Kurze Antwort
Wenn ein Lieferant die Daten nicht liefert, die für die Zusammenstellung eines digitalen Produktpasses erforderlich sind, kann dieser Pass nicht vollständig werden. Das betrifft nicht nur den Lieferanten selbst: Jeder, der den Stahl oder die Halbfabrikate weiter in der Lieferkette bringt, benötigt diese Daten auch, um seine eigenen Verpflichtungen erfüllen zu können. Ohne vollständige Daten gibt es keinen gültigen Pass, und das kann Auswirkungen auf den Zeitpunkt haben, ab dem Sie das Produkt handeln, weitergeben oder verarbeiten dürfen.
Welche Auswirkungen das konkret hat, hängt von der Rolle ab, die Sie selbst in der Lieferkette haben. Die Verordnung unterscheidet Rollen wie Hersteller, Einführer und Distributor und verbindet diese mit verschiedenen Verpflichtungen. Wer als ‚Anbieter' eingestuft wird, trägt die Verantwortung für den Pass selbst; wer nur weiterleitet, muss vor allem nachweisen können, dass ein gültiger Pass vorhanden ist. In der Wissensdatenbank, in der wir pro Situation erläutern, welche Rolle zu welcher Verpflichtung passt, ist dieser Unterschied weiter ausgearbeitet.
Warum Lieferanten Daten nicht immer bereitstellen
In der Praxis ist eine fehlende Datenlieferung meist kein böser Wille. Kleinere Hersteller und Händler außerhalb der EU sind manchmal noch nicht mit der Verpflichtung vertraut, oder wissen nicht, welche Daten genau angefordert werden. Es kommt auch vor, dass ein Lieferant die Daten zwar hat, aber nicht in einer Form, die einem digitalen Pass entspricht — denken Sie an Analysezertifikate, die nicht mit einem rückverfolgbaren Charge verknüpft sind, oder CO2-Daten, die nur auf Papier vorhanden sind.
Das bedeutet, dass das Fehlen von Daten nicht automatisch auf ein Problem nur bei dem Lieferanten hindeutet. Es kann auch an unkaren Absprachen darüber liegen, wer welche Daten liefert, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt im Beschaffungsprozess. Genau hier spielen Verträge und Einkaufsbedingungen eine Rolle: Wer früh im Prozess festlegt, welche Daten erforderlich sind, verhindert, dass die Frage erst entsteht, wenn der Pass bereits Pflicht ist.
Was praktisch geschieht, wenn Daten fehlen
Wenn Sie selbst für den Pass und die zugrunde liegenden Daten verantwortlich sind und die zugrunde liegenden Daten fehlen, kann das Produkt nicht mit einem gültigen Pass auf den Markt kommen, sobald die Verpflichtung wirksam wird. Aufsichtsbehörden überprüfen bei Kontrollen unter anderem, ob ein Pass vorhanden ist, ob die Daten darin korrekt sind und ob der QR-Datenträger zugänglich ist. Was eine Aufsichtsbehörde in einem konkreten Fall tut und welche Auswirkungen das hat, lässt sich nicht im Voraus vorhersagen; das hängt von der Situation und von der zuständigen Aufsichtsbehörde im betreffenden EU-Land ab.
Wenn Sie nicht der Anbieter sind, aber mit dem Produkt handeln, kann ein fehlender Pass bedeuten, dass Sie das Produkt nicht an Abnehmer weiterverkaufen können, die selbst überprüft werden, oder dass ein Abnehmer aus diesem Grund abspringt. Das ist keine Geldbuße, aber dennoch ein kommerzielles Risiko, das oft spürbarer ist als eine formale Sanktion. Mit einer kurzen Scan-Abfrage, die in ein paar Fragen zeigt, wo Ihre Situation etwa steht, bekommen Sie einen ersten Anhaltspunkt, ob dies für Ihre Produkte relevant ist.
Was Sie bereits jetzt tun können
Der praktischste Zeitpunkt, dies zu regeln, ist bei der nächsten Bestellung, nicht bei der ersten Kontrolle. Legen Sie in Einkaufsbedingungen fest, welche Daten ein Lieferant bereitstellen muss, in welcher Form und was geschieht, wenn diese Daten fehlen oder nicht korrekt sind. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob das System, das Sie verwenden, Lücken in den Daten automatisch anzeigt, sodass ein fehlendes Zertifikat nicht erst bei der Lieferung auffällt. Antworten auf Fragen, die dabei häufig gestellt werden, finden Sie auf der Seite mit häufig gestellten Fragen zum Pass in der Praxis.
Es hilft auch zu wissen, wie die Daten, die in ein Passdatenblatt kommen, technisch abgerufen und überprüft werden — das bestimmt nämlich auch, was schiefgeht, wenn ein Kettenglied etwas nicht liefert. Auf der Seite, die zeigt, woher die Informationen in einem Passdatenblatt stammen ist dieser Prozess beschrieben.
Was noch nicht feststeht
Das genaue Datum, an dem diese Verpflichtungen in Kraft treten, ist noch nicht festgelegt. Die Europäische Kommission arbeitet an einer delegierten Handlung, die voraussichtlich 2026 erscheint; die Verpflichtungen selbst treten voraussichtlich etwa achtzehn Monate später in Kraft. Sobald dieses Datum offiziell festgelegt ist, wird dies auf unserer Website aktualisiert. Für die Folgen in Ihrer eigenen spezifischen Situation — mit Ihren Lieferanten, Ihren Produkten und Ihrer Rolle in der Kette — ist ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Anlaufstelle.
Möchten Sie zunächst einen Eindruck davon bekommen, wo Sie ungefähr stehen, ohne sich sofort verpflichten zu müssen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen, die Ihrer Situation am nächsten kommen.