Ako zdokumentujem dodávku údajov pasu v mojej nákupnej zmluve?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Nákupná zmluva na oceľ alebo železné polotovary zvyčajne upravuje cenu, čas dodania a kvalitu. S nadchádzajúcim produktovým pasportom sa k tomu pridáva štvrtá téma: dodanie údajov. Nejde o samostatnú zákonné povinnosť oddelenú od ESPR — povinnosti sú na výrobcovi, dovozovi a ďalších účastníkoch dodávateľského reťazca, ako je opisané v článku 38 a články 29 Nariadenia (EÚ) 2024/1781. Čo môže nákupčí urobiť, je preložiť tieto povinnosti do dohôd medzi stranami, aby bolo jasné, kto čo dodáva, kedy a v akej forme.

Vedieť, kto je povinnou stranou

Článok 38 ESPR sa zaoberá účastníkmi dodávateľského reťazca: výrobcami, ale aj inými, ktorí majú relevantné informácie o materiáloch, spracovaní alebo zložení. Pre nákupujúcu spoločnosť to znamená, že je užitočné vedieť vopred, ktorá strana v reťazci neskôr dodá ktorú časť údajov o pasporte. Pri obchodnom reťazci s viacerými medzipartnermi to nie je vždy strana, s ktorou sa zmluva podpisuje. Práve tento rozdiel je často príčinou problémov, a je to dôvod, prečo si niektorí nákupčí vyberajú, aby si pozreli ktoré údaje musím požiadať od svojho dodávateľa ocele než sa pripraví text zmluvy.

Dovozcovia majú vlastné postavenie

Keď sa oceľ nakupuje mimo EU, má podľa článku 29 ESPR dovozca dodatočnú úlohu. Pre spoločnosť s 10 až 100 zamestnancami, ktorá sama dováža, to znamená, že jej vlastné postavenie v reťazci sa mení: nielen spotrebiteľ údajov, ale aj strana so svojou úlohou smerom k vlastným zákazníkom ďalej v reťazci. To je iná situácia ako čistý nákup v rámci EU, a oplatí sa, aby sa tento rozdiel objavil aj v zmluve s cudzím dodávateľom. Viac informácií o tejto úlohe nájdete na stránke čo znamená produktový pas, ak dovážate oceľ mimo EU.

Údaje, ktoré sú už stanovené, znovu využiteľne

Mnoho údajov, ktoré neskôr prídu do pasu — zloženie, pôvod, história spracovávania — sa často už teraz zaznamenáva v certifikátoch, materiálových vyhláseniach alebo správach o testovaní. Pre strednú spoločnosť je praktické, aby sa v nákupnej zmluve stanovilo, že táto existujúca dokumentácia sa dodá v forme, ktorá sa neskôr dá znovu použiť, namiesto čakania, kým sa objaví samostatná paspase povinnosť.

Kde v praxi dochádza k chybám

Niekoľko situácií sa pravidelne opakuje u spoločností, ktoré sa pokúšajú regulovať dodávku údajov až neskoršie.

Po prvé: zmluva upravuje čas dodania a kvalitu ocele, ale nehovorí nič o údajoch, ktoré k nej patria. Ak dodávateľ neskôr nereaguje na žiadosť o doplňujúce informácie, nákupčí ostáva s prázdnymi rukami — potom neexistuje zmluvný základ na žiadanie niečoho. Pozri tiež čo robiť, keď váš dodávateľ údaje nedodá.

Po druhé: pri nákupe cez medziobchodníka sa predpokladá, že táto strana údaje pôvodného výrobcu skutočne prepostúpi. V praxi sa na tento spôsob informácie často strácajú, pretože medziobchodník sám nemá zmluvnú povinnosť nič preposlať.

Po tretie: spoločnosti, ktoré nakupujú oceľ od viacerých dodávateľov a spracúvajú ju do jedného zloženého produktu, zistia až neskôr, že údaje od týchto dodávateľov sa nedodávajú v rovnakom formáte ani v rovnakých jednotkách. To neskôr znesťažňuje spájanie. Kto sa s tým stretne, môže si prečítať ako zlúčiť údaje od rôznych dodávateľov do jedného pasu.

Po štvrté: dodávateľ mimo EU dodá údaje, ale nákupčí nemá spôsob, ako ich overiť. Bez dohody o podkladových dôkazoch je neskôr ťažké zistiť, či je informácia správna. Pozri o tom ako viem, či sú údaje od môjho zahraničného dodávateľa správne.

Po päté: dodávateľ nechce zdieľať určité údaje o zložení alebo procese kvôli obchodnému tajomstvu a zmluva neobsahuje riešenie tejto situácie. To vedie k oneskoreniu v čase, keď sú údaje skutočne potrebné. Pozri môžem si dohodnúť NDA a napriek tomu spĺňať požiadavky pasu ako je tento problém opísaný.

Čo si môžete zaznamenať

Nákupná zmluva môže okrem zákonných povinností, ktoré viažu výrobcov a dovozcu, obsahovať aj niekoľko praktických dohôd, ktoré neskôr uľahčia dodávku údajov:

• Určenie, ktorá dokumentácia sa dodáva pri každej dodávke, ako sú osvedčenia o materiáloch, vyhlásenia o pôvode a správy o testoch, s opis formy (digitálne, štruktúrované, v akom formáte súboru).
• Určenie zodpovedajúcej strany v dodávateľskom reťazci za dodávku údajov, zvlášť ak sú zapojení sprostredkovatelia.
• Dohoda o aktualizáciách, pre situácie, keď sa údaje po dodávke ešte zmenia alebo doplnia.
• Určenie o dôvernosti, ktoré uvedie, ktoré údaje sú zdieľané s kupujúcim a ktoré sú predmetom samostatnej dohody o mlčanlivosti.
• Odkaz na štandardizovaný formát, aby bolo možné neskôr ľahšie kombinovať údaje od rôznych dodávateľov.
• Dohoda o overení, napríklad právo požadovať podkladové doklady v prípade pochybností o správnosti dodaných údajov. Pozri aj ako skontrolovať, či údaje mého dodávateľa sú správne.

Pre podniky, ktoré po nákupe spracovajú oceľ na iný produkt, je navyše užitočné uviesť v zmluve, ako sa môžu dodané údaje používať pri tomto spracovaní. To nadväzuje na otázku čo sa stane s pasposom, keď sa oceľ spracuje na iný produkt.

Tieto dohody idú dopredu pred povinnosťou, ktorá ešte nenadobudla účinnosť — presný obsah pasu a súvisiace povinnosti sa stanovujú na úroveň skupiny produktov v delegovanom právnom akte, ako je vysvetlené na stránke o čo je delegovaný akt a prečo určuje, čo sa musí stať. Kým sa tento text neuverejní, presné požiadavky na pas zostávajú nejasné. Čo je však možné urobiť hneď, je usporiadať tok údajov medzi kupujúcim a dodávateľom tak, aby nasledujúce pripojenie k pasusu nebola úplne nová úloha.