Sì, tecnicamente è possibile ospitare voi stessi il passaporto digitale del prodotto per l'acciaio. Il regolamento non prescrive quale parte debba conservare o presentare i dati. Ciò che è invece previsto sono i requisiti su quanto a lungo il passaporto deve rimanere accessibile, in quale formato e quanto affidabile deve essere il collegamento con il codice QR. Questi requisiti si applicano indipendentemente da chi esegue l'hosting — voi stessi, un reparto IT o una terza parte.
La domanda è quindi meno "posso farlo" e più "posso farlo io, e per quanto tempo". Un passaporto del prodotto che deve rimanere accessibile per dieci anni nella pratica spesso sopravvive a più cambi di server, a qualche cambio di fornitore IT e forse a un'acquisizione aziendale. Questa è un'impresa diversa da un sito web che mettete online quest'anno.
Ciò che il regolamento richiede, indipendentemente da chi fa l'hosting
Il nucleo è sempre lo stesso: il passaporto deve essere consultabile tramite il codice QR durante il periodo prescritto, i dati devono corrispondere a ciò che era noto al momento della registrazione e deve essere tracciabile l'origine delle informazioni. Le autorità di vigilanza guardano al risultato — il passaporto è accessibile e corretto — non alla tecnologia con cui viene raggiunto. Questo rende l'auto-hosting in linea di principio possibile, ma sposta tutta la responsabilità di tale risultato verso di voi.
Chi lo considera farebbe bene a leggere innanzitutto cosa è esattamente stabilito sulla tracciabilità e sulla durata della conservazione. Su come i dati diventano un passaporto è illustrato quali passaggi sono coinvolti, dal primo inserimento al collegamento con il supporto QR.
Dove il fai-da-te finisce e l'outsourcing inizia
Per un'azienda tecnicamente qualificata, creare la prima versione di un passaporto è spesso ancora gestibile: raccogliere dati, scegliere un formato, generare un codice QR. Dove diventa più difficile è in tutto ciò che viene dopo. Un server che deve rimanere online senza interruzioni per dieci anni richiede manutenzione, backup e un piano per il momento in cui il vostro attuale fornitore di hosting smette o fallisce. Un cambiamento nel formato prescritto dal regolamento dovete rilevarlo e implementarlo voi stessi. E se la vostra azienda cambia nome, viene acquisita o chiude, deve esserci qualcuno che faccia continuare a funzionare i codici QR di tutti i prodotti in acciaio già consegnati.
Questo ultimo punto è per molte PMI il punto di svolta. Mantenere un server proprio per la durata di un progetto è diverso dal garantire che un codice QR incollato oggi su un lotto di profili in acciaio rimandi ancora ai dati corretti fra otto anni — anche se la vostra azienda allora non esisterà più nello stesso modo. Questa è esattamente la ragione per cui alcuni'aziende scelgono consapevolmente di affidare l'hosting a una parte che è strutturalmente attrezzata per questo, mentre mantengono in proprio la raccolta dei dati e il contenuto legale.
Domande che potete porvi prima di scegliere
Per chi considera l'auto-hosting, alcune domande sono utili: chi nella vostra organizzazione sarà responsabile di questa tecnologia fra dieci anni, cosa succede ai codici QR se la vostra azienda cambia proprietario, ed esiste una copia di backup dei dati al di fuori del vostro sistema. Nessuna di queste domande ha una risposta giuridicamente obbligatoria — il regolamento lascia libera l'implementazione — ma determinano se l'auto-hosting è praticamente sostenibile.
Anche l'aspetto dei costi gioca un ruolo. Mantenere da soli un server, la sicurezza e la manutenzione per dieci anni ha un costo che non sempre è immediatamente visibile, perché si somma solo a lungo termine. Una panoramica di cosa costa l'hosting attraverso una terza parte si trova sulla pagina dei prezzi, in modo da poterlo confrontare con una vostra valutazione.
Chi dubita che l'auto-hosting sia saggio per la propria situazione trova in banca dati con argomenti elaborati per situazione ulteriori informazioni sui requisiti di conservazione e accessibilità. Per la vostra situazione specifica, rimane consigliabile consultare il testo ufficiale o rivolgersi a un legale.
Desiderate prima vedere dove si trova esattamente la vostra azienda prima di scegliere tra gestire autonomamente e esternalizzare? Fate il scansione dei prodotti con poche domande brevi e ricevete subito un'indicazione.