Det vanligaste misstaget när man dokumenterar det digitala produktpasset i inköpskontrakt för stål är att företag inte tar upp det alls, eller först när den första leveransen redan är på väg. Följden: det finns då ingen avtalsgrund för att kunna kräva en leverantör om data saknas, är ofullständiga, eller helt enkelt inte stämmer överens med vad passet senare ska innehålla.
Lösningen är inte komplicerad, men kräver att du är med i tid. Genom att redan nu ta in en bestämmelse om datableverans och ansvar i dina inköpsvillkor eller ramavtal undviker du att behöva förhandla i efterhand om något som egentligen hade kunnat ordnas vid beställningen.
Vad som går fel i praktiken
Hos många företag är inköp åtskilt från den person som senare ansvarar för passet. Inköparen sluts ett kontrakt baserat på pris, leveranstid och kvalitet, och tänker inte på vilka data leverantören senare måste leverera för det digitala produktpasset. Först när passet ska sammanställas framkommer det att det inte finns någon överenskommelse om vem som levererar vilka data, i vilken form, och inom vilken tidsram.
Ett andra återkommande problem är att befintliga kontrakt väl hänvisar till certifikat och CE-märkning, men inte till den bredare uppsättning data som förordningen avser. Ett inspektionscertifikat täcker en annan del av verkligheten än passet; om du blandas ihop de två i ett kontrakt löper du risken att en del av den nödvändiga informationen helt enkelt inte är täckt.
Varför detta ofta upptäcks sent
Detta misstag förblir länge osynligt, just för att själva förpliktelsen ännu inte är i kraft. Ett kontrakt som inte reglerar något om passet skapar inget problem idag — leveransen genomförs bara, stålet förarbetas, fakturan betalas. Först när passet faktiskt ska sammanställas blir det klart att det inte finns något bindande avtal om de data som krävs för det.
Även löpande kontrakt med en löptid på flera år är en uppmärksamhetspunkt. Ett ramavtal som sluts nu för tre eller fem år kan löpa vidare efter det att förpliktelserna träder i kraft. Om du inte fastslår något om detta nu måste du senare öppna avtalet igen — ofta ett svårare samtal än när bestämmelsen finns där från början.
Vad som fungerar: avtal som utvecklas med tiden
En avtalsbestämmelse behöver inte hänvisa till artikelnummer eller exakta tidsfrister som ännu inte står fast. Det som fungerar är en allmän skyldighet för leverantören att leverera de data som krävs för att uppfylla den då gällande regelgivningen, inklusive en överenskommelse om formen och tidpunkten för leveransen. På så sätt förblir bestämmelsen användbar, även om det officiella datumet för förpliktelsen förskjuts eller den delegerade handlingen lägger till detaljer som ännu inte är kända.
Det hjälper också att fastslå i kontraktet vilken roll varje part i kedjan fyller: vem som anses vara tillverkare, vem som är importör, och vem som slutligen är ansvarig för att få passet sammanställt. Dessa begrepp definieras i själva förordningen, och det är lämpligt att följa dessa när du upprättar kontrakt. I kunskapsbanken med förklaringar per roll och förpliktelse framgår för varje situation vilken roll som vanligtvis hör till vilken ledd i kedjan.
Sammanhangen med befintliga avtal
Kontrakt om stål innehåller ofta redan bestämmelser om kvalitetscertifikat, ursprung och överensstämmelse. Det digitala produktpasset kommer inte vid sidan av detta, utan måste i praktiken ansluta till detta. En kontraktsbestämmelse som nämner passet utan att nämna denna samband lämnar utrymme för diskussion om vem som är ansvarig för vad när något saknas eller inte stämmer.
Den som tvivlar på om ett befintligt kontrakt är tillräckligt utrustat kan med med några frågor en första indikation hur sitt eget läge står till. Det är inte en ersättning för juridisk rådgivning om ett specifikt kontrakt, men väl en god utgångspunkt för att avgöra om fördjupning är nödvändig.
Vad du redan kan göra nu
Det är inte nödvändigt att helt omarbeta varje kontrakt redan idag. Men det är klokt att ta med en allmän bestämmelse om datateknisk leverans för passet i nya kontrakt och förnyelser, och att kontrollera om löptiden för befintliga långsiktiga avtal omfattar perioden då förpliktelsen börjar gälla. Svar på vanliga frågor om denna sammanfallning finns samlade på sidan med vanliga frågoroch den som vill veta hur data för passet exakt blir till läser det på sidan om hur informationen byggs upp.
För de juridiska detaljerna i ett specifikt kontrakt är det fortfarande klokt att konsultera en jurist; denna artikel beskriver det mönster som ofta missas, inte rådgivningen för era egna avtal. Vill ni först få en bild av var er verksamhet står, gör då den kostnadsfria snabbkontroll eller läs övriga ämnen i kunskapsbanken.