Den mest almindelige fejl ved registrering af det digitale produktpasport i indkøbskontrakter for stål er, at virksomheder slet ikke skriver noget om det, eller først når den første levering allerede er på vej. Resultatet: der er så ingen kontraktuel grundlag for at holde en leverandør ansvarlig, hvis data mangler, er ufuldstændige, eller simpelt hen ikke stemmer overens med, hvad pasporttet senere skal indeholde.
Løsningen er ikke kompliceret, men kræver, at du er med fra start. Ved allerede nu at indføre en bestemmelse om datalevering og ansvar i dine indkøbsbetingelser eller rammeaftaler undgår du at skulle forhandle bagefter om noget, der egentlig skulle have været ordnet ved bestillingen.
Hvad der i praksis går galt
I mange virksomheder er indkøb adskilt fra den person, der senere skal være ansvarlig for pasporttet. Indkøberen indgår en kontrakt på grundlag af pris, leveringstid og kvalitet og tænker ikke på, hvilke data leverandøren senere skal levere til det digitale produktpasport. Først når pasporttet skal sættes sammen, viser det sig, at der ikke er aftale om, hvem der leverer hvilke data, i hvilken form, og inden for hvilken frist.
Et andet tilbagevendende problem er, at eksisterende kontrakter godt henviser til certifikater og CE-mærkning, men ikke til det bredere datasæt, som forordningen tager sigte på. Et inspektionscertifikat dækker en anden del af virkeligheden end pasporttet; hvis du blander de to sammen i en kontrakt, risikerer du, at en del af de nødvendige oplysninger simpelt hen ikke er dækket.
Hvorfor denne fejl ofte opdages for sent
Denne fejl forbliver længe usynlig, netop fordi selve forpligtelsen endnu ikke er i kraft. En kontrakt, der intet ordner om pasporttet, skaber i dag intet problem — leveringen går bare gennem, stål bliver forarbejdet, fakturaen betales. Først når pasporttet faktisk skal sættes sammen, bliver det klart, at der ikke er nogen bindende aftale om de data, der kræves til det.
Også igangværende kontrakter med en løbetid på flere år er et punkt, der skal være opmærksom på. En rammeaftale, der indgås nu for tre eller fem år, kan muligvis fortsætte til efter det tidspunkt, hvor forpligtelserne træder i kraft. Hvis du intet fastslår herom nu, må du senere åbne aftalen igen — ofte en vanskeligere samtale end hvis bestemmelsen var der fra start.
Hvad der virker: aftaler, der følger udviklingen
En kontraktbestemmelse behøver ikke at henvise til artikelnumre eller præcise frister, der endnu ikke står fast. Hvad der virker, er en generel forpligtelse for leverandøren til at levere de data, der kræves for at overholde den daværende lovgivning, samt en aftale om form og tidspunkt for levering. På denne måde forbliver bestemmelsen brugbar, også hvis den officielle frist for forpligtelsen skubbes eller den delegerede retningsakt tilføjer detaljer, der endnu ikke er kendt.
Det hjælper også at fastslå i kontrakten, hvem inden for kæden der udfylder hvilken rolle: hvem der gælder som producent, hvem der gælder som importør, og hvem der i sidste ende er ansvarlig for at lade pasporttet sammensætte. Disse begreber er defineret i selve forordningen, og det anbefales at tilslutte sig disse, når du opstiller kontrakter. I videnbanken med forklaring pr. rolle og forpligtelse er det udarbejdet pr. situation, hvilken rolle, der normalt hører til hvilken led i kæden.
Sammenhængen med eksisterende aftaler
Kontrakter om stål indeholder ofte allerede bestemmelser om kvalitetscertifikater, oprindelse og overensstemmelse. Det digitale produktpas skal ikke stå løst ved siden af dette, men skal i praksis tilslutte sig hertil. En kontraktbestemmelse, der nævner passet uden at angive denne sammenhæng, efterlader rum for diskussion om, hvem der er ansvarlig for hvad på det tidspunkt, hvor noget mangler eller ikke stemmer.
Hvis nogen er usikker på, om en eksisterende kontrakt er tilstrækkeligt udstyret, kan man a few questions get a first indication hvor egen situation ligger. Det er ikke en erstatning for juridisk rådgivning om en specifik kontrakt, men snarere et godt udgangspunkt til at afgøre, om yderligere indsats er nødvendig.
Hvad kan De allerede gøre nu
Det er ikke nødvendigt at omskrive alle kontrakter helt i dag. Det er dog klogt at medtage en generel bestemmelse om datalevering til passet i nye kontrakter og fornyelser, og at kontrollere eksisterende langsigtede aftaler for at se, om løbetiden rammer den periode, hvor forpligtelsen træder i kraft. Svar på hyppigt stillede spørgsmål om disse forhold er indsamlet på siden med hyppigt stillede spørgsmål, og den, der gerne vil vide, hvordan dataene til passet præcist kommer i stand, læser det på siden om hvordan informationen bliver opbygget.
For de juridiske detaljer i en specifik kontrakt er det stadig klogt at konsultere en jurist; denne artikel beskriver det mønster, der ofte går galt, ikke rådet til din egen aftale. Vil du først selv få et billede af, hvor din virksomhed står, så foretag da den gratis hurtig-scanning eller læs de øvrige emner i vidensbanken.