Kako trebam zabilježiti dostavu podataka produktnog dokumenta u svoj ugovor o nabavi?

Što konkretno trebate učiniti

Što se od vas očekuje

Ugovor o nabavi čelika ili željeznih polufabrikata obično regulira cijenu, vrijeme isporuke i kvalitetu. S produktnim pasošem koji se približava, dolazi i četvrti predmet: isporuka podataka. To nije odvojena zakonska obveza odvojena od ESPR-a — obveze leže na proizvođaču, uvozniku i drugim sudionicima u lancu opskrbe, kako je opisano u članku 38 i članku 29 Uredbe (EU) 2024/1781. Ono što nabavač može učiniti je te obveze prevesti u dogovore između stranaka, tako da bude jasno tko što isporučuje, kada i u kojem obliku.

Znati tko je obvezna strana

Članak 38 ESPR-a govori o sudionicima u lancu opskrbe: proizvođačima, ali i drugima koji posjeduju relevantne informacije o materijalima, obradi ili sastavu. Za nabavnu tvrtku to znači da je korisno unaprijed znati koja strana u lancu uskoro isporučuje koji dio podataka pasoša. U lancima trgovine s više intermedijarnih stranaka, to često nije strana s kojom se sklapanja ugovor. Upravo to razlikovanje je često mjesto gdje se krene po zlu, i to je razlog što neki nabavci odluče da preglede koji podatke trebam od svoga dobavljača čelika prije nego se iznese tekst ugovora.

Uvoznici imaju vlastitu poziciju

Kada se čelik nabavlja izvan EU-a, prema članku 29 ESPR-a postoji dodatna uloga pri uvozniku. Za tvrtku od 10 do 100 zaposlenih koja sama uvozi, to znači da se vlastita pozicija u lancu mijenja: nije samo korisnik podataka, već i strana s vlastskom ulogom prema vlastitim kupcima dalje. To je drugačija situacija od čiste nabave unutar EU-a, i isplati se da se to razlikovanje pojavi u ugovoru sa stranim dobavljačem. Više o toj poziciji nalazi se na stranici o što produktni pasoš znači ako uvozite čelik izvan EU-a.

Podatke koji su već definirani, učiniti ponovno upotrebljivima

Mnogi od podataka koji će uskoro biti u pasoši — sastav, porijeklo, povijest obrade — često se već sada bilježe u certifikatima, izjavama o materijalima ili izvještajima ispitivanja. Za srednje veliku tvrtku praktično je u ugovoru o nabavi utvrditi da se ova postojeća dokumentacija isporučuje u obliku koji se kasnije može ponovno koristiti, umjesto čekanja na zasebnu obvezu pasoša.

Gdje se stvari krešu u praksi

Nekoliko situacija redovito se pojavljuje kod tvrtki koje pokušavaju regulirati isporuku podataka tek naknadno.

Prvo: ugovor utvrđuje vrijeme isporuke i kvalitetu čelika, ali ne govori ništa o podacima koji ga prate. Ako dobavljač kasnije ne odgovori na zahtjev za dodatne informacije, nabavac ostaje s praznim rukama — tada nema ugovorne osnove na koju bi mogao nešto potraživati. Pogledajte i što učiniti kada vaš dobavljač ne isporučuje podatke.

Drugo: pri nabavi preko posrednika pretpostavlja se da će ta strana proslijediti podatke od originalnog proizvođača. U praksi, informacije se na taj način često gube, jer posrednik sam nema ugovornu obvezu da proslijedi nešto.

Treće: tvrtke koje nabavljaju čelik od više dobavljača i obrađuju ga u jedan sastavljeni proizvod, kasno otkriju da se podaci tih dobavljača ne isporučuju u istom obliku ili istim jedinicama. To čini naknadnog spajanja težako. Tko se s time sretne, može pročitati kako podatke različitih dobavljača spojiti u jedan pasoš.

Četvrto: dobavljač izvan EU-a isporučuje podatke, ali nabavac nema način da ih provjeri. Bez dogovora o temeljnim dokazima, naknadni je teško utvrditi je li informacija točna. Vidi se o tome kako znam jesu li podaci mog stranog dobavljača točni.

Peto: dobavljač ne želi dijeliti određene podatke o sastavu ili procesu zbog poslovne povjerljivosti, a ugovor ne predviđa rješenje za to. To dovodi do kašnjenja kada su ti podaci zaista potrebni. Pogledajte mogu li sklopiti nda i ipak zadovoljiti putovnicu kako je to pitanje opisano.

Što možete zabilježiti

Ugovor o nabavi može, osim zakonskih obveza koje postoje za proizvođače i uvozitelje, sadržavati niz praktičnih dogovora koji olakšavaju kasniju dostavu podataka:

• Odredba o kojoj se dokumentaciji isporučuje pri svakoj dostavi, kao što su certifikati materijala, izjave o porijeklu i izvještaji o ispitivanju, s opisom formata (digitalno, strukturirano, u kojem formatu datoteke).
• Naznaka odgovorne strane unutar lanca opskrbe za dostavu podataka, naročito kada su uključeni posrednici.
• Dogovor o ažuriranjima, za situacije u kojima se podaci nakon dostave mijenjaju ili nadopunjuju.
• Odredba o povjerljivosti, koja navodi koje se podaci dijele s kupcem i koje podatke pokriva poseban sporazum o tajnosti.
• Uputa na standardizirani format, kako bi se podaci od različitih dobavljača kasnije lakše kombinirali.
• Dogovor o provjeri, primjerice pravo traženja dokaza u slučaju sumnje u točnost dostavljenih podataka. Pogledajte također kako mogu provjeriti jesu li podaci mog dobavljača točni.

Za poduzeća koja nakon nabave prerađuju čelik u drugi proizvod, korisno je također uključiti u ugovor kako se dostavljeni podaci smiju koristiti pri toj preradi. To se nadovezuje na pitanje što se dogodilo s paspoortom kada se čelik pretvori u drugi proizvod.

Ovi dogovori pretpostavljaju obvezu koja još nije stupila na snagu — točan sadržaj pasaporta i povezane obveze određuju se po skupini proizvoda provedbenom uredbom, kako je objašnjeno na stranici o što je delegirani akt i zašto određuje što se mora učiniti. Dok taj tekst ne bude objavljen, precizni zahtjevi za pasaportu ostaju nepoznati. Što je već sada moguće jest organizirati tok podataka između kupca i dobavljača na način da kasnije prilagođavanje pasaportu ne bude potpuno nova vježba.