hoe weet ik of gegevens van mijn buitenlandse leverancier kloppen

Wat u concreet moet doen

Een staalhandel die profielen of plaatmateriaal inkoopt bij een producent buiten de EU, krijgt gegevens aangeleverd waar de handel zelf niet bij heeft gestaan: geen zicht op de smelt, de walsstraat of het lab waar de proeven zijn genomen. Toch wordt diezelfde handel, op het moment dat zij als importeur optreedt, degene die instaat voor wat er in het paspoort staat. Dat is de kern van de vraag: vertrouwen op papier is iets anders dan kunnen aantonen dat het klopt.

Wat er van u wordt verwacht

Nagaan dat het paspoort er is en compleet is

Artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de verplichtingen van importeurs, en daaronder valt het nagaan of het product vergezeld gaat van het vereiste digitale productpaspoort en of dat paspoort de gegevens bevat die de toepasselijke regels voorschrijven. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat er iemand is — niet noodzakelijk een aparte functie, vaak de inkoper of de kwaliteitsmedewerker — die bij elke zending controleert of het paspoort aanwezig is en of de velden zijn ingevuld die bij dat type staalproduct horen. Welke velden dat precies zijn, staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw leverancier van staal moet opvragen.

Niet in de markt brengen van producten waarvan bekend is dat ze niet voldoen

Dezelfde bepaling houdt in dat een importeur die weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat een product niet aan de eisen voldoet, het niet in de handel mag brengen voordat het conform is. Dat vraagt om een zekere alertheid: als een paspoort evident onvolledig is, of als cijfers over samenstelling of mechanische eigenschappen niet aansluiten bij wat gebruikelijk is voor het type staal, is "we hebben het paspoort ontvangen" niet automatisch voldoende.

Testen, meten en berekenen volgens de voorgeschreven methoden

Artikel 39 van de ESPR gaat over de methoden waarmee eigenschappen van een product worden getest, gemeten of berekend. Voor een importeur die zelf niet test, betekent dit vooral dat nagegaan kan worden of de leverancier heeft gewerkt volgens de methode die voor dat productkenmerk is voorgeschreven, in plaats van een eigen of afwijkende testmethode. Dat is iets wat in de praktijk moeilijk te beoordelen is zonder dat de leverancier daar iets over meedeelt — vandaar het belang van vastleggen welke methode is gebruikt, niet alleen welke uitkomst.

Rekening houden met douanecontroles bij invoer

Artikel 15 van de ESPR regelt dat douaneautoriteiten bij binnenkomst van producten uit derde landen kunnen controleren of het digitale productpaspoort aanwezig en toegankelijk is. Voor een importeur betekent dit dat vertraging aan de grens een reëel gevolg kan zijn van een paspoort dat niet klopt of niet oproepbaar is, los van wat er verderop in de handelsketen nog wordt gecontroleerd. Wat dit voor de invoer van staal specifiek betekent, staat toegelicht op de pagina over invoer van staal van buiten de Europese Unie.

Waken tegen omzeiling en verslechtering van prestaties

Artikel 40 van de ESPR richt zich op het voorkomen dat producten zodanig worden ontworpen, getest of gerapporteerd dat de werkelijke prestaties gunstiger overkomen dan ze zijn, of dat regels worden omzeild. Voor de praktijk van een handelsonderneming vertaalt zich dit vooral in oplettendheid: gegevens die stelselmatig net binnen een norm vallen, of testresultaten die opvallend gunstig zijn ten opzichte van vergelijkbare producten, zijn geen bewijs van fraude, maar wel een reden om door te vragen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een leverancier levert een paspoort aan met gegevens die zijn overgenomen uit een ouder certificaat van een andere partij, zonder dat duidelijk is of die gegevens bij de huidige partij horen. Niemand aan deze zijde van de grens merkt dat, omdat het paspoort er compleet uitziet.

Een importeur ontvangt testresultaten, maar niet de vermelding welke testmethode is gebruikt. Bij een controle blijkt de gebruikte methode niet de methode te zijn die voor dat kenmerk is voorgeschreven onder artikel 39 van de ESPR, terwijl het resultaat op het eerste gezicht plausibel leek.

Bij een zending uit een derde land blijkt het paspoort wel aanwezig, maar niet oproepbaar op het moment van de douanecontrole zoals bedoeld in artikel 15 van de ESPR — de QR-code verwijst naar een server die op dat moment niet reageert. De vertraging die daaruit volgt, wordt niet veroorzaakt door onjuiste gegevens, maar door een technisch probleem dat niemand had getest.

Een handelsonderneming koopt bij twee producenten in verschillende landen dezelfde staalsoort in en voegt de partijen samen tot één levering aan de klant. De paspoorten van beide producenten gebruiken net iets andere eenheden of afrondingen, wat bij het samenvoegen tot een verschil leidt dat niemand had opgemerkt. Hoe dat samenvoegen zorgvuldig kan gebeuren, staat op de pagina over het combineren van gegevens van meerdere leveranciers.

Een importeur vertrouwt op de reputatie van de leverancier en laat de inhoudelijke controle van het paspoort achterwege, omdat "die leverancier levert al jaren goed werk". Reputatie zegt iets over de kans op fouten, maar niets over wat er bij een concrete controle wordt aangetroffen.

Wat u kunt vastleggen

• Een vaste werkwijze waarin bij elke zending wordt nagegaan of het paspoort aanwezig en volledig is, met een vaste checklist per productgroep.
• Een overzicht van welke testmethode is gebruikt voor welk gegeven, apart van het resultaat zelf, zodat later te herleiden is of artikel 39 van de ESPR is gevolgd.
• Correspondentie met de leverancier waarin is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de juistheid van welk gegeven — een goed moment om dit te regelen is bij het opstellen van het inkoopcontract, zoals beschreven op de pagina over afspraken over de levering van paspoortgegevens in het inkoopcontract.
• Een vaste steekproefcontrole, bijvoorbeeld door gegevens uit het paspoort te vergelijken met een onafhankelijk certificaat of testrapport, uitgewerkt op de pagina over het controleren van gegevens op juistheid.
• Een logboek van douanecontroles en de uitkomst daarvan, zodat een patroon van problemen bij een specifieke leverancier of route zichtbaar wordt voordat het tot herhaalde vertraging leidt.