Der häufigste Fehler bei der Festlegung des digitalen Produktpasses in Stahlkaufsverträgen besteht darin, dass Unternehmen gar nichts darüber aufnehmen oder erst dann, wenn die erste Lieferung bereits unterwegs ist. Die Folge: Es gibt dann keine vertragliche Grundlage, um einen Lieferanten zur Rede zu stellen, wenn Daten fehlen, unvollständig sind oder einfach nicht dem entsprechen, was der Pass künftig enthalten muss.
Die Lösung ist nicht kompliziert, erfordert aber, dass Sie rechtzeitig aktiv werden. Indem Sie bereits jetzt eine Regelung über Datenlieferung und Haftung in Ihre Einkaufsbedingungen oder Rahmenvereinbarungen aufnehmen, vermeiden Sie, dass Sie später über etwas verhandeln müssen, das eigentlich bereits bei der Bestellung hätte geregelt sein sollen.
Was in der Praxis schiefgeht
Bei vielen Unternehmen ist die Beschaffung von der Person getrennt, die später für den Pass verantwortlich ist. Der Einkäufer schließt einen Vertrag auf Basis von Preis, Lieferzeit und Qualität ab und denkt nicht daran, welche Daten der Lieferant später für den digitalen Produktpass liefern muss. Erst wenn der Pass zusammengestellt werden muss, stellt sich heraus, dass es keine Absprache gibt, wer welche Daten liefert, in welcher Form und innerhalb welcher Frist.
Ein zweites wiederkehrendes Problem besteht darin, dass bestehende Verträge zwar auf Zertifikate und CE-Kennzeichnung verweisen, aber nicht auf die umfassendere Datenmenge, die die Verordnung vorsieht. Ein Inspektionszertifikat deckt einen anderen Teil der Realität ab als der Pass; wer die beiden in einem Vertrag durcheinanderbringt, läuft Gefahr, dass ein Teil der erforderlichen Informationen schlicht nicht abgedeckt ist.
Warum dieser Fehler oft erst spät auffällt
Dieser Fehler bleibt lange unsichtbar, gerade weil die Verpflichtung selbst noch nicht in Kraft ist. Ein Vertrag, der nichts über den Pass regelt, wirft heute kein Problem auf — die Lieferung erfolgt einfach, der Stahl wird verarbeitet, die Rechnung wird bezahlt. Erst wenn der Pass tatsächlich zusammengestellt werden muss, wird deutlich, dass es keine durchsetzbare Absprache über die dafür erforderlichen Daten gibt.
Auch laufende Verträge mit einer Laufzeit von mehreren Jahren sind ein Punkt, auf den zu achten ist. Eine Rahmenvereinbarung, die jetzt für drei oder fünf Jahre abgeschlossen wird, kann möglicherweise über den Zeitpunkt hinaus laufen, zu dem die Verpflichtungen in Kraft treten. Wer dort jetzt nichts festlegt, muss die Vereinbarung später wieder öffnen — oft ein schwierigeres Gespräch, als wenn die Regelung von Anfang an darin enthalten ist.
Was funktioniert: Absprachen, die sich anpassen
Eine Vertragsbestimmung muss nicht auf Artikelnummern oder genaue Fristen verweisen, die noch nicht feststehen. Was funktioniert, ist eine allgemeine Verpflichtung für den Lieferanten, die Daten zu liefern, die erforderlich sind, um die dann geltenden Vorschriften einzuhalten, einschließlich einer Absprache über die Form und den Zeitpunkt der Lieferung. So bleibt die Bestimmung brauchbar, auch wenn sich der offizielle Verpflichtungstermin verschiebt oder die delegierte Handlung Details hinzufügt, die jetzt noch nicht bekannt sind.
Es hilft auch, im Vertrag festzulegen, wer in der Lieferkette welche Rolle erfüllt: wer als Hersteller gilt, wer als Importeur, und wer letztendlich verantwortlich ist für die Zusammenstellung des Passes. Diese Begriffe werden in der Verordnung selbst definiert, und es ist ratsam, sich beim Aufstellen von Verträgen danach zu richten. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Rolle und Verpflichtung ist pro Situation ausgearbeitet, welche Rolle üblicherweise zu welchem Glied in der Lieferkette gehört.
Der Zusammenhang mit bestehenden Absprachen
Stahlverträge enthalten häufig bereits Regelungen zu Qualitätszertifikaten, Herkunft und Konformität. Der digitale Produktpass steht neben diesen nicht isoliert, sondern muss in der Praxis an sie angebunden sein. Eine Vertragsbedingung, die den Pass nennt, ohne diesen Zusammenhang zu erwähnen, lässt Raum für Diskussionen darüber, wer in dem Moment haftet, in dem etwas fehlt oder nicht stimmt.
Wer unsicher ist, ob ein bestehender Vertrag ausreichend ausgestattet ist, kann mit ein paar Fragen eine erste Indikation erhalten überprüfen, wo die eigene Situation steht. Das ist kein Ersatz für Rechtsberatung zu einem spezifischen Vertrag, sondern ein guter Ausgangspunkt, um festzustellen, ob eine Vertiefung erforderlich ist.
Was Sie jetzt schon tun können
Es ist nicht notwendig, jeden Vertrag heute schon komplett umzuschreiben. Es ist jedoch ratsam, bei neuen Verträgen und Verlängerungen eine allgemeine Regelung zur Datenlieferung für den Pass aufzunehmen und bei bestehenden langfristigen Vereinbarungen zu prüfen, ob die Laufzeit den Zeitraum erfasst, in dem die Verpflichtung eintritt. Antworten auf häufig gestellte Fragen zu dieser zeitlichen Überschneidung finden sich auf der Seite mit häufig gestellten Fragen, und wer wissen möchte, wie die Daten für den Pass genau entstehen, liest das unter der Seite darüber, wie die Informationen aufgebaut werden.
Für die Rechtsdetails eines spezifischen Vertrags ist es ratsam, einen Juristen zu befragen; dieser Artikel beschreibt das Muster, das häufig schiefgeht, nicht die Beratung für Ihre eigene Vereinbarung. Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick darüber erhalten, wo Ihr Unternehmen steht, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank.