cómo sé si los datos de mi proveedor extranjero son correctos

Lo que usted debe hacer concretamente

Un comerciante de acero que compra perfiles o material de chapa a un productor fuera de la UE recibe datos que el comerciante no ha presenciado: sin visibilidad sobre la colada, la línea de laminación o el laboratorio donde se realizaron las pruebas. Sin embargo, cuando ese mismo comerciante actúa como importador, es quien es responsable de lo que consta en el pasaporte. Esa es la esencia de la cuestión: confiar en el papel es diferente de poder demostrar que es correcto.

Lo que se espera de usted

Verificar que el pasaporte está presente y completo

El artículo 29 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe las obligaciones de los importadores, e incluye la de verificar si el producto va acompañado del pasaporte digital de productos requerido y si ese pasaporte contiene los datos que prescriben las normas aplicables. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que hay alguien — no necesariamente una función separada, a menudo el comprador o el responsable de calidad — que verifica en cada envío si el pasaporte está presente y si los campos están cumplimentados que corresponden a ese tipo de producto de acero. Qué campos son exactamente esos está descrito en la página sobre qué datos debe solicitar a su proveedor de acero.

No comercializar productos que se sabe que no cumplen

La misma disposición implica que un importador que sabe o puede sospechar razonablemente que un producto no cumple con los requisitos no puede comercializarlo antes de que sea conforme. Esto requiere cierta vigilancia: si un pasaporte es evidentemente incompleto, o si las cifras sobre composición o propiedades mecánicas no son coherentes con lo que es habitual para el tipo de acero, "hemos recibido el pasaporte" no es automáticamente suficiente.

Probar, medir y calcular según los métodos prescritos

El artículo 39 de la ESPR trata sobre los métodos mediante los cuales se prueban, miden o calculan las propiedades de un producto. Para un importador que no realiza pruebas por sí mismo, esto significa principalmente que puede verificarse si el proveedor ha trabajado de acuerdo con el método prescrito para esa característica de producto, en lugar de utilizar un método propio o diferente. Esto es algo que en la práctica es difícil de evaluar sin que el proveedor comunique algo al respecto — de ahí la importancia de documentar qué método se utilizó, no solo cuál fue el resultado.

Tener en cuenta los controles aduaneros en la importación

El artículo 15 del ESPR regula que las autoridades aduaneras pueden controlar en la entrada de productos procedentes de terceros países si el pasaporte digital de producto está presente y es accesible. Para un importador, esto significa que la demora en la frontera puede ser una consecuencia real de un pasaporte que es incorrecto o no se puede consultar, independientemente de lo que se controle posteriormente en la cadena de suministro. Lo que esto significa específicamente para la importación de acero está explicado en la página sobre importación de acero fuera de la Unión Europea.

Vigilar contra la evasión y el deterioro del desempeño

El artículo 40 del ESPR se dirige a evitar que los productos se diseñen, prueben o reporten de tal manera que el desempeño real parezca más favorable de lo que es, o que se eludan las normas. Para la práctica de una empresa comercial, esto se traduce principalmente en vigilancia: los datos que sistemáticamente caen justo dentro de una norma, o los resultados de pruebas que son notablemente favorables en comparación con productos similares, no son prueba de fraude, pero son una razón para hacer más preguntas.

Dónde se producen problemas en la práctica

Un proveedor entrega un pasaporte con datos que se han tomado de un certificado anterior de otra parte, sin que esté claro si esos datos pertenecen al lote actual. Nadie en este lado de la frontera lo nota, porque el pasaporte se ve completo.

Un importador recibe resultados de pruebas, pero no la indicación de qué método de prueba se utilizó. En una inspección, resulta que el método utilizado no es el método prescrito para esa característica bajo el artículo 39 del ESPR, aunque el resultado parecía plausible a primera vista.

En un envío de un tercer país, el pasaporte está presente, pero no es accesible en el momento del control aduanero como se establece en el artículo 15 del ESPR — el código QR se refiere a un servidor que no responde en ese momento. La demora resultante no es causada por datos incorrectos, sino por un problema técnico que nadie había probado.

Una empresa comercial compra el mismo tipo de acero de dos productores en diferentes países y combina los lotes en un envío a su cliente. Los pasaportes de ambos productores utilizan unidades o redondeos ligeramente diferentes, lo que al combinarlos produce una diferencia que nadie había notado. Cómo hacer que esta combinación se realice cuidadosamente está explicado en la página sobre la combinación de datos de múltiples proveedores.

Un importador confía en la reputación del proveedor y omite la verificación de contenido del pasaporte, porque "ese proveedor ha entregado buen trabajo durante años". La reputación dice algo sobre la probabilidad de errores, pero nada sobre lo que se encuentra en una inspección concreta.

Lo que usted puede documentar

• Un procedimiento fijo en el que se verifica en cada envío si el pasaporte está presente y completo, con una lista de verificación fija por grupo de productos.
• Un resumen de qué método de prueba se utilizó para qué dato, separado del resultado en sí, para que posteriormente sea posible rastrear si se ha seguido el artículo 39 del ESPR.
• Correspondencia con el proveedor en la que se ha establecido quién es responsable de la precisión de qué dato — un buen momento para aclarar esto es al redactar el contrato de compra, como se describe en la página sobre acuerdos sobre la entrega de datos del pasaporte en el contrato de compra.
• Una verificación de muestreo fija, por ejemplo, comparando datos del pasaporte con un certificado independiente o informe de prueba, detallado en la página sobre la verificación de la precisión de los datos.
• Un registro de inspecciones aduanales y sus resultados, de modo que un patrón de problemas con un proveedor específico o ruta sea visible antes de que resulte en demoras repetidas.