ai-je besoin de personnel supplémentaire pour le passeport produit ou puis-je l'externaliser

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qu'on attend de vous

Le ESPR ne prescrit pas qui doit effectuer le travail relatif au passeport produit numérique ni si cela nécessite une fonction ou un département distinct. Les articles 9 et 10 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) décrivent ce qui doit figurer dans le passeport et comment il doit être accessible, mais non qui règle cela en interne. Cela signifie que la question « dois-je embaucher quelqu'un » n'est pas une question à laquelle le règlement répond — c'est un choix de gestion d'entreprise. Ce qui découle bien de la réglementation, c'est un certain nombre de tâches qui doivent être confiées à une personne, une équipe ou une partie externe.

Fournir et tenir à jour les données

Le passeport produit se compose de données : composition, origine, caractéristiques techniques, et pour l'acier aussi des éléments tels que la route de production. Ces données apparaissent généralement déjà au sein de l'entreprise, lors de l'achat, du contrôle qualité ou de la production. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela ne signifie généralement pas une nouvelle fonction, mais plutôt que quelqu'un — souvent la personne qui gère déjà les certificats de matériaux — devient un point de contact fixe pour ces données. La personne exactement responsable du passeport lui-même dépend du rôle dans la chaîne ; Qui est responsable du passeport de produit pour l'acier ? va plus loin à ce sujet.

S'assurer que le support de données QR reste avec le produit

L'article 10 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) fixe des exigences concernant l'accessibilité du passeport via un support de données, en pratique un code QR. Il s'agit d'une tâche logistique : le code doit figurer sur le produit ou l'emballage et y rester, même si le matériau est découpé, remballé ou revendu. Pour la plupart des entreprises de cette taille, cela s'inscrit dans les processus d'emballage ou d'expédition existants, éventuellement avec une petite adaptation du système d'étiquetage. Un nouveau salarié n'est rarement nécessaire à cet effet ; une adaptation d'une instruction de travail existante l'est généralement.

Évaluer si les données des fournisseurs sont correctes

Celui qui revend ou traite l'acier reçoit souvent déjà un passeport ou les données sous-jacentes du fabricant ou de l'importateur. La tâche qui en résulte n'est pas de créer le passeport, mais de vérifier si ce qui arrive correspond à ce qui est transmis. Il s'agit d'une tâche d'évaluation, non d'une tâche de production, et peut facilement être confiée à quelqu'un qui a déjà la responsabilité des achats ou de la qualité. Pour les entreprises qui revendent elles-mêmes de l'acier sous leur propre marque, ce tableau change cependant ; Je vends de l'acier sous ma propre marque — quelles obligations me sont imposées ? décrit quand cela implique un rôle plus lourd.

Archivage de la documentation sous-jacente

Le passeport lui-même est hébergé — chez nous pendant dix ans — mais les documents qui en sont à la base (certificats, déclarations, correspondance avec le fabricant) doivent rester archivés quelque part dans les dossiers de l'entreprise. Ce n'est pas une nouvelle fonction, mais une nouvelle discipline archivistique : quelque chose qui est généralement ajouté aux procédures de qualité existantes plutôt que de devenir un ensemble de tâches distinct.

Où cela tourne mal en pratique

Un certain nombre de situations se retrouvent chez les entreprises qui commencent tout juste à mettre en place cette répartition des tâches.

Personne n'est propriétaire du sujet. Le passeport est perçu comme « quelque chose du fournisseur » ou « quelque chose du client qui le demande », et reste de ce fait suspendu entre les départements sans que personne ne vérifie réellement les données.

Le code QR disparaît dans le processus. Lors du découpage d'un lot d'acier en unités plus petites, le lien avec le support de données est perdu, car personne n'a spécifié dans la procédure de travail que celui-ci doit être repris ou régénéré.

Une solution coûteuse est achetée pour un petit volume. Certaines entreprises acquièrent immédiatement des logiciels ou des services externes pour une échelle qui ne correspond pas à leur propre volume, alors que l'externalisation de seulement l'hébergement et du support de données — comme via une plateforme comme celle-ci — est souvent suffisante.

Le rôle dans la chaîne n'est pas clairement défini. Un négociant qui réemballage du matériel ou qui attribue un nouveau numéro d'article pense parfois que les obligations du fabricant subsistent, alors que son propre rôle peut en réalité s'en trouver modifié. Quelles obligations un distributeur ou un commerçant d'acier a-t-il ? décrit cette distinction.

Les fabricants établis en dehors de l'UE ne sont pas pris en compte dans la planification. Si le matériau de base provient de l'extérieur de l'UE, il y a parfois une confusion sur qui fournit les données et qui les vérifie ; cela entraîne des retards au moment où le passeport est réellement nécessaire. Mon fabricant est situé en dehors de l'UE — qui organise le passeport de produit ? va plus loin sur ce point.

Ce que vous pouvez documenter

• Une instruction interne désignant la personne de contact pour les données du passeport — pas une nouvelle fonction, mais un nom clairement associé à un rôle existant.
• Une procédure de travail pour la gestion du support de données QR lors du découpage, du réemballage ou de la revente de matériel.
• Un aperçu des données reçues de chaque fournisseur et de qui les vérifie avant qu'elles ne soient transmises.
• Un accord d'archivage des certificats et déclarations sous-jacents, lié au délai de conservation qui s'applique déjà à la documentation qualité.
• Un choix entre la gestion interne ou l'externalisation de l'hébergement et du support de données, formalisé dans un contrat avec la partie qui l'assure.
• Une courte note sur son propre rôle dans la chaîne — fabricant, importateur, distributeur ou vendeur de marque — comme base pour déterminer qui assume quelle tâche ; cette détermination du rôle est décrite plus en détail sous Suis-je importateur ou fabricant selon le ESPR ?

Ces formalisations facilitent la décision ultérieure de savoir si le travail convient en interne aux fonctions existantes, ou si l'externalisation — de la gestion des données, de l'hébergement, ou des deux — est plus pratique. C'est un choix qui varie d'une entreprise à l'autre et qui ne découle pas de la réglementation elle-même.