Cum docvmentez furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziție?

Faceți referință în contract la obligația legală de furnizare

Furnizarea datelor pașaportului se consemnează într-un contract de achiziție ca o obligație de furnizare care se referă la obligația de informare pe care ESPR o va impune în curând producătorilor, importatorilor și altor actori din lanț. ESPR în sine nu prescrie cum trebuie să arate un contract de drept privat — aceasta este și rămâne o chestiune între părțile contractuale. Ceea ce ESPR stabilește este cine trebuie să transmită ce informații cui mai departe în lanț. Un contract de achiziție poate traduce acea obligație legală de transmitere într-un acord concret: ce se furnizează, când, în ce formă și ce se întâmplă dacă lipsește. O asemenea clauză oferă cumpărătorului un instrument contractual, în plus față de obligația legală pe care furnizorul o are oricum.

Pentru care achiziții este relevant

Aceasta este relevantă pentru achiziția de semifabricate din fier și oțel de la un producător sau importator din cadrul UE, în momentul în care pentru acea categorie de produse a intrat în vigoare un act delegat în temeiul ESPR. Articolul 38 ESPR se referă la actorii din lanțul de aprovizionare care trebuie să transmită mai departe informațiile pe care le-au primit deja — nu creează o obligație de a colecta date noi. Articolul 29 ESPR se aplică în mod specific importatorilor: aceștia trebuie să verifice dacă producătorul a îndeplinit cerințele înainte ca produsul să intre pe piața UE și trebuie să dețină documentația disponibilă. Deci nu se aplică pentru achizițiile de produse de consum, nu pentru categoriile de produse pentru care nu există încă un act delegat și nu pentru achiziția de la o parte care nu este ea însăși producător sau importator dar doar revinde fără obligație proprie — pentru acel ultim actor se aplică tocmai obligația de transmitere din articolul 38.

Încă nicio dată de intrare în vigoare, dar o cale clară

Pentru fier și oțel nu a fost publicat încă niciun act delegat, deci nu este fixată o dată în care obligația de furnizare a pașaportului digital intră în vigoare. Ceea ce este fixat este calea din planul de lucru ESPR 2025-2030: se așteaptă o primă lege delegată în 2026, cu obligații care intră în vigoare optisprezece luni mai târziu. Până când nu este publicat actul delegat pentru fier și oțel, nu există nicio obligație legală de a furniza datele pașaportului și o clauză contractuală în acest sens este încă de natură pregătitorie. Imediat ce actul apare, data va fi menționată aici.

Construirea clauzei: pas cu pas

Construcția unei asemenea clauzei urmează de obicei această ordine. În primul rând, se stabilește care parte din lanț — producător, importator sau intermediar — este responsabilă pentru furnizarea datelor pașaportului; aceasta rezultă din rolul pe care acea parte îl are conform ESPR. Apoi, momentul furnizării se leagă de livrarea fizică a produsului, astfel încât datele nu se separă de lotul de mărfuri la care se referă. În continuare, se precizează forma de furnizare: prin platforma unde este găzduit pașaportul, cu datadragerul QR ca punct de acces, sau prin alt canal convenit. Apoi se stabilește ce se întâmplă dacă datele lipsesc sau se dovedesc a fi inexacte — de exemplu, un termen de remediere, o obligație de notificare sau o reglementare privind răspunderea pentru consecințele datelor incomplete. În final, clauza se leagă de dispunerea legală pe care se bazează, astfel încât să se alinieze automat cu ceea ce conțin ESPR și actul delegat aplicabil, fără ca contractul în sine să fie nevoit să repete conținutul tehnic al pașaportului. Această ordine asigură că clauza rămâne utilă chiar dacă actul delegat stabilește mai târziu în detaliu cerințe diferite de cele așteptate acum.

Baza legală: articolele 38 și 29 ESPR

Această structură se bazează pe două dispoziții din Regulamentul (UE) 2024/1781. Articolul 38 reglementează poziția actorilor în lanțul de aprovizionare: cine primește informații despre un produs trebuie să le transmită următoarei verigi, inclusiv eventualilor cumpărători. Articolul 29 reglementează în mod specific obligațiile importatorilor: aceștia trebuie să verifice dacă producătorul a respectat cerințele, să păstreze documentația relevantă și să o prezinte autorităților de supraveghere la cerere. Împreună, aceste articole formează baza legală la care un contract de achiziție poate face referință: contractul nu stabilește el însuși norma, ci leagă obligația contractuală de livrare de norma pe care legiuitorul a stabilit-o deja.

Cine pregătește acum un contract de achiziție poate include o clauză care face referință la viitoarea obligație de informare din ESPR fără a stabili deja o dată sau un format de date, și poate activa acea clauză imediat ce actul delegat pentru fier și oțel va fi publicat — publicarea oficială este atunci momentul pentru a verifica textul și a-l clarifica dacă este necesar.

Baza acestui material

Regulamentul însuși se găsește pe EUR-Lex. Facem referiri pentru fiecare afirmație; nu trebuie să ne crezi pe cuvânt.

Ceea ce trebuie să faceți în mod concret

Ceea ce se așteaptă de la dumneavoastră

Un contract de achiziție pentru oțel sau semifabricate din fier reglementează de obicei prețul, termenul de livrare și calitatea. Odată cu productul digital care urmează, apare o a patra temă: furnizarea de date. Aceasta nu este o obligație legală separată de ESPR — obligațiile sunt ale producătorului, importatorului și altor actori din lanțul de aprovizionare, așa cum se descrie în articolul 38 și articolul 29 din Regulamentul (UE) 2024/1781. Ceea ce poate face un cumpărător este să transpună aceste obligații în acorduri între părți, pentru a fi clar cine furnizează ce, când și în ce formă.

Să cunoască care este partea obligatorie

Articolul 38 din ESPR se referă la actorii din lanțul de aprovizionare: producători, dar și alții care au informații relevante despre materiale, prelucrări sau compoziție. Pentru o întreprindere cumpărătoare, aceasta înseamnă că este util să știe în prealabil care parte din lanț va furniza mai târziu ce parte a datelor din pasport. Într-un lanț comercial cu mai mulți intermediari, aceasta nu este întotdeauna partea cu care se semnează contractul. Această distincție este exact locul în care adesea ceva merge prost, și aceasta este motivul pentru care unii cumpărători aleg să verifice ce date trebuie să cer furnizorului meu de oțel înainte ca textul contractului să fie redactat.

Importatorii au o poziție proprie

Atunci când oțelul este achiziționat din afara UE, conform articolului 29 din ESPR, importatorul are un rol suplimentar. Pentru o întreprindere cu 10 la 100 de angajați care importă ea însăși, aceasta înseamnă că propria sa poziție în lanț se schimbă: nu doar consumatoare de date, ci și parte cu un rol propriu față de proprii clienți mai departe. Aceasta este o situație diferită de achiziția pur în UE, și merită să se reflecte această distincție în contractul cu furnizorul străin. Mai multe informații despre această poziție sunt descrise pe pagina despre ce înseamnă pasaportul digital dacă importați oțel din afara UE.

Să reutilizeze datele care sunt deja stabilite

Multe dintre datele care vor apărea mai târziu într-un pasport — compoziție, origine, istoric de prelucrare — sunt deseori deja înregistrate acum în certificate, declarații de material sau rapoarte de teste. Pentru o întreprindere de dimensiuni medii, este practic să se prevadă în contractul de achiziție că această documentație existentă va fi furnizată într-o formă care poate fi reutilizată mai târziu, în loc să se aștepte până când apare o obligație de pasaport separată.

Unde nu funcționează în practică

Un număr de situații apar în mod regulat la întreprinderi care încearcă să reglementeze furnizarea de date abia după.

În primul rând: contractul stabilește termenul de livrare și calitatea oțelului, dar nu spune nimic despre datele care le însoțesc. Dacă furnizorul nu răspunde mai târziu la o cerere de informații suplimentare, cumpărătorul rămâne fără rezultat — nu există atunci o bază contractuală pentru a cere ceva. Vezi și ce să faci atunci când furnizorul dumneavoastră nu furnizează datele.

În al doilea rând: la achiziția prin intermediul unui comerciant intermediar se presupune că acea parte va transmite datele de la producătorul original. În practică, informațiile se pierd adesea în acest mod, deoarece comerciantul intermediar însuși nu are nicio obligație contractuală de a transmite ceva.

În al treilea rând: întreprinderi care achiziționează oțel de la mai mulți furnizori și procesează într-un produs asamblat, descopă prea târziu că datele de la acei furnizori nu sunt furnizate în același format sau în aceleași unități. Aceasta face ca îmbinarea mai târziu să fie dificilă. Cine se confruntă cu aceasta, poate citi cum să combine datele de la diferiți furnizori într-un singur pasport.

În al patrulea rând: un furnizor din afara UE furnizează date, dar cumpărătorul nu are nicio modalitate de a le verifica. Fără un acord privind documentele de susținere, este dificil să se stabilească mai târziu dacă informația este corectă. Vezi despre aceasta cum știu dacă datele de la furnizorul meu din străinătate sunt corecte.

Cinci: un furnizor nu dorește să partajeze anumite date de compoziție sau proces din cauza confidențialității comerciale, iar contractul nu prevede o soluție pentru aceasta. Aceasta duce la întârzieri în momentul în care datele sunt efectiv necesare. Vezi pot concheia un acord de confidențialitate și totuși să respect pasaportul de produs cum este descrisă această problemă.

Ce puteți documenta

Un contract de achiziție poate, în afara obligațiilor legale care se aplică producătorilor și importatorilor, să conțină un număr de acorduri practice care facilitează furnizarea ulterioară de date:

O prevedere privind documentația care se furnizează la fiecare livrare, cum ar fi certificatele de material, declarații de origine și rapoarte de test, cu o descriere a formei (digitale, structurate, în ce format de fișier).
O desemnare a părții responsabile în lanțul de aprovizionare pentru furnizarea de date, mai ales atunci când sunt implicați intermediari.
Un acord privind actualizările, pentru situații în care datele se modifică sau sunt completate după livrare.
O prevedere privind confidențialitatea, care indică ce date sunt partajate cu cumpărătorul și care cad sub o reglementare separată de secretizare.
O trimitere la un format standardizat, astfel încât datele de la diferiți furnizori pot fi mai ușor combinate mai târziu.
Un acord privind verificarea, de exemplu dreptul de a solicita documente justificative în caz de îndoieli cu privire la exactitatea datelor furnizate. Vezi și cum verific dacă datele furnizorului meu sunt corecte.

Pentru companiile care prelucrează oțelul după achiziție într-un alt produs, este, de asemenea, util să includeți în contract cum pot fi utilizate datele furnizate în acea prelucrare. Aceasta se aliniază cu întrebarea ce se întâmplă cu pașaportul atunci când oțelul este prelucrat într-un alt produs.

Aceste acorduri anticipează o obligație care nu a intrat încă în vigoare — conținutul exact al pașaportului și obligațiile corespunzătoare vor fi stabilite pe grup de produse printr-un act delegat, așa cum este explicat pe pagina despre ce este un act delegat și de ce determină ceea ce trebuie să se întâmple. Până când acel text va fi publicat, cerințele precise ale pașaportului rămân necunoscute. Ceea ce poate fi făcut acum este structurarea fluxului de date între cumpărător și furnizor în așa fel încât o aliniere ulterioară la pașaport să nu devină un exercițiu complet nou.

Aceasta nu este o consultanță juridică. Această pagină oferă informații generale despre reglementarea pe care se bazează această platformă. Nu cunoaștem situația dvs. În caz de îndoieli privind situația dvs. specifică, consultați un jurist sau autoritatea competentă de supraveghere.

Scris cu AI pe baza surselor de mai sus, verificat de o persoană pe 2026-08-22. Ceva nu este în regulă? Spune-ne — corecțiile au prioritate.