Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract?

Verwijs in het contract naar de wettelijke leveringsplicht

De levering van paspoortgegevens wordt in een inkoopcontract vastgelegd als een leveringsverplichting die verwijst naar de informatieplicht die de ESPR straks aan fabrikanten, importeurs en andere schakels in de keten oplegt. De ESPR zelf schrijft niet voor hoe een privaatrechtelijk contract eruit moet zien — dat is en blijft iets tussen de contractpartijen. Wat de ESPR wél vastlegt, is wíe welke informatie moet doorgeven aan wie verderop in de keten. Een inkoopcontract kan die wettelijke doorgifteplicht vertalen naar een concrete afspraak: wat er geleverd wordt, wanneer, in welke vorm, en wat er gebeurt als het ontbreekt. Zo'n clausule geeft de inkoper een contractuele stok achter de deur, naast de wettelijke verplichting die de leverancier toch al heeft.

Voor welke inkoop dit relevant is

Dit is relevant voor inkoop van halffabricaten van ijzer en staal bij een fabrikant of importeur binnen de EU, op het moment dat voor die productgroep een gedelegeerde handeling onder de ESPR van kracht is geworden. Artikel 38 ESPR gaat over actoren in de toeleveringsketen die informatie die zij al hebben ontvangen, moeten doorgeven — het schept geen plicht om zelf nieuwe gegevens te verzamelen. Artikel 29 ESPR geldt specifiek voor importeurs: zij moeten nagaan of de fabrikant aan de eisen heeft voldaan voordat het product op de EU-markt komt, en documentatie beschikbaar houden. Dit gaat dus niet op voor aankopen van consumentenproducten, niet voor productgroepen waarvoor nog geen gedelegeerde handeling bestaat, en niet voor inkoop bij een partij die zelf geen fabrikant of importeur is maar puur doorverkoopt zonder eigen verplichting — voor die laatste schakel geldt juist de doorgifteplicht van artikel 38.

Nog geen ingangsdatum, wel een vaste route

Voor ijzer en staal is nog geen gedelegeerde handeling gepubliceerd, dus staat er geen datum vast waarop de leveringsplicht voor het digitaal productpaspoort ingaat. Wat wel vaststaat, is de route uit het ESPR-werkplan 2025-2030: een eerste gedelegeerde handeling wordt verwacht in 2026, met verplichtingen die achttien maanden later ingaan. Tot de handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd, bestaat er geen wettelijke plicht om paspoortgegevens te leveren, en is een contractclausule daarover nog voorbereidend van aard. Zodra de handeling verschijnt, wordt de datum hier vermeld.

De clausule opbouwen: stap voor stap

De opbouw van zo'n clausule volgt meestal deze volgorde. Eerst wordt vastgesteld welke partij in de keten — fabrikant, importeur of tussenhandelaar — verantwoordelijk is voor het aanleveren van de paspoortgegevens; dat volgt uit de rol die die partij volgens de ESPR heeft. Daarna wordt het leveringsmoment gekoppeld aan de fysieke levering van het product, zodat de gegevens niet los raken van de partij goederen waarop ze betrekking hebben. Vervolgens wordt de vorm van aanlevering benoemd: via het platform waar het paspoort wordt gehost, met de QR-datadrager als toegangspunt, of via een ander overeengekomen kanaal. Daarna wordt vastgelegd wat er gebeurt als gegevens ontbreken of onjuist blijken — bijvoorbeeld een hersteltermijn, een meldplicht, of een regeling over aansprakelijkheid voor de gevolgen van onvolledige data. Tot slot wordt de clausule gekoppeld aan de wettelijke bepaling waarop ze steunt, zodat ze automatisch aansluit bij wat er in de ESPR en de toepasselijke gedelegeerde handeling staat, zonder dat het contract zelf de technische inhoud van het paspoort hoeft te herhalen. Deze volgorde zorgt ervoor dat de clausule bruikbaar blijft ook als de gedelegeerde handeling later in detail andere eisen stelt dan nu wordt verwacht.

De wettelijke basis: artikelen 38 en 29 ESPR

Deze opbouw steunt op twee bepalingen uit Verordening (EU) 2024/1781. Artikel 38 regelt de positie van actoren in de toeleveringsketen: wie informatie ontvangt over een product, moet die doorgeven aan de volgende schakel, inclusief eventuele afnemers. Artikel 29 regelt specifiek de verplichtingen van importeurs: zij moeten controleren of de fabrikant aan de eisen heeft voldaan, relevante documentatie bewaren, en die desgevraagd aan toezichthouders tonen. Samen vormen deze artikelen de wettelijke basis waarnaar een inkoopcontract kan verwijzen: het contract legt niet zelf de norm vast, maar koppelt de contractuele leveringsplicht aan de norm die de wetgever al heeft gesteld.

Wie nu een inkoopcontract voorbereidt, kan een clausule opnemen die verwijst naar de toekomstige informatieplicht uit de ESPR zonder al een datum of gegevensformaat vast te leggen, en die clausule activeren zodra de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd — de officiële publicatie is dan het moment om de tekst te toetsen en zo nodig aan te scherpen.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een inkoopcontract voor staal of ijzeren halffabricaten regelt normaal gesproken prijs, levertijd en kwaliteit. Met het productpaspoort in aantocht komt daar een vierde onderwerp bij: de levering van gegevens. Dat is geen aparte wettelijke verplichting los van de ESPR — de verplichtingen liggen bij de fabrikant, de importeur en andere actoren in de toeleveringsketen, zoals beschreven in artikel 38 en artikel 29 van Verordening (EU) 2024/1781. Wat een inkoper wél kan doen, is die verplichtingen vertalen naar afspraken tussen partijen, zodat helder is wie wat levert, wanneer en in welke vorm.

Weten wie de verplichte partij is

Artikel 38 van de ESPR gaat over actoren in de toeleveringsketen: fabrikanten, maar ook anderen die relevante informatie hebben over materialen, bewerkingen of samenstelling. Voor een inkopend bedrijf betekent dit dat het nuttig is om vooraf te weten welke partij in de keten straks welk deel van de paspoortgegevens aanlevert. Bij een handelsketen met meerdere tussenpartijen is dat niet altijd de partij waarmee het contract wordt getekend. Dat onderscheid is precies waar het vaak fout gaat, en het is de reden dat sommige inkopers ervoor kiezen om te bekijken welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van staal opvragen voordat de contracttekst wordt opgesteld.

Importeurs hebben een eigen positie

Wanneer staal van buiten de EU wordt ingekocht, ligt er volgens artikel 29 van de ESPR een aanvullende rol bij de importeur. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat zelf importeert, betekent dit dat de eigen positie in de keten verandert: niet alleen afnemer van gegevens, maar ook partij met een eigen rol richting de eigen afnemers verderop. Dat is een andere situatie dan puur binnen de EU inkopen, en het loont om dat onderscheid in het contract met de buitenlandse leverancier terug te laten komen. Meer over die positie staat beschreven op de pagina over wat het productpaspoort betekent als u staal van buiten de EU invoert.

Gegevens die nu al vastliggen, herbruikbaar maken

Veel van de gegevens die straks in een paspoort komen — samenstelling, herkomst, bewerkingsgeschiedenis — worden nu vaak al vastgelegd in certificaten, materiaalverklaringen of testrapporten. Voor een middelgroot bedrijf is het praktisch om in het inkoopcontract te laten vastleggen dat deze bestaande documentatie in een vorm wordt geleverd die later herbruikt kan worden, in plaats van te wachten tot er een aparte paspoortverplichting is.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt regelmatig terug bij bedrijven die de gegevenslevering pas achteraf proberen te regelen.

Ten eerste: het contract legt de levertijd en kwaliteit van het staal vast, maar zegt niets over de gegevens die daarbij horen. Als de leverancier later niet reageert op een verzoek om aanvullende informatie, staat de inkoper met lege handen — er is dan geen contractuele basis om iets te claimen. Zie ook wat te doen wanneer uw leverancier de gegevens niet levert.

Ten tweede: bij inkoop via een tussenhandelaar wordt aangenomen dat die partij de gegevens van de oorspronkelijke fabrikant wel doorgeeft. In de praktijk gaat informatie op die manier vaak verloren, omdat de tussenhandelaar zelf geen contractuele verplichting heeft om iets door te sturen.

Ten derde: bedrijven die staal van meerdere leveranciers inkopen en verwerken tot één samengesteld product, ontdekken pas laat dat de gegevens van die leveranciers niet in hetzelfde formaat of dezelfde eenheden worden geleverd. Dat maakt het samenvoegen achteraf lastig. Wie hiermee te maken krijgt, kan lezen hoe gegevens van verschillende leveranciers samen te voegen in één paspoort.

Ten vierde: een leverancier buiten de EU levert gegevens aan, maar de inkoper heeft geen manier om die te verifiëren. Zonder afspraak over onderliggende bewijsstukken is het achteraf moeilijk vast te stellen of de informatie klopt. Zie hierover hoe weet ik of gegevens van mijn buitenlandse leverancier kloppen.

Ten vijfde: een leverancier wil bepaalde samenstellings- of procesgegevens niet delen vanwege bedrijfsvertrouwelijkheid, en het contract voorziet niet in een oplossing daarvoor. Dat leidt tot vertraging op het moment dat de gegevens daadwerkelijk nodig zijn. Zie kan ik een nda afspreken en toch aan het paspoort voldoen voor hoe dat vraagstuk beschreven wordt.

Wat u kunt vastleggen

Een inkoopcontract kan, los van de wettelijke verplichtingen die bij fabrikanten en importeurs liggen, een aantal praktische afspraken bevatten die de latere gegevenslevering vergemakkelijken:

Een bepaling over welke documentatie wordt meegeleverd bij elke levering, zoals materiaalcertificaten, herkomstverklaringen en testrapporten, met een omschrijving van de vorm (digitaal, gestructureerd, in welk bestandsformaat).
Een aanwijzing van de verantwoordelijke partij binnen de leveringsketen voor het aanleveren van gegevens, zeker wanneer er tussenhandelaren betrokken zijn.
Een afspraak over updates, voor situaties waarin gegevens na levering nog wijzigen of worden aangevuld.
Een bepaling over vertrouwelijkheid, die aangeeft welke gegevens wel gedeeld worden met de afnemer en welke onder een aparte geheimhoudingsregeling vallen.
Een verwijzing naar een gestandaardiseerd format, zodat gegevens van verschillende leveranciers later makkelijker te combineren zijn.
Een afspraak over verificatie, bijvoorbeeld het recht om onderliggende bewijsstukken op te vragen bij twijfel over de juistheid van geleverde gegevens. Zie ook hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.

Voor bedrijven die het staal na inkoop doorverwerken tot een ander product, is het daarnaast nuttig om in het contract op te nemen hoe de aangeleverde gegevens gebruikt mogen worden bij die verwerking. Dat sluit aan op de vraag wat er met het paspoort gebeurt als staal wordt doorverwerkt tot een ander product.

Deze afspraken lopen vooruit op een verplichting die nog niet in werking is getreden — de exacte inhoud van het paspoort en de bijbehorende verplichtingen worden per productgroep vastgelegd in een gedelegeerde handeling, zoals toegelicht op de pagina over wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepaalt wat er moet gebeuren. Tot die tekst gepubliceerd is, blijven de precieze eisen aan het paspoort onbekend. Wat nu al wel kan, is de gegevensstroom tussen inkoper en leverancier zodanig inrichten dat een latere aansluiting op het paspoort geen volledig nieuwe exercitie wordt.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.