heb ik extra personeel nodig voor het productpaspoort of kan ik het uitbesteden

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR schrijft niet voor wie het werk rond het digitale productpaspoort moet uitvoeren en ook niet of daar een aparte functie of afdeling voor moet komen. Artikel 9 en artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijven wat er in het paspoort moet staan en hoe het toegankelijk moet zijn, maar niet wie dat intern regelt. Dat betekent dat de vraag "moet ik iemand aannemen" geen vraag is die de verordening beantwoordt — het is een bedrijfsvoeringskeuze. Wat wel uit de regelgeving volgt, is een aantal taken die ergens moeten landen, bij een persoon, een team, of een externe partij.

Gegevens aanleveren en actueel houden

Het productpaspoort bestaat uit gegevens: samenstelling, herkomst, technische kenmerken, en bij staal ook zaken als de productieroute. Die gegevens ontstaan meestal al binnen het bedrijf, bij inkoop, kwaliteitscontrole of productie. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal geen nieuwe functie, maar wel dat iemand — vaak degene die nu al de materiaalcertificaten beheert — een vast aanspreekpunt wordt voor die gegevens. Wie precies verantwoordelijk is voor het paspoort zelf, hangt af van de rol in de keten; Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van staal? gaat daar verder op in.

Zorgen dat de QR-datadrager bij het product blijft

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de toegankelijkheid van het paspoort via een datadrager, in de praktijk een QR-code. Dat is een logistieke taak: de code moet op het product of de verpakking komen en daar blijven, ook als het materiaal wordt versneden, herverpakt of doorverkocht. Voor de meeste bedrijven in deze omvang past dit binnen bestaande verpakkings- of expeditieprocessen, eventueel met een kleine aanpassing van het etiketteersysteem. Een nieuwe medewerker is daar zelden voor nodig; een aanpassing van een bestaande werkinstructie meestal wel.

Beoordelen of gegevens van toeleveranciers kloppen

Wie staal doorverkoopt of verwerkt, ontvangt vaak al een paspoort of de onderliggende gegevens van de fabrikant of importeur. De taak die daarbij ontstaat is niet het maken van het paspoort, maar het controleren of wat binnenkomt aansluit bij wat wordt doorgegeven. Dat is een beoordelingstaak, geen productietaak, en kan prima worden belegd bij iemand die al inkoop- of kwaliteitsverantwoordelijkheid heeft. Voor bedrijven die zelf staal onder een eigen merk verkopen, verschuift dit beeld overigens; Ik verkoop staal onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik? beschrijft wanneer dat een zwaardere rol met zich meebrengt.

Bewaren van de onderliggende documentatie

Het paspoort zelf wordt gehost — bij ons tien jaar — maar de documenten die aan de basis liggen (certificaten, verklaringen, correspondentie met de fabrikant) horen ergens in het eigen archief te blijven. Dat is geen nieuwe functie, wel een nieuwe archiefdiscipline: iets wat meestal wordt toegevoegd aan bestaande kwaliteitsprocedures in plaats van een apart takenpakket te worden.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt terug bij bedrijven die net beginnen met deze taakverdeling.

Niemand is eigenaar van het onderwerp. Het paspoort wordt gezien als "iets van de leverancier" of "iets van de klant die het vraagt", en blijft daardoor tussen afdelingen hangen zonder dat iemand de gegevens daadwerkelijk controleert.

De QR-code verdwijnt in het proces. Bij het versnijden van een partij staal naar kleinere eenheden gaat de koppeling met de datadrager verloren, omdat niemand in de werkinstructie heeft vastgelegd dat die moet worden overgenomen of opnieuw gegenereerd.

Er wordt een dure oplossing ingekocht voor een klein volume. Sommige bedrijven schaffen meteen software of externe dienstverlening aan voor een schaal die niet aansluit bij het eigen volume, terwijl uitbesteden van alleen de hosting en de datadrager — zoals via een platform als dit — vaak voldoende is.

De rol in de keten is niet scherp. Een handelaar die materiaal herverpakt of een nieuw artikelnummer geeft, denkt soms dat de verplichtingen van de fabrikant blijven liggen, terwijl de eigen rol daardoor kan verschuiven. Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van staal? beschrijft dat onderscheid.

Buiten de EU gevestigde fabrikanten worden niet meegenomen in de planning. Als het basismateriaal van buiten de EU komt, ontstaat soms onduidelijkheid over wie de gegevens aanlevert en wie ze controleert; dat leidt tot vertraging op het moment dat het paspoort daadwerkelijk nodig is. Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan? gaat hier verder op in.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne aanwijzing van wie het aanspreekpunt is voor paspoortgegevens — geen nieuwe functie, wel een duidelijke naam naast een bestaande rol.
• Een werkinstructie voor de omgang met de QR-datadrager bij versnijden, herverpakken of doorverkopen van materiaal.
• Een overzicht van welke gegevens van welke toeleverancier worden ontvangen, en wie die controleert voordat ze worden doorgegeven.
• Een archiefafspraak voor de onderliggende certificaten en verklaringen, gekoppeld aan de bewaartermijn die al voor kwaliteitsdocumentatie geldt.
• Een keuze tussen zelf beheren of uitbesteden van de hosting en datadrager, vastgelegd in een overeenkomst met de partij die dat verzorgt.
• Een korte notitie over de eigen rol in de keten — fabrikant, importeur, distributeur of verkoper onder eigen merk — als basis voor wie welke taak oppakt; die rolbepaling staat uitgebreider beschreven onder Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?

Deze vastleggingen maken het gemakkelijker om op een later moment te bepalen of het werk intern past bij bestaande functies, of dat uitbesteden — van gegevensbeheer, van hosting, of van beide — praktischer is. Dat is een keuze die per bedrijf verschilt en die niet uit de verordening zelf volgt.