Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

De verplichting blijft bij de fabrikant liggen, ook zonder data van de leverancier

Als een leverancier de gevraagde gegevens niet aanlevert, verdwijnt de verplichting om een digitaal productpaspoort samen te stellen niet vanzelf. Die verplichting ligt volgens de ESPR bij de fabrikant of importeur die het product op de markt brengt (artikel 27). Tegelijkertijd legt de verordening ook aan andere schakels in de toeleveringsketen een eigen verplichting op om de informatie te verstrekken die nodig is om aan de eisen te voldoen (artikel 38). Er lopen dus twee verplichtingen naast elkaar: de fabrikant moet het paspoort samenstellen en beschikbaar houden, en de leverancier moet daarvoor de benodigde gegevens aanleveren. Levert een leverancier niet, dan is dat een eigen tekortkoming van die leverancier onder de ESPR — maar het ontslaat de fabrikant niet van zijn eigen verplichting. Het probleem verschuift dus niet weg, het wordt gedeeld tussen twee partijen met elk hun eigen rol.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Deze twee artikelen zien op de verhouding tussen partijen binnen een toeleveringsketen van een product dat onder de ESPR valt: de fabrikant of importeur aan de ene kant, en toeleveranciers van materialen, onderdelen of halffabricaten aan de andere kant. Het gaat om een verplichting tussen ondernemingen onderling, niet om een verplichting van een fabrikant richting een individuele eindklant die om gegevens vraagt. Het geldt bovendien alleen voor productgroepen waarvoor daadwerkelijk paspoortverplichtingen gelden — dat wordt per productgroep vastgelegd in een gedelegeerde handeling. Voor ijzer en staal is die handeling er nog niet. Zolang die er niet is, bestaat het kader van artikel 27 en 38 wel als wetstekst, maar zijn er nog geen concrete, afdwingbare verplichtingen voor deze productgroep specifiek. Het is dus van belang te onderscheiden tussen de algemene systematiek van de ESPR (die nu al vaststaat) en de productspecifieke invulling voor ijzer en staal (die nog moet komen).

Nog geen vaste datum: dat volgt pas na de gedelegeerde handeling

Er is nog geen vaste datum waarop deze verplichtingen voor ijzer en staal ingaan. Het werkplan van de Europese Commissie voor de periode 2025-2030 noemt 2026 als verwacht moment voor de eerste gedelegeerde handeling, met verplichtingen die daarna nog eens een periode van achttien maanden later ingaan. Dat is een planning, geen vastgestelde datum — de handeling moet nog gepubliceerd worden, en pas dan staat vast wanneer en voor welke producten binnen ijzer en staal de verplichtingen precies gaan gelden. Tot die tijd gelden er voor deze productgroep nog geen afdwingbare eisen om paspoortgegevens aan te leveren of te ontvangen. Zodra de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, wordt die datum hier vermeld.

Wat te doen als de gegevens uitblijven

De eerste stap is nagaan of er, los van de ESPR, al iets is vastgelegd over het aanleveren van gegevens — bijvoorbeeld in inkoopvoorwaarden, een leveringsovereenkomst of eerdere afspraken over certificaten en testrapporten. Zodra de ESPR-verplichtingen voor ijzer en staal wél gelden, is de tweede stap de leverancier te wijzen op de eigen verplichting uit artikel 38 om de benodigde informatie te verstrekken. Het is verstandig om verzoeken en reacties schriftelijk vast te leggen, zodat er een duidelijk overzicht is van wat is gevraagd en wanneer. Daarnaast is het de moeite waard om te kijken of dezelfde gegevens ook via een andere weg te verkrijgen zijn, bijvoorbeeld via certificaten, keuringsrapporten of andere schakels in de keten die betrokken zijn geweest bij hetzelfde materiaal. Wat niet verstandig is: gegevens zelf invullen of aanvullen zonder onderbouwing, alleen om een paspoort compleet te krijgen. Een paspoort met niet-onderbouwde gegevens brengt een eigen risico met zich mee, onafhankelijk van de vraag wie in gebreke bleef. Bij aanhoudende twijfel is het raadzaam contact op te nemen met een brancheorganisatie of de bevoegde toezichthouder voor duiding op de eigen situatie.

Waar dit uit volgt: artikel 27 en artikel 38 van de ESPR

Artikel 27 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR) legt de verplichtingen van fabrikanten vast, waaronder de zorg voor het samenstellen en beschikbaar houden van het digitaal productpaspoort. Artikel 38 van dezelfde verordening regelt de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen en verplicht hen om de informatie te verstrekken die nodig is om aan de eisen van de verordening te voldoen. Samen bepalen deze artikelen dat de eindverantwoordelijkheid voor het paspoort bij de fabrikant of importeur ligt, terwijl de keten daaraan moet meewerken door de onderliggende gegevens aan te leveren.

Wat nu te doen

Op dit moment is het vooral zaak de eigen inkoop- en leveringsafspraken op orde te hebben en vast te leggen welke gegevens over materiaal en herkomst al beschikbaar zijn, zodat daar bij publicatie van de gedelegeerde handeling snel op kan worden voortgebouwd. Houd de publicatie van die handeling voor ijzer en staal in de gaten, want pas dan wordt duidelijk vanaf welke datum welke gegevens precies nodig zijn en welke rol elke partij in de keten daarbij heeft.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Wanneer staal of een halffabricaat daarvan verplicht wordt onder het digitaal productpaspoort, hangt de samenstelling van dat paspoort af van gegevens die ergens in de keten worden aangeleverd. Vaak is dat de fabrikant, maar ook andere schakels in de toeleveringsketen krijgen dan een rol. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft die rollen in twee artikelen die voor deze vraag allebei relevant zijn.

De verplichting van de fabrikant

Artikel 27 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van de fabrikant rond het productpaspoort: het paspoort opstellen, actueel houden en beschikbaar stellen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat staal inkoopt, betekent dit vooral dat de fabrikant — niet de handelaar of tussenpersoon — degene is bij wie de gegevens in beginsel horen te ontstaan. Als een leverancier zelf fabrikant is, ligt de verplichting daar. Is de leverancier een handelaar of distributeur, dan is die afhankelijk van wat er bij hem terechtkomt.

De verplichting van actoren in de toeleveringsketen

Artikel 38 van de ESPR gaat over de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen: het bepaalt dat wie in die keten zit, informatie moet verstrekken die nodig is om aan de productpaspoortverplichtingen te voldoen. Praktisch betekent dit dat een leverancier die zelf geen fabrikant is, wel gehouden kan zijn om door te geven wat hij weet — bijvoorbeeld herkomst, samenstelling of eerdere bewerkingen. Voor een inkopend bedrijf is dit de bepaling die relevant wordt op het moment dat een leverancier zegt "dat weet ik niet" of "dat vraagt u maar aan de producent": de vraag is dan wie in de keten die informatie eigenlijk had moeten vastleggen en doorgeven.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier verwijst terug naar zijn eigen leverancier. Een handelaar geeft aan dat hij de gegevens niet heeft en dat de klant zich maar tot de walsfabriek moet wenden. Voor een inkoper zonder rechtstreekse relatie met die fabriek is dat een doodlopende weg.

De gegevens komen laat, of alleen op papier. Een leverancier stuurt een materiaalcertificaat per mail, terwijl het paspoort een gestructureerde, digitaal ontsloten set gegevens vereist. Tussen "we hebben iets gestuurd" en "we hebben geleverd wat nodig is" zit dan nog een gat.

Een deel van de partij is van een andere oorsprong dan opgegeven. Bij mengladingen of nabestellingen blijkt de herkomst van een deelpartij af te wijken van wat in de eerste documentatie stond, zonder dat dit is gemeld.

De leverancier zit buiten de EU en reageert niet op verzoeken. Communicatie verloopt traag, gegevens zijn onvolledig, en er is geen contractuele hefboom om aanlevering af te dwingen. Dit speelt sterker bij invoer van buiten de Europese Unie, waar de importeur soms taken overneemt die binnen de EU bij de fabrikant liggen — zie wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de EU.

Er is nooit vastgelegd wie welke gegevens levert. Bij meerdere toeleveranciers voor één samengestelde partij ontbreekt een duidelijke afspraak over wie welk deel van de paspoortgegevens aanlevert, waardoor bij een gebrek niemand zich verantwoordelijk voelt — dit speelt met name wanneer gegevens van verschillende leveranciers samen één paspoort moeten vormen, zie hoe u gegevens van meerdere leveranciers combineert.

Wat u kunt vastleggen

Een inkoopcontract waarin de levering van paspoortgegevens is opgenomen als voorwaarde, met een omschrijving van welke gegevens, in welke vorm en op welk moment worden aangeleverd. Zie hoe u dit vastlegt in uw inkoopcontract voor de opbouw van zo'n bepaling.
Een overzicht van wat er precies is opgevraagd bij de leverancier, en wanneer. Dit is het eerste bewijsstuk als een leverancier achteraf stelt dat er nooit iets is gevraagd — zie welke gegevens u bij uw leverancier van staal opvraagt.
Correspondentie waarin de leverancier is aangesproken op het ontbreken van gegevens, met een datum en een omschrijving van wat ontbrak. Dit is relevant zodra een toezichthouder vraagt wat er is ondernomen toen gegevens niet kwamen.
Een aantekening van wat er wél is ontvangen, ook als dat onvolledig is — inclusief de vorm (certificaat, digitaal bestand, e-mail) en de datum van ontvangst.
Een korte vastlegging van de eigen beoordeling van de ontvangen gegevens, bijvoorbeeld of deze aansluiten bij wat op de fysieke partij staat vermeld. Zie hoe u controleert of de gegevens van uw leverancier kloppen voor een aanpak hierbij.
Bij leveranciers buiten de EU: een aparte aantekening over de mate van vertrouwen in de aangeleverde gegevens, en welke aanvullende stappen zijn gezet om dit te verifiëren — zie hoe u nagaat of gegevens van een buitenlandse leverancier kloppen.

Deze vastlegging maakt geen probleem met een leverancier ongedaan, maar toont aan wat er is ondernomen op het moment dat gegevens uitbleven. Dat onderscheid — tussen een leverancier die niet levert en een inkoper die daar niets tegen heeft gedaan — is vaak precies waar de aandacht van een toezichthouder naar uitgaat.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.