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benötige ich zusätzliches Personal für den Produktpass oder kann ich ihn auslagern

Zusätzliches Personal ist in der Regel nicht erforderlich, Auslagerung ist zulässig

Nein, die ESPR schreibt nicht vor, dass jemand für den digitalen Produktpass eingestellt werden muss. Die Verordnung beschreibt, welche Daten im Pass enthalten sein müssen und wie er über einen Datenträger wie einen QR-Code zugänglich sein muss, sagt aber nichts darüber, wer diese Arbeit innerhalb eines Unternehmens ausführt oder ob es ein eigener Mitarbeiter sein muss. Das ist eine organisatorische Entscheidung, keine gesetzliche Verpflichtung. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen im Stahlhandel oder in der Metallverarbeitung bedeutet dies, dass die Zusammenstellung und Verwaltung des Passes ebenso von einer externen Plattform oder einem Dienstleister durchgeführt werden kann wie von einer Person auf der eigenen Gehaltsliste.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Diese Frage stellt sich besonders für Unternehmen, die zum ersten Mal mit dem Produktpass zu tun haben: Stahlhändler, Verarbeiter und Baubetriebe, die Halbfabrikate aus Eisen und Stahl einkaufen, bearbeiten oder weiterverkaufen. Wer selbst Hersteller oder Importeur ist, trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten im Pass — siehe bin ich einführer oder hersteller nach der espr? für die genaue Abgrenzung. Diese Verantwortung kann nicht "ausgelagert" werden in dem Sinne, dass die Haftung verschwindet; sehr wohl kann die ausführende Arbeit — Daten sammeln, eingeben, hosten, den QR-Code erstellen — bei einem Dritten liegen. Diese Unterscheidung ist wichtig: Ein Dienstleister kann die Arbeit verrichten, aber wer verantwoordlich ist für die Richtigkeit der Daten, bleibt die Partei, die nach der ESPR als Hersteller, Importeur oder Inhaberin der Marke gilt. Für wer Stahl unter einer eigenen Marke verkauft, gelten übrigens etwas andere Voraussetzungen; das wird beschrieben bei Verkauf unter eigenem Markenzeichen. Für Verteiler und Händler, die nicht Hersteller sind, ist die Rolle oft kleiner — siehe Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Stahl?.

Das Datum ist noch nicht festgelegt, also auch die Personalfrage noch nicht konkret

Es gibt noch kein festgestelltes Stichtag für die Verpflichtung zu einem digitalen Produktpass für Eisen und Stahl. Der ESPR-Arbeitsplan sieht eine erste delegierte Handlung in 2026 vor, mit Verpflichtungen, die danach greifen; das genaue Datum wird erst klar, sobald diese delegierte Handlung veröffentlicht ist. Bis dahin gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, Personal einzustellen oder einen Dienstleister einzuschalten — es gibt schlicht noch keinen Pflicht-Pass für diese Produktgruppe. Das bedeutet nicht, dass nichts zu tun ist: Die Zeit bis zur Veröffentlichung der delegierten Handlung kann genutzt werden, um zu bestimmen, welche Daten später erforderlich sind und woher sie kommen sollen, ohne dass bereits ein Stichtag vorhanden ist.

Wie dies in der Praxis umgesetzt wird

Der erste Schritt besteht darin, zu überprüfen, welche Rolle das Unternehmen selbst spielt: Hersteller, Importeur, Verteiler oder Markeninhaber, denn daraus folgt, wer für den Inhalt des Passes verantwortlich ist. Ist diese Rolle klar, dann ist der nächste Schritt zu prüfen, welche Daten bereits verfügbar sind — beispielsweise beim eigenen Hersteller oder Lieferanten — und welche noch gesammelt werden müssen. Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, dann gibt es eine separate Frage, wer den Pass dann zusammenstellen darf; das wird erläutert bei mein Hersteller sitzt außerhalb der Europäischen Union — wer regelt dann den Produktpass?. Erst danach wird die Wahl zwischen Eigenausführung oder Auslagerung relevant. Für ein Unternehmen ohne eigene IT- oder Compliance-Abteilung liegt Auslagerung oft nahe: die Zusammenstellung, das zehnjährige Hosten und die Verwaltung eines Passes und die Bereitstellung des QR-Datenträgers ist genau die Art von wiederholbarer, technischer Arbeit, die eine Plattform effizienter durchführen kann als eine einmalige interne Einrichtung. Wer dennoch erwägt, es intern zu tun, muss berücksichtigen, dass es sich nicht um eine einmalige Aufgabe, sondern um eine laufende Verpflichtung handelt: Die Daten müssen aktuell bleiben und zugänglich bleiben, auch nach einem Verkauf weiter unten in der Kette. Wer über einen Webshop oder Marktplatz verkauft, hat dabei noch eine zusätzliche Ebene zu beachten; das steht bei was bedeutet der produktpass, wenn ich stahl über einen online marktplatz verkaufe?.

Woher dies hervorgeht: Artikel 9 und 10 der ESPR

Artikel 9 der ESPR beschreibt das digitale Produktpass als Instrument und was es enthalten und zugänglich machen muss; Artikel 10 beschreibt die technischen und inhaltlichen Anforderungen, denen das Pass genügen muss. Beide Artikel konzentrieren sich auf den Inhalt, die Struktur und die Zugänglichkeit des Passes und darauf, wer dafür verantwortlich ist, dass es korrekt ist — nicht auf die interne Organisation des Unternehmens, das diese Verantwortung trägt. In der Verordnung steht nirgendwo, dass die Zusammenstellung oder Verwaltung durch eigenes Personal erfolgen muss. Die Europäische Kommission bestätigt diesen Ansatz in der allgemeinen Begründung zur Ecodesign-Verordnung: die Verpflichtung liegt bei dem Wirtschaftsakteur, nicht bei einer bestimmten Ausführungsweise.

Wer bereits jetzt vorsorgen möchte, sollte zunächst feststellen, welche Rolle sein eigenes Unternehmen in der Lieferkette spielt — Hersteller, Importeur, Distributor oder Markeninhaber — und von dort aus prüfen, welche Daten bereits vorhanden sind und welche noch organisiert werden müssen. Das ist eine Aufgabe, die unabhängig davon ist, ob später ein Mitarbeiter hinzukommt oder eine externe Plattform sich um das Pass kümmert.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen je Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR schreibt nicht vor, wer die Arbeiten rund um das digitale Produktpass ausführen muss, und auch nicht, ob dafür eine separate Funktion oder Abteilung erforderlich ist. Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreiben, was im Pass stehen muss und wie es zugänglich sein muss, aber nicht, wer das intern regelt. Das bedeutet, dass die Frage "muss ich jemanden einstellen" keine Frage ist, die die Verordnung beantwortet — es ist eine Entscheidung der Unternehmensführung. Was sich aus der Regelung ergibt, sind mehrere Aufgaben, die irgendwo landen müssen, bei einer Person, einem Team oder einer externen Partei.

Daten liefern und aktuell halten

Das Produktpass besteht aus Daten: Zusammensetzung, Herkunft, technische Merkmale und bei Stahl auch Dinge wie die Produktionsroute. Diese Daten entstehen normalerweise bereits im Unternehmen, bei Einkauf, Qualitätskontrolle oder Produktion. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies normalerweise keine neue Funktion, aber dass jemand — oft die Person, die bereits die Materialbescheinigungen verwaltet — zum festen Ansprechpartner für diese Daten wird. Wer genau für das Pass selbst verantwortlich ist, hängt von der Rolle in der Lieferkette ab; Wer ist verantwortlich für den Produktpass von Stahl? geht darauf näher ein.

Sicherstellen, dass der QR-Datenträger beim Produkt bleibt

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen an die Zugänglichkeit des Passes über einen Datenträger, in der Praxis einen QR-Code. Dies ist eine logistische Aufgabe: der Code muss auf das Produkt oder die Verpackung aufgebracht werden und dort bleiben, auch wenn das Material zugeschnitten, umgepackt oder weiterverkauft wird. Für die meisten Unternehmen dieser Größe passt dies in bestehende Verpackungs- oder Versandprozesse, eventuell mit einer kleinen Anpassung des Etikettierungssystems. Ein neuer Mitarbeiter wird dafür selten benötigt; eine Anpassung einer bestehenden Arbeitsanweisung meist schon.

Beurteilen, ob Daten von Zulieferern korrekt sind

Wer Stahl weiterverkauft oder verarbeitet, erhält oft bereits ein Pass oder die zugrunde liegenden Daten vom Hersteller oder Importeur. Die Aufgabe, die damit entsteht, ist nicht die Erstellung des Passes, sondern die Überprüfung, ob das Eingegangene mit dem Weiterzugebenden übereinstimmt. Dies ist eine Beurteilungsaufgabe, keine Produktionsaufgabe, und kann sehr gut bei jemandem angesiedelt werden, der bereits Einkaufs- oder Qualitätsverantwortung trägt. Für Unternehmen, die Stahl unter einer eigenen Marke weiterverkaufen, verschiebt sich dieses Bild allerdings; Ich verkaufe Stahl unter meiner eigenen Marke — welche Verpflichtungen bekomme ich? beschreibt, wann das eine schwerere Rolle mit sich bringt.

Aufbewahrung der zugrunde liegenden Dokumentation

Das Pass selbst wird gehostet — bei uns zehn Jahre lang — aber die Dokumente, auf denen es basiert (Bescheinigungen, Erklärungen, Korrespondenz mit dem Hersteller), gehören irgendwo in das eigene Archiv. Dies ist keine neue Funktion, aber eine neue Archivdisziplin: etwas, das normalerweise zu bestehenden Qualitätsverfahren hinzugefügt wird, anstatt ein separates Aufgabenpaket zu werden.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt wiederholt bei Unternehmen auf, die gerade mit dieser Aufgabenverteilung beginnen.

Niemand ist Eigentümer des Themas. Das Passbuch wird als "etwas des Lieferanten" oder "etwas des Kunden, der es anfordert" wahrgenommen und bleibt dadurch zwischen Abteilungen hängen, ohne dass jemand die Daten tatsächlich überprüft.

Der QR-Code verschwindet im Prozess. Beim Zerschneiden einer Stahlpartie in kleinere Einheiten geht die Verbindung mit dem Datenträger verloren, weil niemand in der Arbeitsanweisung festgehalten hat, dass dieser übernommen oder neu generiert werden muss.

Es wird eine teure Lösung für ein kleines Volumen angeschafft. Manche Unternehmen beschaffen sich sofort Software oder externe Dienstleistungen für ein Volumen an, das nicht zum eigenen Umfang passt, während das Auslagern nur des Hostings und des Datenträgers — wie beispielsweise über eine Plattform wie diese — oft ausreichend ist.

Die Rolle in der Kette ist nicht klar. Ein Händler, der Material umpackt oder eine neue Artikelnummer vergibt, denkt manchmal, dass die Verpflichtungen des Herstellers weiterbestehen, während sich die eigene Rolle dadurch verschieben kann. Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Stahl? beschreibt diesen Unterschied.

Außerhalb der EU ansässige Hersteller werden nicht in die Planung einbezogen. Wenn das Basismaterial von außerhalb der EU stammt, entsteht manchmal Unklarheit darüber, wer die Daten bereitstellt und wer sie überprüft; dies führt zu Verzögerungen in dem Moment, in dem das Passbuch tatsächlich benötigt wird. Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt den Produktpass dann? geht hier näher darauf ein.

Was Sie festhalten können

  • Eine interne Regelung, wer der Ansprechpartner für Passbuchdaten ist — keine neue Funktion, sondern ein klarer Name neben einer bestehenden Rolle.
  • Eine Arbeitsanweisung für den Umgang mit dem QR-Datenträger beim Zerschneiden, Umpacken oder Weiterverkauf von Material.
  • Ein Überblick darüber, welche Daten von welchem Zulieferer empfangen werden, und wer diese überprüft, bevor sie weitergegeben werden.
  • Eine Archivierungsvereinbarung für die zugrunde liegenden Zertifikate und Erklärungen, gekoppelt an die Aufbewahrungsfrist, die bereits für Qualitätsdokumentation gilt.
  • Eine Entscheidung zwischen Eigenverwaltung oder Auslagerung von Hosting und Datenträger, festgehalten in einer Vereinbarung mit der Partei, die dies durchführt.
  • Eine kurze Notiz über die eigene Rolle in der Kette — Hersteller, Importeur, Distributor oder Verkäufer unter eigenem Markennamen — als Grundlage dafür, wer welche Aufgabe übernimmt; diese Rollenbestimmung ist ausführlicher beschrieben unter Bin ich Importeur oder Hersteller nach der ESPR?

Diese Festlegungen machen es einfacher, später zu bestimmen, ob die Arbeit intern zu bestehenden Funktionen passt, oder ob Auslagerung — von Datenverwaltung, von Hosting oder von beiden — praktischer ist. Das ist eine Entscheidung, die je Unternehmen unterschiedlich ausfällt und die nicht aus der Verordnung selbst folgt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, die diese Plattform betrifft. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall hinsichtlich Ihres speziellen Falls konsultieren Sie bitte einen Juristen oder die zuständige Überwachungsbehörde.

Mit KI verfasst auf Basis der oben aufgeführten Quellen, von einem Menschen am 05.09.2026 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es uns mit — Korrektionen werden bevorzugt behandelt.