L'erreur la plus courante lors de l'enregistrement du passeport numérique des produits dans les contrats d'achat d'acier est que les entreprises n'en parlent pas du tout, ou seulement lorsque la première livraison est déjà en route. Conséquence : il n'y a alors pas de base contractuelle pour tenir un fournisseur responsable si les données sont manquantes, incomplètes ou ne correspondent simplement pas à ce que le passeport doit contenir.
La solution n'est pas compliquée, mais elle exige que vous agissiez à temps. En incluant dès maintenant une disposition concernant la fourniture de données et la responsabilité dans vos conditions d'achat ou vos accords-cadres, vous évitez de devoir négocier après coup sur quelque chose qui aurait dû être réglé à la commande.
Ce qui se passe mal en pratique
Dans de nombreuses entreprises, l'achat est séparé de la personne qui sera responsable du passeport. L'acheteur conclut un contrat sur la base du prix, du délai de livraison et de la qualité, et ne pense pas à la question de savoir quelles données le fournisseur doit fournir pour le passeport numérique des produits. Ce n'est que lorsque le passeport doit être constitué qu'il s'avère qu'il n'y a pas d'accord sur la question de savoir qui fournit quelles données, sous quelle forme et dans quel délai.
Un deuxième problème récurrent est que les contrats existants font référence aux certificats et au marquage CE, mais pas à l'ensemble plus large de données envisagées par le règlement. Un certificat de contrôle couvre une autre partie de la réalité que le passeport; si vous confondez les deux dans un contrat, vous risquez qu'une partie des informations nécessaires ne soit tout simplement pas couverte.
Pourquoi cette erreur passe souvent inaperçue
Cette erreur reste longtemps invisible, précisément parce que l'obligation elle-même n'est pas encore en vigueur. Un contrat qui ne rien prévoir sur le passeport ne pose pas de problème aujourd'hui — la livraison se fait simplement, l'acier est transformé, la facture est payée. Ce n'est que au moment où le passeport doit réellement être constitué qu'il devient clair qu'il n'existe pas d'accord exécutoire sur les données nécessaires à cette fin.
Les contrats en cours ayant une durée de plusieurs années soulèvent également une question d'attention. Un accord-cadre conclu maintenant pour trois ou cinq ans pourrait s'étendre au-delà du moment où les obligations prennent effet. Si vous ne rien fixez à ce sujet maintenant, vous devrez rouvrir l'accord plus tard — souvent une conversation plus difficile que si la disposition y figurait depuis le début.
Ce qui fonctionne : les accords qui s'adaptent
Une disposition contractuelle n'a pas besoin de faire référence à des numéros d'article ou à des délais exacts qui ne sont pas encore fixés. Ce qui fonctionne, c'est une obligation générale pour le fournisseur de fournir les données nécessaires pour se conformer à la réglementation applicable, y compris un accord sur la forme et le moment de la fourniture. De cette façon, la disposition reste utile, même si la date officielle de l'obligation change ou si l'acte délégué ajoute des détails qui ne sont pas encore connus.
Il est également utile de préciser dans le contrat qui joue quel rôle dans la chaîne : qui est considéré comme fabricant, qui est importateur, et qui est finalement responsable de la constitution du passeport. Ces concepts sont définis dans le règlement lui-même, et il est recommandé de s'en tenir compte lors de la rédaction des contrats. Dans la base de connaissances avec explication par rôle et obligation il est exposé par situation quel rôle convient habituellement à quel maillon de la chaîne.
L'articulation avec les accords existants
Les contrats relatifs à l'acier contiennent souvent déjà des dispositions concernant les certificats de qualité, l'origine et la conformité. Le passeport numérique des produits ne s'ajoute pas indépendamment à ces dispositions, mais doit s'y adapter dans la pratique. Une disposition contractuelle qui mentionne le passeport sans énoncer cette cohérence laisse place à des discussions sur la responsabilité de chacun au moment où quelque chose manque ou ne correspond pas.
Celui qui hésite à savoir si un contrat existant est suffisamment outillé peut utiliser quelques questions une première indication pour savoir où en est votre propre situation. Ce n'est pas un substitut à un avis juridique sur un contrat spécifique, mais un bon point de départ pour déterminer si un approfondissement est nécessaire.
Ce que vous pouvez faire dès maintenant
Il n'est pas nécessaire de réécrire complètement chaque contrat dès aujourd'hui. Il est toutefois prudent d'inclure dans les nouveaux contrats et les renouvellements une disposition générale relative à la fourniture de données pour le passeport, et de vérifier dans les accords existants à long terme si la durée couvre la période au cours de laquelle l'obligation entre en vigueur. Les réponses aux questions fréquemment posées sur cette interaction sont regroupées sur la page des questions fréquemment poséeset celui qui souhaite savoir comment les données du passeport sont exactement établies le lira sur la page expliquant comment l'information est constituée.
Pour les détails juridiques d'un contrat spécifique, il reste prudent de consulter un juriste ; cet article décrit le schéma qui échoue généralement, non l'avis pour votre propre accord. Si vous voulez d'abord vous faire une idée de la situation de votre entreprise, effectuez l'analyse rapide gratuite ou lisez les autres sujets de la base de connaissances.