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Wie dokumentiere ich die Lieferung von Produktpassdaten in meinem Kaufvertrag?

Verweisen Sie im Vertrag auf die gesetzliche Lieferpflicht

Die Lieferung von Passdaten wird in einem Kaufvertrag als Lieferpflicht festgehalten, die sich auf die Informationspflicht bezieht, die die ESPR bald Herstellern, Importeuren und anderen Akteuren in der Lieferkette auferlegt. Die ESPR selbst schreibt nicht vor, wie ein privatrechtlicher Vertrag aussehen muss – das ist und bleibt eine Angelegenheit zwischen den Vertragsparteien. Was die ESPR jedoch festlegt, ist, wer welche Informationen an wen weiter in der Lieferkette weitergeben muss. Ein Kaufvertrag kann diese gesetzliche Weitergabepflicht in eine konkrete Vereinbarung übersetzen: was geliefert wird, wann, in welcher Form und was geschieht, wenn es fehlt. Eine solche Klausel gibt dem Käufer ein vertragliches Druckmittel zusätzlich zur gesetzlichen Verpflichtung, die der Lieferant ohnehin bereits hat.

Für welche Beschaffung dies relevant ist

Dies ist relevant für die Beschaffung von Halbzeugen aus Eisen und Stahl bei einem Hersteller oder Importeur innerhalb der EU, zu dem Zeitpunkt, an dem für diese Produktgruppe eine delegierte Handlung nach der ESPR in Kraft getreten ist. Artikel 38 ESPR betrifft Akteure in der Lieferkette, die bereits erhaltene Informationen weitergeben müssen – es schafft keine Verpflichtung zur Erfassung neuer Daten. Artikel 29 ESPR gilt speziell für Importeure: Sie müssen überprüfen, ob der Hersteller die Anforderungen erfüllt hat, bevor das Produkt auf den EU-Markt kommt, und müssen Dokumentation verfügbar halten. Dies gilt also nicht für den Kauf von Verbraucherprodukten, nicht für Produktgruppen, für die noch keine delegierte Handlung vorliegt, und nicht für Beschaffung bei einer Partei, die selbst kein Hersteller oder Importeur ist, sondern nur weiterkauft ohne eigene Verpflichtung – für diesen letzten Akteur gilt gerade die Weitergabepflicht des Artikels 38.

Noch kein Stichtag, aber ein klarer Plan

Für Eisen und Stahl wurde noch keine delegierte Handlung veröffentlicht, daher steht kein Datum fest, an dem die Lieferpflicht für das digitale Produktpassportdatum in Kraft tritt. Was dagegen feststeht, ist der Plan aus dem ESPR-Arbeitsplan 2025-2030: eine erste delegierte Handlung wird 2026 erwartet, mit Verpflichtungen, die achtzehn Monate später eintreten. Bis die Handlung für Eisen und Stahl veröffentlicht ist, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Lieferung von Passdaten, und eine Vertragsklausel dazu hat noch vorbereitenden Charakter. Sobald die Handlung erscheint, wird das Datum hier angegeben.

Die Klausel aufbauen: Schritt für Schritt

Der Aufbau einer solchen Klausel folgt in der Regel dieser Reihenfolge. Zunächst wird festgestellt, welche Partei in der Lieferkette – Hersteller, Importeur oder Zwischenhändler – für die Bereitstellung der Passdaten verantwortlich ist; dies ergibt sich aus der Rolle, die diese Partei nach der ESPR hat. Danach wird der Lieferzeitpunkt mit der physischen Lieferung des Produkts verknüpft, damit die Daten nicht von der Warencharge getrennt werden, auf die sie sich beziehen. Anschließend wird die Form der Bereitstellung benannt: über die Plattform, auf der das Passdatum gehostet wird, mit dem QR-Datenträger als Zugangspunkt, oder über einen anderen vereinbarten Kanal. Danach wird festgehalten, was geschieht, wenn Daten fehlen oder sich als falsch erweisen – beispielsweise eine Nachfrist, eine Meldepflicht oder eine Regelung zur Haftung für die Folgen unvollständiger Daten. Schließlich wird die Klausel mit der gesetzlichen Bestimmung verknüpft, auf die sie sich stützt, damit sie automatisch mit dem übereinstimmt, was in der ESPR und der anwendbaren delegierten Handlung festgelegt ist, ohne dass der Vertrag selbst den technischen Inhalt des Passes wiederholen muss. Diese Reihenfolge stellt sicher, dass die Klausel auch dann brauchbar bleibt, wenn die delegierte Handlung später im Detail andere Anforderungen stellt als derzeit erwartet.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 38 und 29 ESPR

Dieser Aufbau stützt sich auf zwei Bestimmungen der Verordnung (EU) 2024/1781. Artikel 38 regelt die Stellung der Akteure in der Lieferkette: Wer Informationen über ein Produkt erhält, muss diese an das nächste Glied weitergeben, einschließlich etwaiger Abnehmer. Artikel 29 regelt speziell die Verpflichtungen von Importeuren: Sie müssen überprüfen, ob der Hersteller die Anforderungen erfüllt hat, einschlägige Dokumentation aufbewahren und diese auf Anfrage den Behörden vorlegen. Zusammen bilden diese Artikel die rechtliche Grundlage, auf die ein Kaufvertrag verweisen kann: Der Vertrag legt die Norm selbst nicht fest, sondern knüpft die vertragliche Lieferpflicht an die Norm an, die der Gesetzgeber bereits festgelegt hat.

Wer nun einen Kaufvertrag vorbereitet, kann eine Klausel aufnehmen, die auf die künftige Informationspflicht der ESPR verweist, ohne bereits ein Datum oder Datenformat festzulegen, und diese Klausel aktivieren, sobald die delegierte Handlung für Eisen und Stahl veröffentlicht wurde — die offizielle Veröffentlichung ist dann der Moment, um den Text zu überprüfen und erforderlichenfalls zu schärfen.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen je Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Kaufvertrag für Stahl oder Eisenhalbfabrikate regelt normalerweise Preis, Lieferzeit und Qualität. Mit dem anstehenden Produktpass kommt ein viertes Thema hinzu: die Bereitstellung von Daten. Dies ist keine separate gesetzliche Verpflichtung neben der ESPR — die Verpflichtungen liegen bei dem Hersteller, dem Importeur und anderen Akteuren in der Lieferkette, wie in Artikel 38 und Artikel 29 der Verordnung (EU) 2024/1781 beschrieben. Was ein Einkäufer jedoch tun kann, ist diese Verpflichtungen in Vereinbarungen zwischen den Parteien umzusetzen, sodass klar ist, wer was liefert, wann und in welcher Form.

Wissen, wer die verpflichtete Partei ist

Artikel 38 der ESPR behandelt Akteure in der Lieferkette: Hersteller, aber auch andere, die relevante Informationen über Materialien, Verarbeitungsprozesse oder Zusammensetzung haben. Für ein einkaufendes Unternehmen bedeutet dies, dass es sinnvoll ist, vorher zu wissen, welche Partei in der Kette später welchen Teil der Passdaten liefert. Bei einer Handelskette mit mehreren Zwischenparteien ist dies nicht immer die Partei, mit der der Vertrag unterzeichnet wird. Diese Unterscheidung ist genau dort, wo es oft schiefgeht, und dies ist der Grund, warum einige Einkäufer sich dafür entscheiden zu überprüfen welche Daten ich bei meinem Stahllieferanten anfordern muss bevor der Vertragstext ausgearbeitet wird.

Importeure haben eine eigene Position

Wenn Stahl von außerhalb der EU bezogen wird, gibt es nach Artikel 29 der ESPR eine zusätzliche Rolle für den Importeur. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das selbst importiert, bedeutet dies, dass sich die eigene Position in der Kette ändert: nicht nur Empfänger von Daten, sondern auch Partei mit einer eigenen Rolle gegenüber den eigenen Abnehmern weiter hinten. Dies ist eine andere Situation als der reine EU-interne Einkauf, und es lohnt sich, diesen Unterschied im Vertrag mit dem ausländischen Lieferanten zu berücksichtigen. Mehr über diese Position ist auf der Seite beschrieben unter was der Produktpass bedeutet, wenn Sie Stahl von außerhalb der EU importieren.

Daten, die bereits jetzt festgelegt sind, wiederverwendbar machen

Viele der Daten, die später in einem Pass enthalten sind — Zusammensetzung, Herkunft, Verarbeitungsgeschichte — werden jetzt bereits oft in Zertifikaten, Materialerklärungen oder Prüfberichten dokumentiert. Für ein mittelgroßes Unternehmen ist es praktisch, im Kaufvertrag festzuhalten, dass diese bestehende Dokumentation in einer Form geliefert wird, die später wiederverwendet werden kann, anstatt bis zu einer separaten Paspflicht zu warten.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt regelmäßig bei Unternehmen auf, die die Datenbereitstellung erst nachträglich zu regeln versuchen.

Erstens: Der Vertrag regelt die Lieferzeit und Qualität des Stahls, sagt aber nichts über die dazugehörigen Daten aus. Wenn der Lieferant später nicht auf eine Anfrage um zusätzliche Informationen antwortet, steht der Einkäufer mit leeren Händen — es gibt dann keine vertragliche Grundlage, um etwas einzufordern. Siehe auch was zu tun ist, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.

Zweitens: Beim Einkauf über einen Zwischenhändler wird davon ausgegangen, dass diese Partei die Daten des ursprünglichen Herstellers weitergeben wird. In der Praxis gehen Informationen auf diese Weise oft verloren, weil der Zwischenhändler selbst keine vertragliche Verpflichtung hat, etwas weiterzuleiten.

Drittens: Unternehmen, die Stahl von mehreren Lieferanten beziehen und zu einem zusammengesetzten Produkt verarbeiten, stellen erst spät fest, dass die Daten dieser Lieferanten nicht im gleichen Format oder in den gleichen Einheiten geliefert werden. Das macht das nachträgliche Zusammenführen schwierig. Wer damit zu tun bekommt, kann lesen, wie Daten von verschiedenen Lieferanten in einem Passdokument zusammenzuführen.

Viertens: Ein Lieferant außerhalb der EU liefert Daten, aber der Einkäufer hat keine Möglichkeit, diese zu überprüfen. Ohne Absprache über zugrunde liegende Dokumente ist es später schwierig festzustellen, ob die Information korrekt ist. Lesen Sie hierzu wie weiß ich, ob Daten meines ausländischen Lieferanten korrekt sind.

Fünftens: Ein Lieferant möchte bestimmte Zusammensetzungs- oder Prozessdaten nicht weitergeben, um die Betriebsvertraulichkeit zu schützen, und der Vertrag sieht hierfür keine Lösung vor. Dies führt zu Verzögerungen in dem Moment, in dem die Daten tatsächlich benötigt werden. Siehe kann ich eine NDA vereinbaren und trotzdem den Produktpass erfüllen wie dieses Problem beschrieben wird.

Was Sie festhalten können

Ein Einkaufsvertrag kann neben den gesetzlichen Verpflichtungen, die für Hersteller und Importeure gelten, eine Reihe praktischer Vereinbarungen enthalten, die die spätere Datenbereitstellung erleichtern:

  • Eine Bestimmung über welche Dokumentation bereitgestellt wird bei jeder Lieferung, wie Materialgürtscheine, Herkunftsbescheinigungen und Testberichte, mit einer Beschreibung des Formats (digital, strukturiert, in welchem Dateiformat).
  • Eine Angabe der verantwortlichen Partei innerhalb der Lieferkette für die Bereitstellung von Daten, besonders wenn Zwischenhändler beteiligt sind.
  • Eine Vereinbarung über Updates, für Situationen, in denen sich Daten nach der Lieferung noch ändern oder werden ergänzt.
  • Eine Bestimmung über Vertraulichkeit, die angibt, welche Daten mit dem Käufer geteilt werden und welche unter eine separate Geheimhaltungsvereinbarung fallen.
  • Eine Verweisung auf ein standardisiertes Format, damit Daten verschiedener Lieferanten später leichter zu kombinieren sind.
  • Eine Vereinbarung über Überprüfung, zum Beispiel das Recht, zugrunde liegende Nachweise im Falle von Zweifeln an der Richtigkeit der bereitgestellten Daten anzufordern. Siehe auch wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten korrekt sind.

Für Unternehmen, die den Stahl nach dem Kauf zu einem anderen Produkt weiterverarbeiten, ist es darüber hinaus sinnvoll, in den Vertrag aufzunehmen, wie die bereitgestellten Daten bei dieser Verarbeitung verwendet werden dürfen. Dies schließt an die Frage an was passiert mit dem Paspoort, wenn Stahl zu einem anderen Produkt weiterverarbeitet wird.

Diese Vereinbarungen gehen einer Verpflichtung voraus, die noch nicht in Kraft getreten ist — der genaue Inhalt des Pasports und die damit verbundenen Verpflichtungen werden pro Produktgruppe in einer delegierten Handlung festgelegt, wie auf der Seite über was ein delegierter Rechtsakt ist und warum dieser bestimmt, was geschehen musserläutert. Bis dieser Text veröffentlicht ist, bleiben die genauen Anforderungen an das Paspoort unklar. Was jetzt schon möglich ist, ist, den Datenstrom zwischen Käufer und Lieferant so auszugestalten, dass eine spätere Anbindung an das Paspoort keine völlig neue Aufgabe wird.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, die diese Plattform betrifft. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall hinsichtlich Ihres speziellen Falls konsultieren Sie bitte einen Juristen oder die zuständige Überwachungsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Grundlage der obigen Quellen, überprüft durch eine Person am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es uns mit — Korrektionen werden bevorzugt behandelt.