L'errore più comune nel fissare il passaporto digitale del prodotto nei contratti di acquisto di acciaio è che le aziende non ne parlano affatto, oppure solo quando la prima consegna è già in viaggio. La conseguenza: non c'è una base contrattuale per contattare un fornitore se i dati mancano, sono incompleti, o semplicemente non corrispondono a ciò che il passaporto dovrà contenere.
La soluzione non è complicata, ma richiede che vi muoviate in tempo. Includendo fin da ora una disposizione sulla fornitura dei dati e sulla responsabilità nelle vostre condizioni di acquisto o accordi quadro, eviterete di dover negoziare successivamente su qualcosa che avrebbe dovuto essere regolato al momento dell'ordine.
Cosa va storto nella pratica
In molte aziende l'ufficio acquisti opera indipendentemente dalla persona che in seguito sarà responsabile del passaporto. L'addetto agli acquisti conclude un contratto sulla base del prezzo, del tempo di consegna e della qualità, e non pensa a quali dati il fornitore dovrà fornire in seguito per il passaporto digitale del prodotto. Solo quando il passaporto deve essere compilato emerge che non c'è un accordo su chi fornisce quali dati, in quale forma e entro quale termine.
Un secondo problema ricorrente è che i contratti esistenti si riferiscono a certificati e marcatura CE, ma non all'insieme più ampio di dati che il regolamento intende. Un certificato di ispezione copre una parte diversa della realtà rispetto al passaporto; chi confonde i due in un contratto rischia che una parte delle informazioni necessarie semplicemente non sia coperta.
Perché questo spesso emerge solo tardi
Questo errore rimane a lungo invisibile, proprio perché l'obbligo stesso non è ancora in vigore. Un contratto che non regola nulla riguardo al passaporto non crea un problema oggi — la consegna procede normalmente, l'acciaio viene lavorato, la fattura viene pagata. Solo quando il passaporto deve effettivamente essere compilato diventa chiaro che non c'è un accordo vincolante sui dati necessari.
Anche i contratti in corso con una durata di diversi anni rappresentano un punto di attenzione. Un accordo quadro concluso ora per tre o cinque anni potrebbe continuare oltre il momento in cui gli obblighi entreranno in vigore. Chi non specifica nulla al riguardo adesso dovrà riaprire l'accordo in seguito — spesso una conversazione più difficile rispetto a quella in cui la disposizione è stata inclusa fin dall'inizio.
Cosa funziona davvero: accordi che si adattano
Una disposizione contrattuale non ha bisogno di riferirsi a numeri di articolo o termini esatti che non sono ancora definiti. Quello che funziona è un obbligo generale per il fornitore di fornire i dati necessari per conformarsi alla normativa applicabile all'epoca, compreso un accordo sulla forma e il momento della consegna. In questo modo la disposizione rimane utile, anche se la data ufficiale dell'obbligo cambia o l'atto delegato aggiunge dettagli che al momento non sono ancora noti.
Aiuta anche specificare nel contratto chi svolge quale ruolo nella catena: chi è considerato fabbricante, chi importatore, e chi è infine responsabile della compilazione del passaporto. Questi concetti sono definiti nel regolamento stesso, ed è consigliabile allinearsi ad essi nella stesura dei contratti. In la knowledge base con spiegazioni per ogni ruolo e obbligo è illustrato per ogni situazione quale ruolo spetta solitamente a quale anello della catena.
Il collegamento con gli accordi esistenti
I contratti su acciaio contengono spesso già disposizioni su certificati di qualità, provenienza e conformità. Il passaporto digitale dei prodotti non si pone accanto ad essi in modo scollegato, ma deve collegarsi nella pratica a queste disposizioni. Una clausola contrattuale che menciona il passaporto senza denominare tale collegamento lascia spazio a discussioni su chi sia responsabile per cosa nel momento in cui manca qualcosa o qualcosa non corrisponde.
Chi dubita che un contratto esistente sia sufficientemente attrezzato, può con poche domande una prima indicazione da dove si trova la propria situazione. Questo non sostituisce una consulenza legale su un contratto specifico, ma è comunque un buon punto di partenza per determinare se un approfondimento è necessario.
Quello che potete fare già adesso
Non è necessario riscrivere completamente ogni contratto oggi stesso. È tuttavia consigliabile includere una disposizione generale sulla trasmissione dei dati per il passaporto nei nuovi contratti e nei rinnovi, e verificare nei contratti di lunga durata esistenti se la durata riguarda il periodo in cui l'obbligo entra in vigore. Le risposte alle domande frequenti su questa coincidenza sono raccolte su la pagina delle domande frequenti, e chi vuole sapere esattamente come vengono generati i dati per il passaporto, legge questo su la pagina su come vengono costruite le informazioni.
Per i dettagli legali di un contratto specifico, rimane consigliabile consultare un giurista; questo articolo descrive il modello che generalmente va male, non il consiglio per il vostro accordo specifico. Se volete prima farvi un'idea di dove si trova la vostra azienda, eseguite la scansione rapida gratuita o leggete gli altri argomenti nella banca dati delle conoscenze.