Comment documenter la fourniture de données de passeport dans mon contrat d'achat ?

Faites référence à l'obligation légale de livraison dans le contrat

La livraison des données du passeport est fixée dans un contrat d'achat comme une obligation de livraison qui renvoie à l'obligation d'information que le RGPD imposera bientôt aux fabricants, importateurs et autres acteurs de la chaîne. Le RGPD lui-même ne prescrit pas la forme que doit prendre un contrat de droit privé — cela reste et demeure une affaire entre les parties contractantes. Ce que le RGPD fixe bien, en revanche, c'est qui doit transmettre quelles informations à qui dans la chaîne. Un contrat d'achat peut traduire cette obligation légale de transmission en un accord concret : ce qui est livré, quand, sous quelle forme, et ce qui se passe en cas d'absence. Une telle clause donne à l'acheteur un levier contractuel, en plus de l'obligation légale que le fournisseur a de toute façon.

Pour quel approvisionnement cela est pertinent

Cela est pertinent pour l'approvisionnement en demi-produits de fer et d'acier auprès d'un fabricant ou importateur au sein de l'UE, au moment où un acte délégué en vertu du RGPD est devenu applicable pour ce groupe de produits. L'article 38 du RGPD concerne les acteurs de la chaîne d'approvisionnement qui doivent transmettre les informations qu'ils ont déjà reçues — il ne crée pas l'obligation de collecter soi-même de nouvelles données. L'article 29 du RGPD s'applique spécifiquement aux importateurs : ils doivent vérifier que le fabricant a satisfait aux exigences avant la mise du produit sur le marché de l'UE et tenir une documentation à disposition. Cela ne s'applique donc pas aux achats de produits de consommation, ni aux groupes de produits pour lesquels aucun acte délégué n'existe encore, ni à l'approvisionnement auprès d'une partie qui n'est elle-même ni fabricant ni importateur mais qui ne fait que revendre sans obligation propre — pour ce dernier maillon s'applique justement l'obligation de transmission de l'article 38.

Pas encore de date de mise en œuvre, mais une route bien établie

Pour le fer et l'acier, aucun acte délégué n'a été publié, il n'y a donc pas de date fixée pour l'entrée en vigueur de l'obligation de livraison du passeport numérique. Ce qui est bien établi, en revanche, c'est la route énoncée dans le plan de travail RGPD 2025-2030 : un premier acte délégué est attendu en 2026, avec des obligations qui prendront effet dix-huit mois plus tard. Jusqu'à la publication de l'acte pour le fer et l'acier, il n'existe aucune obligation légale de livrer les données du passeport, et une clause contractuelle à ce sujet est encore de nature préparatoire. Dès que l'acte paraît, la date sera indiquée ici.

Construire la clause : étape par étape

La structure d'une telle clause suit généralement cet ordre. D'abord, on établit quelle partie de la chaîne — fabricant, importateur ou intermédiaire — est responsable de la fourniture des données du passeport ; cela découle du rôle que cette partie a selon le RGPD. Ensuite, le moment de la livraison est lié à la livraison physique du produit, de sorte que les données ne se séparent pas du lot de marchandises auquel elles se rapportent. Puis, la forme de livraison est nommée : via la plateforme où le passeport est hébergé, avec la puce QR comme point d'accès, ou par un autre canal convenu. Ensuite, il est établi ce qui se passe si les données manquent ou s'avèrent incorrectes — par exemple un délai de régularisation, une obligation de notification, ou un régime de responsabilité pour les conséquences des données incomplètes. Enfin, la clause est liée à la disposition légale sur laquelle elle repose, de sorte qu'elle s'aligne automatiquement sur ce qui est énoncé dans le RGPD et l'acte délégué applicable, sans que le contrat lui-même ait besoin de répéter le contenu technique du passeport. Cet ordre veille à ce que la clause reste utilisable même si l'acte délégué impose ultérieurement en détail d'autres exigences que celles actuellement prévues.

Le fondement juridique : articles 38 et 29 du RGPD

Cette structure s'appuie sur deux dispositions du Règlement (UE) 2024/1781. L'article 38 définit la position des acteurs dans la chaîne d'approvisionnement : quiconque reçoit des informations sur un produit doit les transmettre au maillon suivant, y compris aux éventuels clients. L'article 29 réglemente spécifiquement les obligations des importateurs : ils doivent vérifier que le fabricant a satisfait aux exigences, conserver la documentation pertinente et la présenter aux autorités de surveillance à leur demande. Ensemble, ces articles forment la base légale à laquelle un contrat d'achat peut renvoyer : le contrat ne pose pas lui-même la norme, mais lie l'obligation contractuelle de livraison à la norme que le législateur a déjà établie.

Si vous préparez maintenant un contrat d'achat, vous pouvez y inclure une clause qui renvoie à l'obligation d'information future découlant de l'ESPR sans fixer d'ores et déjà une date ni un format de données, et activer cette clause dès que l'acte délégué relatif au fer et l'acier aura été publié — la publication officielle est alors le moment de vérifier le texte et, si nécessaire, de l'affiner.

Sur quoi cela s'appuie

Le règlement lui-même figure sur EUR-Lex. Nous renvoyons à chaque affirmation ; vous n'avez pas besoin de nous croire sur parole.

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qu'on attend de vous

Un contrat d'achat d'acier ou de demi-produits en fer règle normalement le prix, le délai de livraison et la qualité. Avec le passeport produit qui arrive, un quatrième sujet s'ajoute : la livraison des données. Ce n'est pas une obligation légale distincte en dehors du RSPR — les obligations incombent au fabricant, à l'importateur et à d'autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement, comme décrit à l'article 38 et à l'article 29 du Règlement (UE) 2024/1781. Ce qu'un acheteur peut faire, c'est traduire ces obligations en accords entre parties, afin qu'il soit clair qui livre quoi, quand et sous quelle forme.

Savoir qui est la partie obligée

L'article 38 du RSPR traite des acteurs de la chaîne d'approvisionnement : les fabricants, mais aussi d'autres qui disposent d'informations pertinentes sur les matériaux, les traitements ou la composition. Pour une entreprise acheteuse, cela signifie qu'il est utile de savoir à l'avance quelle partie de la chaîne fournira ensuite quelle partie des données du passeport. Dans une chaîne commerciale avec plusieurs intermédiaires, ce n'est pas toujours la partie avec laquelle le contrat est signé. C'est précisément cette distinction qui pose souvent problème, et c'est la raison pour laquelle certains acheteurs choisissent de vérifier quelles données dois-je demander à mon fournisseur d'acier avant que le texte du contrat ne soit rédigé.

Les importateurs ont une position propre

Lorsque l'acier est acheté en dehors de l'UE, selon l'article 29 du RSPR, un rôle supplémentaire incombe à l'importateur. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés qui importe elle-même, cela signifie que sa position dans la chaîne change : non seulement un destinataire de données, mais aussi une partie ayant un rôle propre envers ses propres clients en aval. C'est une situation différente d'un achat purement au sein de l'UE, et il est judicieux que cette distinction figure dans le contrat avec le fournisseur étranger. Plus d'informations sur cette position sont décrites à la page sur ce que le passeport produit signifie si vous importez de l'acier en dehors de l'UE.

Rendre réutilisables les données qui sont déjà fixées

Beaucoup des données qui apparaîtront plus tard dans un passeport — composition, origine, historique de traitement — sont souvent déjà consignées dans des certificats, des déclarations de matériaux ou des rapports d'essai. Pour une entreprise de taille moyenne, il est pratique de stipuler dans le contrat d'achat que cette documentation existante est fournie sous une forme qui peut être réutilisée ultérieurement, plutôt que d'attendre qu'une obligation de passeport distincte se présente.

Où cela tourne mal en pratique

Un certain nombre de situations reviennent régulièrement chez les entreprises qui essaient de régler la livraison des données après coup.

Premièrement : le contrat fixe le délai de livraison et la qualité de l'acier, mais ne dit rien sur les données qui l'accompagnent. Si le fournisseur ne répond pas à une demande d'informations supplémentaires, l'acheteur est sans ressources — il n'y a alors pas de base contractuelle pour réclamer quelque chose. Voir aussi ce qu'il faut faire quand votre fournisseur ne livre pas les données.

Deuxièmement : lors d'un achat par l'intermédiaire d'un distributeur, on suppose que cette partie transmet les données du fabricant d'origine. En pratique, les informations sont souvent perdues de cette manière, car le distributeur lui-même n'a pas d'obligation contractuelle de transmettre quoi que ce soit.

Troisièmement : les entreprises qui achètent de l'acier auprès de plusieurs fournisseurs et le transforment en un produit composite découvrent tardivement que les données de ces fournisseurs ne sont pas livrées dans le même format ou dans les mêmes unités. Cela rend difficile leur fusion ultérieure. Ceux qui rencontrent ce problème peuvent lire comment fusionner les données de différents fournisseurs dans un seul passeport.

Quatrièmement : un fournisseur en dehors de l'UE livre des données, mais l'acheteur n'a aucun moyen de les vérifier. Sans accord sur les documents justificatifs sous-jacents, il est difficile de déterminer ultérieurement si les informations sont correctes. Voir à ce sujet comment sais-je si les données de mon fournisseur étranger sont correctes.

Cinquièmement : un fournisseur ne souhaite pas partager certaines données de composition ou de procédé en raison de la confidentialité commerciale, et le contrat ne prévoit pas de solution à ce sujet. Cela entraîne un retard au moment où les données sont réellement nécessaires. Voir puis-je conclure un accord de confidentialité et néanmoins respecter le passeport pour la façon dont cette question est décrite.

Ce que vous pouvez documenter

Un contrat d'achat peut, indépendamment des obligations légales qui incombent aux fabricants et aux importateurs, contenir un certain nombre d'accords pratiques qui facilitent la fourniture ultérieure de données :

Une disposition sur la documentation qui est fournie avec chaque livraison, telle que les certificats de matière, les certificats d'origine et les rapports d'essai, avec une description de la forme (numérique, structurée, dans quel format de fichier).
Une désignation de la partie responsable dans la chaîne d'approvisionnement pour la fourniture de données, notamment lorsque des intermédiaires sont impliqués.
Un accord sur les mises à jourpour les situations où les données changent ou sont complétées après la livraison.
Une disposition sur la confidentialitéqui indique quelles données sont partagées avec le client et lesquelles relèvent d'un accord de confidentialité distinct.
Une référence à un format normaliséafin que les données de différents fournisseurs puissent être combinées plus facilement par la suite.
Un accord sur la vérificationpar exemple le droit de demander les documents justificatifs sous-jacents en cas de doute quant à l'exactitude des données fournies. Voir aussi comment vérifier si les données de mon fournisseur sont correctes.

Pour les entreprises qui transforment l'acier après l'achat en un autre produit, il est également utile d'inclure dans le contrat la manière dont les données fournies peuvent être utilisées lors de cette transformation. Cela s'ajoute à la question qu'advient-il du passeport si l'acier est transformé en un autre produit.

Ces accords anticipent une obligation qui n'est pas encore en vigueur — le contenu exact du passeport et les obligations associées sont définis par groupe de produits dans un acte délégué, comme expliqué sur la page concernant ce qu'est un acte délégué et pourquoi il détermine ce qui doit être faitJusqu'à ce que ce texte soit publié, les exigences précises relatives au passeport restent inconnues. Ce qui est déjà possible, c'est d'organiser le flux de données entre l'acheteur et le fournisseur de telle manière qu'une adhésion ultérieure au passeport ne devienne pas un exercice entièrement nouveau.

Ce n'est pas un avis juridique. Cette page fournit des informations générales sur la réglementation qui s'applique à cette plateforme. Nous ne connaissons pas votre situation. En cas de doute sur votre cas particulier, consultez un avocat ou l'autorité de contrôle compétente.

Rédigé avec l'IA sur la base des sources ci-dessus, vérifié par un humain le 2026-08-22. Quelque chose ne va pas ? Faites-le-nous savoir — les corrections sont prioritaires.