Ja, technisch gesehen können Sie das digitale Produktpass für Stahl selbst hosten. Die Verordnung schreibt nicht vor, welche Partei die Daten speichern oder anzeigen muss. Was jedoch festgelegt ist, sind Anforderungen daran, wie lange das Pasport zugänglich bleiben muss, in welchem Format und wie zuverlässig die Verknüpfung mit dem QR-Code sein muss. Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, wer das Hosting durchführt — Sie selbst, eine IT-Abteilung oder eine externe Partei.
Die Frage lautet also weniger "darf ich es selbst" und eher "kann ich es selbst, und für wie lange". Ein Produktpass, das zehn Jahre lang erreichbar sein muss, überlebt in der Praxis oft mehrere Serverwechsel, ein paar Wechsel des IT-Dienstleisters und möglicherweise eine Unternehmensübernahme. Das ist eine andere Aufgabe als eine Website, die Sie dieses Jahr online stellen.
Was die Verordnung vorschreibt, unabhängig davon, wer Hosting durchführt
Der Kern ist immer gleich: Das Pasport muss während des vorgeschriebenen Zeitraums über den QR-Code abrufbar sein, die Daten müssen mit dem übereinstimmen, was zum Zeitpunkt der Erfassung bekannt war, und es muss nachvollziehbar sein, woher die Informationen stammen. Aufsichtsbehörden schauen dabei auf das Ergebnis — ist das Pasport erreichbar und korrekt — nicht auf die Technik, mit der dies erreicht wird. Das macht Selbsthosting grundsätzlich möglich, verlagert aber alle Verantwortung für dieses Ergebnis auf Sie.
Wer dies in Betracht zieht, tut gut daran, zunächst zu lesen, was genau über Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsfrist festgelegt ist. Unter wie die Daten zu einem Pasport werden wird erläutert, welche Schritte dazu gehören, von der ersten Eingabe bis zur Verknüpfung mit dem QR-Träger.
Wo Selbsthosting endet und Outsourcing beginnt
Die erste Version eines Passports zu erstellen, ist für ein technisch versiertes Unternehmen oft noch überschaubar: Daten sammeln, ein Format wählen, einen QR-Code generieren. Schwieriger wird es bei allem, was danach kommt. Ein Server, der zehn Jahre lang ohne Unterbrechung online sein muss, erfordert Wartung, Backups und einen Plan für den Fall, dass Ihr aktueller Hosting-Anbieter seinen Dienst einstellt oder Insolvenz anmeldet. Eine Änderung des Formats, das die Verordnung vorschreibt, müssen Sie selbst erkennen und umsetzen. Und wenn Ihr Unternehmen seinen Namen ändert, übernommen wird oder eingestellt wird, muss jemand dafür sorgen, dass die QR-Codes auf allen ausgelieferten Stahlprodukten weiterhin funktionieren.
Dieser letzte Punkt ist für viele KMU der Wendepunkt. Einen eigenen Server für die Dauer eines Projekts zu pflegen ist etwas anderes, als zu garantieren, dass ein QR-Code, der heute auf eine Charge Stahlprofile aufgebracht wird, in acht Jahren noch auf die richtigen Daten verweist — auch wenn Ihr Unternehmen dann nicht mehr in der gleichen Form existiert. Das ist genau der Grund, warum manche Unternehmen das Hosting bewusst an eine Partei outsourcen, die dafür strukturell eingerichtet ist, und die Datenerfassung und rechtliche Inhalte selbst in die Hand behalten.
Fragen, die Sie sich selbst stellen können, bevor Sie sich entscheiden
Für jemanden, der Selbsthosting in Betracht zieht, sind ein paar Fragen hilfreich: Wer in Ihrer Organisation ist in zehn Jahren noch für diese Technik verantwortlich, was passiert mit den QR-Codes, wenn Ihr Unternehmen den Besitzer wechselt, und gibt es eine Sicherungskopie der Daten außerhalb Ihres eigenen Systems. Keine dieser Fragen hat eine rechtlich zwingende Antwort — die Verordnung lässt die Ausgestaltung offen — aber sie bestimmen, ob Selbsthosting in der Praxis tragfähig ist.
Auch die Kostenseite spielt eine Rolle. Einen Server, Sicherheit und Wartung zehn Jahre lang selbst zu unterhalten, hat einen Preis, der nicht immer sofort sichtbar ist, weil er sich erst langfristig summiert. Ein Überblick über die Kosten für Hosting über einen externen Anbieter finden Sie auf der Preisseite, sodass Sie das gegen Ihre eigene Einschätzung abwägen können.
Wer unsicher ist, ob Selbsthosting für die eigene Situation sinnvoll ist, findet in der Wissensdatenbank mit ausgearbeiteten Themen pro Situation mehr Hintergrund zu den Anforderungen an Aufbewahrungsdauer und Zugänglichkeit. Für Ihre eigene, spezifische Situation ist es ratsam, den offiziellen Text zu konsultieren oder einen Juristen zu fragen.
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