Najčešća greška pri bilježenju digitalnog putovnice proizvoda u ugovorima o nabavi čelika je što poduzeća uopće ništa o njoj ne spominju, ili tek kada je prva isporuka već na putu. Posljedica je što tada nema ugovorene osnove da se dobavljač prizove ako podaci nedostaju, nepotpuni su ili jednostavno nisu usklađeni s onim što putovnica trebala mora sadržavati.
Rješenje nije komplicirano, ali zahtijeva da budete na vremenu. Uključenjem odredbe o isporuci podataka i odgovornosti u vaše uvjete nabave ili okvirne ugovore odmah sada, izbjegavate kasnije pregovaranje o nečem što je zapravo trebalo biti uređeno pri narudžbi.
Što krene naopako u praksi
U većini poduzeća nabava je odvojena od osobe koja će kasnije biti odgovorna za putovnicu. Nabavljač zaključuje ugovor na osnovi cijene, vremena isporuke i kvalitete, te ne razmišlja o pitanju koje podatke dobavljač kasnije mora dostaviti za digitalnu putovnicu proizvoda. Tek kada putovnicu trebalo treba sastaviti, ispada da nema dogovora o tome tko dostavi koje podatke, u kojem obliku i u kojem roku.
Drugi se često pojavljujući problem javlja jer postojeći ugovori doduše upućuju na potvrde i CE-obilježavanje, ali ne na širi skup podataka koji je verordba na umu imala. Potvrda o pregledu pokriva drugačiji dio stvarnosti od putovnice; ako u ugovoru pomješate ta dva, rizikirate da dio potrebnih podataka jednostavno neće biti pokriven.
Zašto se to često primjeti tek kasnije
Ova greška dugo ostaje nevidljiva upravo zato što obveza sama još nije stupila na snagu. Ugovor koji ništa ne uređuje o putovnici danas ne predstavlja problem — isporuka se nastavlja kako treba, čelik se obradi, račun se plati. Tek u trenutku kada putovnicu zaista trebalo treba sastaviti, postaje jasno da nema afdwingbare dogovora o podacima koji su za to potrebni.
I tekući ugovori s rokom od nekoliko godina predstavljaju točku pažnje. Okvirni ugovor koji se sada zaključuje na tri ili pet godina potencijalno se nastavlja nakon trenutka u kojem obveze stupaju na snagu. Ako sada ništa o tome ne zabilježite, trebat ćete kasnije ponovno otvoriti ugovor — često teži razgovor nego što bi bila odredba od početka.
Što dobro funkcionira: dogovori koji se kreću s vremenom
Ugovornu odredbu ne trebalo ne trebate referirati na brojeve dijelova ili točne rokove koji još nisu određeni. Što dobro funkcionira, je opća obveza dobavljača da dostavi podatke potrebne za sukladnost s tada važećom regulacijom, uključujući dogovor o obliku i vremenu dostave. Na taj način odredba ostaje upotrebljiva, čak i ako se službeni datum obveze pomakne ili delegirana uredba doda detalje koji sada još nisu poznati.
Pomaže i da u ugovor zabilježite tko u lancu koji ulogu ispunjava: tko se smatra proizvođačem, tko se smatra uvoznicima i tko je na kraju odgovoran za sastavljanje putovnice. Ovi se pojmovi definiraju u samoj verordbi, te se preporučuje da se pri izradi ugovora na to nastavi prilagođavati. U bazi znanja s objašnjenjima po ulozi po situaciji je razrađeno koja uloga obično pripada kojem članku u lancu.
Svezu s postojećim dogovorima
Ugovori o čeliku često već sadrže odredbe o certifikatima kvalitete, porijeklu i sukladnosti. Digitalni produktni pasoš ne dolazi odvojeno pored toga, već se u praksi mora na to uklopiti. Ugovorna odredba koja spominje pasoš bez nazivanja te veze ostavlja prostor za raspravu o tome tko je odgovoran za što u trenutku kada nešto nedostaje ili nije kako treba.
Onaj koji sumnja je li postojeći ugovor dovoljno opremljen može sa nekoliko pitanja dobiti prvi pregled gdje stoji vlastita situacija. To nije zamjena za pravni savjet o specifičnom ugovoru, ali jest dobar početak kako bi se utvrdilo je li potrebna dodatna razrada.
Što već sada možete učiniti
Nije potrebno prepisivati svaki ugovor već danas u potpunosti. Međutim, razumno je da se novim ugovorima i produžetcima doda opća odredba o isporuci podataka za pasoš, te da se za postojeće dugoročne ugovore provjeri je li trajanje preklapanja s razdobljem u kojem počinje obaveza. Odgovori na često postavljana pitanja o tom preklapanju prikupljeni su na stranici s često postavljanim pitanjimai onaj koji želi znati kako se podaci za pasoš točno kreiraju, čita to na stranici o tome kako se informacije grade.
Za pravne detalje specifičnog ugovora i dalje je razumno konzultirati se s pravnikom; ovaj članak opisuje muster koji se često dogodi, ne savjet za vlastiti ugovor. Želite li prvo sam steći pregled gdje vaše poduzeće stoji, napravite besplatnu brzu analizu ili pročitajte druge teme u bazi znanja.