Ja, tekniskt sett kan ni vara värd för det digitala produktpasset för stål själva. Förordningen föreskriver inte vilken part som måste bevara eller presentera uppgifterna. Det som däremot anges är krav på hur länge passet måste förbli tillgängligt, i vilket format, och hur pålitlig kopplingen till QR-koden måste vara. Dessa krav gäller oavsett vem som ansvarar för värdskapet — ni själva, en IT-avdelning eller en extern part.
Frågan är således mindre "får jag göra det själv" och mer "kan jag göra det själv, och för hur länge". Ett produktpass som måste vara åtkomligt i tio år överlevde ofta flera serverbyte, ett par byten av IT-leverantör och möjligen ett företagsförvärv i praktiken. Det är en annan uppgift än en webbplats som ni sätter online i år.
Vad förordningen kräver, oavsett vem som ansvarar för värdskapet
Kärnan är alltid densamma: passet måste kunna begäras under den föreskrivna perioden via QR-koden, uppgifterna måste överensstämma med vad som var känt när de registrerades, och det måste vara möjligt att spåra informationens ursprung. Tillsynsmyndigheter tittar då på resultatet — är passet tillgängligt och korrekt — inte på den teknik med vilken detta uppnås. Det gör egenvärdskap principiellt möjligt, men det förskjuter allt ansvar för det resultatet till er.
Den som överväger detta gör klokt i att först läsa vad som exakt är fastställt om spårbarhet och bevaringstid. På hur uppgifterna blir till ett pass förklaras vilka steg som hör till processen, från första inmatning till kopplingen med QR-bäraren.
Där egenvärdskap slutar och outsourcing börjar
Det är ofta fortfarande överskådligt för ett tekniskt kunnigt företag att skapa första versionen av ett pass: samla in uppgifter, välja ett format, generera en QR-kod. Där det blir svårare är allt som kommer efter. En server som måste vara online utan avbrott i tio år kräver underhåll, säkerhetskopior och en plan för när er nuvarande värdarksleverantör slutar eller blir insolvent. En förändring i det format som förordningen föreskriver måste ni själva registrera och genomföra. Och om ert företag byter namn, förvärvas eller upphör måste det finnas någon som ser till att QR-koderna på all levererad stålprodukt fortsätter att fungera.
Det senare är ofta vändpunkten för många små och medelstora företag. Att underhålla en egen server för varaktigheten av ett projekt är annorlunda än att garantera att en QR-kod som klistras på ett parti stålprofiler idag pekar på rätt uppgifter om åtta år — även om ert företag då inte längre finns på samma sätt. Det är exakt anledningen till att vissa företag medvetet outsourcar värdskapet till en part som är strukturellt inrättad för det, och själva behåller datainsamling och juridiskt innehål.
Frågor som ni kan ställa er själva innan ni väljer
För den som överväger egenvärdskap är ett par frågor användbara: vem i er organisation är ansvarig för denna teknik om tio år, vad händer med QR-koderna om ert företag byter ägare, och finns det en säkerhetskopia av uppgifterna utanför ert eget system. Ingen av dessa frågor har ett juridiskt obligatoriskt svar — förordningen lämnar utformningen fri — men de avgör huruvida egenvärdskap är praktiskt hållbart.
Även kostnadsaspekten spelar in. Att själv underhålla en server, säkerhet och service i tio år har ett pris som inte alltid är omedelbar synligt, eftersom det först summeras på längre sikt. En översikt över vad värdskap via en extern part kostar finns på prissidan, så att ni kan väga det mot en egen bedömning.
Den som är osäker på om egenvärdskap är förnuftig för sin egen situation finner i kunskapsbas med utarbetade ämnen per situation mer bakgrund om kraven på bevarandeperiod och tillgänglighet. För din egen, specifika situation rekommenderas det att konsultera den officiella texten eller fråga en jurist.
Vill du först se exakt var ditt företag står innan du väljer mellan att göra det själv och att lägga ut det på entreprenad? Gör den kostnadsfria produktscanningen med ett par korta frågor och få omedelbar en indikation.