de l'acier via une place de marché en ligne ?.

Une cinquième situation : en interne, la question « sommes-nous fabricant ou importateur » est traitée comme une qualification juridique ponctuelle, alors qu'une entreprise ayant un modèle d'approvisionnement varié devrait en fait se poser cette question à nouveau par gamme de produits ou par fournisseur.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu par gamme de produits ou fournisseur du rôle que l'entreprise y joue : fabricant selon l'article 27, ou importateur selon l'article 29 du RPMR.
• Un moment de contrôle fixe dans le processus d'approvisionnement pour vérifier si un fournisseur hors de l'UE a déjà fourni un passeport de produit, et si celui-ci est complet.
• Un dossier par envoi ou lot contenant la documentation reçue du fabricant hors de l'UE, incluant la date de réception et les coordonnées du fabricant.
• Des accords internes sur la personne responsable au sein de l'entreprise d'évaluer le rôle pour les nouveaux fournisseurs ou les nouvelles structures commerciales (marque propre, place de marché, revente).
• Un format fixe pour enregistrer les données que le fabricant fournit, afin que ces données soient également utilisables pour l'établissement du passeport lui-même.

Les entreprises se demandant si cela peut être géré en interne ou si c'est mieux confié à un tiers trouveront un point de départ sur Ai-je besoin de personnel supplémentaire pour le passeport produit ou puis-je le sous-traiter ?.