Ja, tehnično gledano lahko sami gostite digitalno produktno potrdilo za jeklo. Uredba ne predpisuje, katera stran mora podatke hraniti ali prikazati. Vendar pa ima zahteve glede tega, kako dolgo mora biti potrdilo dostopno, v katerem formatu in kako zanesljiva mora biti povezava s QR-kodo. Te zahteve veljajo ne glede na to, kdo izvaja gostovanje — vi sami, oddelek za informatiko ali zunanji ponudnik.
Vprašanje je torej manj »ali smem« in bolj »ali zmogu in za kako dolgo«. Produktno potrdilo, ki mora biti dostopno deset let, v praksi pogosto preživi več zamenjav strežnikov, nekaj zamenjav IT-dobavitelja in morda prevzem podjetja. To je drugačna naloga kot spletna stran, ki jo leto letos postavite na spletu.
Kaj zahteva uredba, ne glede na to, kdo izvaja gostovanje
Jedro je vedno isto: potrdilo mora biti dostopno prek QR-kode v predpisanem obdobju, podatki se morajo ujemati s tem, kar je bilo znano v trenutku beleženja, in mora biti mogoče slediti, od kod podaci izhajajo. Nadzorni organi pri tem gledajo na rezultat — ali je potrdilo dostopno in pravilno — ne na tehniko, s katero se to doseže. To lastno gostovanje sicer omogoča, vendar pa prenaša vso odgovornost za ta rezultat nase.
Kdor to premišljuje, bi moral najprej prebrati, kaj točno je določeno o sledljivosti in roku hrambe. Na kako iz podatkov nastane potrdilo je pojasnjeno, kateri koraki pri tem sodijo, od prve vnosa do povezave s QR-nosilcem.
Kje preneha lastna izvedba in se začne outsourcing
Izdelava prve različice potrdila je za tehnično usposobljeno podjetje pogosto še obvladljiva: zbiranje podatkov, izbira formata, ustvarjanje QR-kode. Teže postane pri vsem, kar sledi. Strežnik, ki mora biti deset let neprekinjeno na spletu, zahteva vzdrževanje, varnostne kopije in načrt za primer, ko trenutni ponudnik vašega paketnega gostovanja preneha ali propade. Sprememba v formatu, ki ga predpisuje uredba, morate sami prepoznati in uvesti. In če se vaše podjetje preimenuje, ga prevzamejo ali preneha obstajati, mora biti nekdo, ki poskrbi, da QR-kode vseh izdanih jeklenih proizvodov ostanejo delujoče.
Ta zadnja točka je za številna mala in srednje velika podjetja prelomna. Vzdrževanje lastnega strežnika za trajanje enega projekta je drugače kot zagotavljanje, da QR-koda, ki jo danes nalepite na pošiljko jeklenih profilov, čez osem let še vedno kaže na pravilne podatke — tudi če vaše podjetje do takrat ne obstaja več na enak način. To je natanko razlog, da se nekatera podjetja zavestno odločijo za outsourcing gostovanja tretji osebi, ki je za to strukturno urejena, zbiranje podatkov in pravno vsebino pa obdrže v lastnih rokah.
Vprašanja, ki si jih lahko postavite, preden se odločite
Za tiste, ki premišljujejo lastno gostovanje, je uporabnih nekaj vprašanj: kdo v vaši organizaciji bo čez deset let še odgovoren za to tehniko, kaj se zgodi s QR-kodami, če se lastništvo vašega podjetja spremeni, in ali obstaja varnostna kopija podatkov zunaj vašega sistema. Nobeno od teh vprašanj nima pravno obveznega odgovora — uredba dopušča prosto oblikovanje — vendar pa določata, ali je lastno gostovanje v praksi trajnostno.
Svojo vlogo igra tudi stroškovna plat. Vzdrževanje lastnega strežnika, varnosti in vzdrževanja deset let ima ceno, ki ni vedno takoj vidna, ker se pojavi šele na daljši rok. Pregled tega, kaj stane gostovanje pri zunanji osebi, je na strani s cenami, da ga lahko primerjate s svojo oceno.
Tisti, ki dvomita, ali je lastno gostovanje za njihovo situacijo pametno, najdejo v banka znanja z obdelanimi temami za vsako situacijo več ozadja o zahtevah za čas hranjenja in dostopnost. Za lastno specifično situacijo je priporočljivo, da se posvetujete z uradno besedilo ali pravnikom.
Ali želite najprej videti, kje natančno stoji vaše podjetje, preden se odločite med lastno izvedbo in outsourcingom? Opravite brezplačno productscan z nekaj krajšimi vprašanji in takoj dobite navedko.