Oui, techniquement parlant, vous pouvez héberger vous-même le passeport numérique des produits pour l'acier. Le règlement ne prescrit pas quelle partie doit conserver ou afficher les données. Ce qui est prescrit, en revanche, c'est les exigences relatives à la durée d'accessibilité du passeport, au format utilisé et à la fiabilité du lien avec le code QR. Ces exigences s'appliquent quel que soit le responsable de l'hébergement — vous-même, un service informatique ou une partie externe.
La question est donc moins « ai-je le droit » que « puis-je le faire, et pour combien de temps ». Un passeport numérique qui doit rester accessible dix ans survit rarement dans la pratique à plusieurs changements de serveurs, à quelques changements de fournisseur informatique et peut-être à une reprise d'entreprise. C'est une autre tâche qu'un site web que vous mettez en ligne cette année.
Ce que le règlement exige, quel que soit le responsable de l'hébergement
L'essentiel reste toujours le même : le passeport doit pouvoir être consulté via le code QR pendant la période prescrite, les données doivent correspondre à ce qui était connu au moment de leur enregistrement, et il doit être possible de remonter à la source de l'information. Les autorités de contrôle examinent le résultat — le passeport est-il accessible et exact — et non la technique utilisée pour le réaliser. Cela rend l'auto-hébergement techniquement possible, mais cela transfère la responsabilité de ce résultat entièrement vers vous.
Pour ceux qui l'envisagent, il est conseillé de lire d'abord ce qui est exactement défini concernant la traçabilité et la durée de conservation. Sur comment les données deviennent un passeport il est expliqué quelles étapes y sont impliquées, de la première saisie au lien avec le support de code QR.
Où l'auto-gestion s'arrête et la sous-traitance commence
La création d'une première version d'un passeport est souvent gérable pour une entreprise techniquement compétente : recueillir les données, choisir un format, générer un code QR. Ce qui devient plus difficile, c'est tout ce qui suit. Un serveur qui doit rester en ligne sans interruption pendant dix ans exige de la maintenance, des sauvegardes et un plan pour le moment où votre fournisseur d'hébergement actuel cesse ses activités ou fait faillite. Une modification du format prescrit par le règlement, vous devez la détecter et l'appliquer vous-même. Et si votre entreprise change de nom, est reprise ou ferme, quelqu'un doit s'assurer que les codes QR de tous les produits en acier livrés continuent à fonctionner.
Ce dernier point est souvent le point de basculement pour de nombreuses PME. Entretenir un serveur personnel pour la durée d'un projet est différent de garantir qu'un code QR collé aujourd'hui sur un lot de profils en acier pointera vers les bonnes données dans huit ans — même si votre entreprise n'existe plus de la même façon à ce moment-là. C'est précisément la raison pour laquelle certaines entreprises choisissent consciemment de sous-traiter l'hébergement à une partie structurellement préparée à cela, tout en conservant la collecte de données et le contenu juridique en interne.
Les questions que vous pouvez vous poser avant de choisir
Pour ceux qui envisagent l'auto-hébergement, quelques questions sont utiles : qui dans votre organisation sera responsable de cette technique dans dix ans, que se passera-t-il pour les codes QR si votre entreprise change de propriétaire, et existe-t-il une copie de sauvegarde de vos données en dehors de votre propre système. Aucune de ces questions n'a de réponse juridiquement obligatoire — le règlement laisse la mise en œuvre libre — mais elles déterminant si l'auto-hébergement est pratiquement viable.
L'aspect des coûts joue également un rôle. Maintenir vous-même un serveur, la sécurité et la maintenance pendant dix ans a un prix qui n'est pas toujours immédiatement visible, car il s'accumule à plus long terme. Un aperçu de ce que coûte l'hébergement via une partie externe se trouve sur la page des tarifs, afin que vous puissiez le comparer à votre propre estimation.
Celui qui hésite sur le fait que l'auto-hébergement soit raisonnable pour sa propre situation, trouvera dans l' base de connaissances avec des sujets développés par situation plus d'informations sur les exigences en matière de durée de conservation et d'accessibilité. Pour votre situation spécifique, il reste conseillé de consulter le texte officiel ou de demander conseil à un juriste.
Voulez-vous d'abord voir où votre entreprise en est exactement avant de faire un choix entre faire soi-même et sous-traiter ? Faites le analyse de produit avec quelques questions brèves et obtenez immédiatement une indication.