Hogyan rögzítsem a termékazonosság-adatok szállítását a beszerzési szerződésemben?

Mit kell konkréten tennie

Mit várunk el Öntől

A vasárlási szerződés acélra vagy vasból készült félkész termékekre normálisan az árat, a szállítási időt és a minőséget szabályozza. A közelgő termékútlevéllel egy negyedik téma adódik: az adatok szállítása. Ez nem egy önálló jogi kötelezettség az ESPR-en kívül — a kötelezettségek a gyártóra, az importőrre és az ellátási lánc egyéb szereplőire vonatkoznak, ahogyan az a Bizottság (EU) 2024/1781 rendeletének 38. és 29. cikke írja le. Amit a beszerzőnek meg tud tenni, az az, hogy ezeket a kötelezettségeket felek közötti megállapodásokká fordítja le, így világos, hogy ki mit szállít, mikor és milyen formában.

Tudja, ki a kötelezett fél

Az ESPR 38. cikke az ellátási lánc szereplőire vonatkozik: gyártókat, valamint másokat, akiknek releváns információik vannak anyagokról, feldolgozásról vagy összetételről. Egy beszerzőnek ez azt jelenti, hogy hasznos előre tudni, mely fél a lánc során az útlevél adatainak melyik részét szállítja. Többszintű kereskedési lánc esetén ez nem mindig az a fél, akivel a szerződés aláírásra kerül. Ez a különbség az, ahol gyakran félre megy, és ez az oka annak, hogy egyes beszerzők úgy döntenek, hogy megvizsgálják mely adatokat kell kérnem az acélszállítómtól mielőtt a szerződés szövegét elkészítik.

Az importőröknek saját pozíciójuk van

Amikor az acélt az EU-n kívülről szerzik be, az ESPR 29. cikke szerint kiegészítő szerepkör hárul az importőrre. Egy 10–100 fős vállalatnál, amely maga importál, ez azt jelenti, hogy a saját pozíciója a láncon belül megváltozik: nem csak az adatok felvevője, hanem olyan fél is, akinek saját szerepe van a végig továbbadófele felé. Ez más helyzet, mint tisztán az EU-n belüli beszerzés, és megéri ezt a különbséget a külföldi szállítóval kötött szerződésben visszatükrözni. Erről a pozícióról több információ található az alábbi oldalon: mit jelent a termékútlevél, ha az EU-n kívülről importál acélt.

Már rögzített adatok újrahasznosíthatóvá tétele

Az útlevélbe kerülő számos adat — összetétel, származás, feldolgozástörténet — már most is gyakran rögzítésre kerül tanúsítványokba, anyagdeklarációkba vagy vizsgálati jelentésekbe. Egy középméretű vállalat számára gyakorlati, ha a beszerzési szerződésben rögzítésre kerül, hogy ezeket a létező dokumentációkat olyan formában szállítják, hogy később újra felhasználhatók legyenek, ahelyett hogy arra várnának, míg egy önálló útlevél-kötelezettség jön.

Hol mennek félre a gyakorlatban

Számos helyzet fordul elő rendszeresen azoknál a vállalatoknál, amelyek az adatszállítást csak később próbálják rendezni.

Először is: a szerződés az acél szállítási idejét és minőségét rögzíti, de nem mond semmit az ehhez tartozó adatokról. Ha a szállító később nem reagál egy kiegészítő információ kérésére, a beszerzőnek semmije sincs — akkor nincs szerződéses alapja valamit követelni. Lásd még, mit kell tenni, amikor a szállítóját nem szállítja az adatokat.

Másodszor: közvetítőn keresztüli beszerzés esetén feltételezzük, hogy az az oldal az eredeti gyártó adatait továbbadja. A gyakorlatban az információ ily módon gyakran elvész, mivel a közvetítőnek nincs szerződéses kötelezettsége semmit továbbítani.

Harmadszor: az olyan vállalatok, amelyek több szállítótól szerzik be az acélt és egy összeállított termékké feldolgozzák, csak később fedezik fel, hogy ezeknek a szállítóknak az adatai nem ugyanabban a formátumban vagy ugyanabban az egységekben kerülnek szállításra. Ez megnehezíti az utólagos egyesítést. Akinek ezzel problémája van, olvassa meg, hogyan lehet különböző szállítóktól származó adatokat egy útlevélben egyesíteni.

Negyedszer: az EU-n kívüli szállító adatokat szállít, de a beállító nincs módja ezek ellenőrzésére. Az alátámasztó dokumentumokra vonatkozó megállapodás nélkül nehéz utólag megállapítani, hogy az információ helyes-e. Erről lásd: honnan tudom, hogy a külföldi szállítóm adatai helyesek.

Ötödik: egy szállító bizonyos összetételi vagy folyamatadatokat nem kíván megosztani üzleti titkosság miatt, és a szerződés nem tartalmaz erre vonatkozó megoldást. Ez késedelmet okoz abban az időpontban, amikor az adatokra valóban szükség van. Lásd: köthet-e NDA-egyezséget és mégis eleget tenni az acélpaszportnak arról, hogy ez a kérdés hogyan kerül leírásra.

Mit lehet rögzíteni

A beszerzési szerződés a gyártókat és importőröket terhelő jogszabályi kötelezettségektől függetlenül számos gyakorlati megállapodást tartalmazhat, amelyek megkönnyítik az adatok későbbi szállítását:

• Egy meghatározás arról, hogy mely dokumentációt adják hozzá minden szállításnál, mint például anyagi tanúsítványok, eredet igazolások és vizsgálati jelentések, a forma leírásával (digitális, strukturált, mely fájlformátumban).
• Az ellátási lánc felelős feladatának kijelölése az adatok szállítása érdekében, különösen akkor, ha közvetítők is érintettek.
• Egy megállapodás a frissítésekről, olyan helyzetekben, amikor az adatok szállítás után még megváltoznak vagy kiegészítésre kerülnek.
• A titoktartásra vonatkozó meghatározás, amely jelzi, mely adatokat osztja meg a vásárlóval, és mely adatok esnek külön titoktartási szabályzat alá.
• Egy hivatkozás egy szabványosított formátumra, így a különböző szállítóktól származó adatok később könnyebben kombinálhatók.
• Egy megállapodás az ellenőrzésről, például a jog az alapul szolgáló bizonyítékok megkérésésére abban az esetben, ha kétség merül fel a szállított adatok helyességét illetően. Lásd még: hogyan ellenőrizhetem szállítóm adatainak helyességét.

Az olyan vállalatok számára, amelyek a vásárlás után acélt más termékké dolgoznak fel, ezenfelül hasznos a szerződésbe felvenni, hogy az átadott adatokat miként lehet felhasználni az adott feldolgozás során. Ez összhangban áll a kérdéssel: mi történik a passzporttal, ha az acél más termékké kerül feldolgozásra.

Ezek a megállapodások megelőznek egy kötelezettséget, amely még nem lépett hatályba — a passzport pontos tartalma és a kapcsolódó kötelezettségek termékkategóriánként egy delegált aktusban kerülnek meghatározásra, ahogyan az oldalon kifejtésre kerül: hogy mi a delegált jogi aktus, és miért határozza meg, mi történjen. Amíg ez a szöveg nem kerül közzétételre, a passzporttal szembeni pontos követelmények ismeretlenek maradnak. Ami azonban már most is lehetséges, az az, hogy az adatáramlást a beszerzőtől a szállító felé úgy szervezzük meg, hogy a passzporthoz való később csatlakozás ne váljon teljesen új feladattá.