Najczęstszym błędem przy ustalaniu cyfrowego paszportu produktu w umowach zakupu stali jest to, że firmy wcale tego nie uwzględniają lub tylko wtedy, gdy pierwsza dostawa jest już w drodze. Skutkiem jest to, że nie ma wówczas podstawy umownej do pociągnięcia dostawcy do odpowiedzialności, jeśli dane są niekompletne, niepełne lub po prostu nie odpowiadają temu, co paszport ma zawierać.
Rozwiązanie nie jest skomplikowane, ale wymaga, aby zadziałać na czas. Poprzez uwzględnienie już teraz postanowienia dotyczącego dostarczenia danych i odpowiedzialności w warunkach zakupu lub umowach ramowych, uniknie się konieczności ponownych negocjacji w przyszłości w sprawie czegoś, co powinno zostało uregulowane przy złożeniu zamówienia.
Co w praktyce idzie nie tak
W wielu firmach zakupy są oddzielone od osoby odpowiedzialnej za paszport. Pracownik ds. zakupów zawiera umowę na podstawie ceny, czasu dostawy i jakości i nie myśli o tym, jakie dane dostawca będzie musiał dostarczyć dla cyfrowego paszportu produktu. Dopiero gdy trzeba będzie złożyć paszport, okazuje się, że nie ma umowy dotyczącej tego, kto dostarcza jakie dane, w jakiej formie i w jakim terminie.
Drugim powtarzającym się problemem jest to, że istniejące umowy zawierają wprawdzie odniesienia do certyfikatów i oznakowania CE, ale nie do szerszego zestawu danych, które ma na myśli rozporządzenie. Certyfikat badania obejmuje inną część rzeczywistości niż paszport; jeśli w umowie pomiesza się te dwie rzeczy, istnieje ryzyko, że część niezbędnych informacji po prostu nie będzie objęta.
Dlaczego ten błąd jest często zauważany zbyt późno
Ten błąd pozostaje długo niezauważony, właśnie dlatego, że sam obowiązek nie jest jeszcze w mocy. Umowa, która nic nie reguluje w sprawie paszportu, nie stanowi dziś problemu — dostawa przebiega normalnie, stal jest przetwarzana, rachunek jest opłacany. Dopiero w momencie, gdy paszport faktycznie trzeba będzie złożyć, okazuje się, że nie ma wiążącej umowy dotyczącej potrzebnych do tego danych.
Również umowy bieżące z wieloletnim okresem obowiązywania wymagają uwagi. Umowa ramowa zawarta teraz na trzy lub pięć lat może trwać dłużej niż moment, w którym obowiązki wejdą w życie. Jeśli nie ustali się tego teraz, trzeba będzie później wznowić umowę — często trudniejsza rozmowa niż gdy postanowienie było w niej od samego początku.
Co zadziała: umowy, które się zmieniają
Postanowienie umowne nie musi odnosić się do numerów artykułów lub dokładnych terminów, które jeszcze nie zostały ustalone. Co zadziała, to ogólny obowiązek dostawcy do dostarczenia danych niezbędnych do spełnienia wówczas obowiązującego prawa, w tym umowa dotycząca formy i momentu dostarczenia. W ten sposób postanowienie pozostaje użyteczne, nawet jeśli oficjalna data obowiązku się zmieni lub akt delegowany doda szczegóły, które teraz nie są jeszcze znane.
Pomocne jest również ustanowienie w umowie, kto w łańcuchu pełni jaką rolę: kto uważany jest za producenta, kto za importera i kto ostatecznie odpowiada za złożenie paszportu. Pojęcia te są zdefiniowane w samym rozporządzeniu i zaleca się odwoływanie się do nich przy opracowywaniu umów. W bazie wiedzy z wyjaśnieniami dotyczącymi każdej roli i obowiązku omówiona jest dla każdej sytuacji, która rola zwykle odpowiada któremu ogniwie w łańcuchu.
Związek z istniejącymi umowami
Umowy dotyczące stali zawierają często już postanowienia dotyczące certyfikatów jakości, pochodzenia i zgodności. Cyfrowy paszport produktu nie stoi obok nich niezależnie, ale musi się w praktyce do nich dostosować. Postanowienie umowy, które wymienia paszport bez nawiązania do tej spójności, pozostawia miejsce dla dyskusji o tym, kto za co odpowiada w momencie, gdy coś brakuje lub się nie zgadza.
Kto wątpi, czy istniejąca umowa jest wystarczająco przygotowana, może z kilka pytań wstępną ocenę od tego, gdzie stoi własna sytuacja. To nie jest zastąpienie porady prawnej dotyczącej konkretnej umowy, ale dobry punkt wyjścia do ustalenia, czy pogłębienie jest niezbędne.
Co możesz zrobić już teraz
Nie ma potrzeby przepisywać każdą umowę dzisiaj całkowicie. Warto jednak w nowych umowach i przedłużeniach wprowadzić ogólne postanowienie dotyczące dostarczenia danych do paszportu, a w istniejących umowach długoterminowych sprawdzić, czy okres obowiązywania okresu przypada na okres, w którym zobowiązanie wchodzi w życie. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące tego współwystępowania zebrano na stronie z odpowiedziami na pytaniai kto chce wiedzieć, jak dokładnie tworzone są dane do paszportu, przeczyta to na stronie o tym, jak informacje są budowane.
Aby uzyskać szczegóły prawne konkretnej umowy, wciąż warto skonsultować się z prawnikiem; artykuł ten opisuje schemat, który często się nie udaje, a nie poradę dla własnej umowy. Chcesz najpierw sam zorientować się, gdzie stoi Twoja firma, wykonaj bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy.