behöver jag extra personal för produktpasset eller kan jag lägga ut det på entreprenad

Extra personal är vanligtvis inte nödvändig, outsourcing är tillåtet

Nej, ESPR föreskriver inte att någon måste anställas för den digitala produktpasset. Förordningen beskriver vilka uppgifter som måste ingå i passet och hur det måste vara tillgängligt via en databärare såsom en QR-kod, men säger ingenting om vem som utför det arbetet inom ett företag eller om det måste vara en egen anställd. Det är ett organisatoriskt val, ingen juridisk förpliktelse. För ett litet eller medelstort företag inom stålhandel eller metallbearbetning innebär detta att sammanställning och hantering av passet lika gärna kan utföras av en extern plattform eller tjänsteleverantör som av någon på den egna lönesedeln.

För vem detta gäller, och för vem det inte gäller

Denna fråga är särskilt relevant för företag som för första gången hanterar produktpasset: stålhandlare, bearbetare och byggföretag som köper, bearbetar eller säljer vidare halvfabrikat av järn och stål. Den som själv är tillverkare eller importör bär ansvaret för korrektheten i uppgifterna i passet — se är jag importör eller tillverkare enligt ESPR? för en exakt avgränsning av detta. Detta ansvar kan inte "outsourcas" i den meningen att ansvaret försvinner; dock kan det utförande arbetet — datainsamling, inmatning, hosting, QR-kodskapande — delegeras till en tredje part. Denna skillnad är viktig: en tjänsteleverantör kan utföra arbetet, men den part som enligt ESPR klassificeras som tillverkare, importör eller märkesägare förblir ansvarig för korrektheten i uppgifterna. För den som säljer stål under ett eget märke gäller för övrigt något andra utgångspunkter; det beskrivs under försäljning under eget varumärke. För distributörer och handlare som inte är tillverkare är rollen ofta mindre — se vilka skyldigheter har en distributör eller handlare av stål?.

Datumet är ännu inte fastställt, därför är personalsituationen ännu inte konkret

Det finns ännu inget fastställt ikraftträdandedatum för kravet på ett digitalt produktpass för järn och stål. ESPR-arbetsplanen förutsätter en första delegerad handling 2026, med förpliktelser som inträder därefter; det exakta datumet blir klart först när den delegerade handlingen är publicerad. Till dess finns ingen juridisk förpliktelse att anställa personal eller anlita en tjänsteleverantör — det finns helt enkelt ännu inget obligatoriskt pass för denna produktgrupp. Det betyder inte att det inte finns något att göra: tiden innan den delegerade handlingen är klar kan användas för att avgöra vilka uppgifter som senare kommer att behövas och var de ska komma från, utan att någon redan fastställd tidsfrist gäller.

Hur detta hanteras i praktiken

Det första steget är att avgöra vilken roll företaget själv spelar: tillverkare, importör, distributör eller märkesägare, eftersom detta avgör vem som är ansvarig för innehållet i passet. När denna roll är klar är nästa steg att se vilka uppgifter som redan är tillgängliga — till exempel från den egna tillverkaren eller leverantören — och vilka som ännu måste samlas in. Om tillverkaren är belägen utanför EU finns det en separat fråga om vem som då får sammanställa passet; detta förklaras under min tillverkare ligger utanför Europeiska unionen — vem reglerar produktpasset då?. Först därefter blir valet mellan att göra det själv eller outsourca relevant. För ett företag utan egen IT- eller complianceavdelning är outsourcing ofta ett naturligt val: sammanställning, tio år hosting och hantering av ett pass samt leverans av QR-databäraren är exakt den typ av återkommande, teknisk uppgift som en plattform kan utföra effektivare än en engångsintern etablering. Den som ändå överväger att göra det internt måste beakta att det inte gäller en engångsjobb utan en fortlöpande förpliktelse: uppgifterna måste förbli aktuella och tillgängliga, även efter en försäljning längre ned i kedjan. Den som säljer via en webbutik eller marknadsplats har ytterligare ett lager att ta hänsyn till; det behandlas under vad betyder produktpasset när jag säljer stål via en onlinemarknadsplats?.

Se artikel 9 och 10 i ESPR

Artikel 9 i ESPR beskriver den digitala produktpasset som instrument och vad det måste innehålla och tillhandahålla; artikel 10 beskriver de tekniska och innehållsmässiga krav som passet måste uppfylla. Båda artiklarna riktar sig till passtes innehål, struktur och tillgänglighet, och till vem som är ansvarig för att det är korrekt — inte till den interna organisationen av det företag som bär detta ansvar. Det står ingenstans i förordningen att sammanställning eller förvaltning måste utföras av egen personal. Europakommissionen bekräftar denna utgångspunkt i den allmänna förklaringen till ekodesignförordningen: förpliktelsen vilar på den ekonomiska aktören, inte på ett specifikt sätt att utföra den.

Den som redan nu vill förbereda sig kan börja med att fastställa vilken roll sitt eget företag spelar i kedjan — tillverkare, importör, distributör eller varumärkesägare — och utifrån det se vilka data som redan finns och vilka som ännu måste organiseras. Det är arbete som är oberoende av frågan om en medarbetare senare kommer att läggas till eller om en extern plattform tar hand om passet.

Vad detta baseras på

Själva förordningen finns på EUR-Lex. Vi hänvisar per påstående; du behöver inte tro på oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR föreskriver inte vem som måste utföra arbetet kring den digitala produktpasset och heller inte om det måste finnas en separat funktion eller avdelning för det. Artikel 9 och artikel 10 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) beskriver vad som måste finnas i passet och hur det måste vara tillgängligt, men inte vem som internt hanterar det. Det betyder att frågan "måste jag anställa någon" inte är en fråga som förordningen besvarar — det är ett val för företagsledningen. Det som däremot följer av regelverket är ett antal uppgifter som måste hamna någonstans, hos en person, ett team eller en extern part.

Tillhandahållande och uppdatering av data

Produktpasset består av data: sammansättning, ursprung, tekniska egenskaper och vid stål även sådant som produktionsvägen. Dessa data uppstår vanligtvis redan inom företaget, vid inköp, kvalitetskontroll eller produktion. För ett företag med 10 till 100 medarbetare innebär detta vanligtvis ingen ny funktion, men väl att någon — ofta den som redan hanterar materialcertifikaten — blir en fast kontaktpunkt för dessa data. Vem som är ansvarig för själva passet beror på rollen i kedjan; Vem är ansvarig för produktpasset för stål? går vidare på detta.

Se till att QR-databäraren förblir hos produkten

Artikel 10 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) ställer krav på tillgängligheten till passet via en databärare, i praktiken en QR-kod. Det är en logistisk uppgift: koden måste placeras på produkten eller förpackningen och stanna där, även när materialet skärs, ompackas eller säljs vidare. För de flesta företag i denna storleksordning passar detta inom befintliga förpacknings- eller expediering processer, eventuellt med en liten anpassning av etiketteringssystemet. En ny medarbetare är sällan nödvändig; en anpassning av en befintlig arbetsinstruktion är vanligtvis det.

Bedöma om data från leverantörer är korrekt

Den som säljer eller bearbetar stål mottar ofta redan ett passet eller underliggande data från tillverkaren eller importören. Uppgiften som uppstår är inte att göra passet, utan att kontrollera att det som kommer in överensstämmer med det som vidarebefordras. Det är en bedömningsuppgift, inte en produktionsuppgift, och kan lätt delegeras till någon som redan har inköps- eller kvalitetsansvar. För företag som själva säljer stål under ett eget varumärke förskjuts denna bild dock; Jag säljer stål under mitt eget varumärke — vilka skyldigheter får jag? beskriver när det medför en större roll.

Bevarande av underliggande dokumentation

Själva passet lagras — hos oss i tio år — men de dokument som ligger till grund (certifikat, deklarationer, korrespondens med tillverkaren) ska finnas någonstans i företagets eget arkiv. Det är ingen ny funktion, men en ny arkivdisciplin: något som vanligtvis läggs till befintliga kvalitetsrutiner i stället för att bli ett separat paket av uppgifter.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer hos företag som precis börjar med denna arbetsfördelning.

Ingen äger frågan. Passet ses som "något från leverantören" eller "något från kunden som efterfrågar det", och hamnar därför mellan avdelningar utan att någon faktiskt kontrollerar uppgifterna.

QR-koden försvinner i processen. Vid skärning av en stålsats till mindre enheter går kopplingen till databäraren förlorad, eftersom ingen i arbetsinstruktionen har fastställt att denna måste överföras eller återskapas.

En dyr lösning köps in för en liten volym. Vissa företag skaffar omedelbar programvara eller extern tjänst för en skala som inte motsvarar den egna volymen, medan outsourcing av endast hosting och databäraren — som via en plattform som denna — ofta är tillräcklig.

Rollen i kedjan är inte skarp. En handlare som ompackar material eller ger ett nytt artikelnummer tror ibland att tillverkarens skyldigheter kvarstår, medan den egna rollen därmed kan förskjutas. Vilka skyldigheter har en distributör eller återförsäljare av stål? beskriver denna skillnad.

Tillverkare etablerade utanför EU tas inte med i planeringen. Om basmaterialet kommer från utanför EU uppstår ibland oklarheter om vem som levererar uppgifterna och vem som kontrollerar dem; det leder till förseningar när passet faktiskt är nödvändigt. Min tillverkare sitter utanför EU — vem ordnar produktpasset då? går vidare på detta här.

Vad du kan dokumentera

En intern anvisning om vem som är kontaktperson för passuppgifter — ingen ny funktion, men ett tydligt namn vid sidan av en befintlig roll.
En arbetsinstruktion för hantering av QR-databäraren vid skärning, ompackning eller återförsäljning av material.
En överblick över vilka uppgifter från vilka underleverantörer som tas emot, och vem som kontrollerar dessa innan de vidarebefordras.
En arkiveringsöverenskommelse för underliggande certifikat och intyg, kopplad till bevarandeperioden som redan gäller för kvalitetsdokumentation.
Ett val mellan att själv hantera eller outsourca hosting och databäraren, fastställt i ett avtal med den part som utför detta.
En kort anteckning om den egna rollen i kedjan — tillverkare, importör, distributör eller säljare under eget varumärke — som grund för vem som tar på sig vilken uppgift; denna rollbeskrivning beskrivs mer utförligt under Är jag importör eller tillverkare enligt ESPR?

Dessa fastställningar gör det lättare att senare avgöra om arbetet internt passar befintliga funktioner, eller om outsourcing — av datahantering, av hosting, eller av båda — är mer praktiskt. Det är ett val som skiljer sig åt mellan företag och som inte följer av förordningen själv.

Detta är ingen juridisk rådgivning. Den här sidan ger allmän information om regelverket som denna plattform handlar om. Vi känner inte till din situation. Om du är osäker på ditt eget fall rådfrågar du en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten.

Skrivet med AI baserat på källorna ovan, kontrollerat av en människa den 2026-09-05. Stämmer något inte? Låt oss veta — rättelser får prioritet.