Hur dokumenterar jag leveransen av passdata i mitt inköpskontrakt?

Hänvisa i kontraktet till den lagstadgade leveringsplikten

Leveransen av passdatauppgifter fastställs i ett inköpskontrakt som en leveringsskyldighet som hänvisar till informationsplikten som ESPR snart kommer att ålägga tillverkare, importörer och andra led i kedjan. ESPR själv föreskriver inte hur ett privaträttsligt kontrakt ska utformas — det är och förblir en angelägenhet mellan kontraktsparterna. Det som ESPR däremot fastställer är vilka som ska lämna vilken information till vem längre fram i kedjan. Ett inköpskontrakt kan översätta denna lagstadgade överföringsskyldighet till en konkret överenskommelse: vad som levereras, när, i vilken form och vad som händer om det saknas. En sådan klausul ger inköparen en avtalsrättslig påtryckningsmedel vid sidan av den lagstadgade skyldighet som leverantören redan har.

För vilken inköp detta är relevant

Detta är relevant för inköp av halvfabrikat av järn och stål från en tillverkare eller importör inom EU, vid den tidpunkt då en delegerad handling enligt ESPR för den produktgruppen har trätt i kraft. Artikel 38 ESPR gäller aktörer i leveranskedjan som måste vidarebefordra information som de redan har mottagit — den skapar ingen skyldighet att själva samla in nya uppgifter. Artikel 29 ESPR gäller specifikt för importörer: de måste kontrollera att tillverkaren har uppfyllt kraven innan produkten släpps på EU-marknaden och måste hålla dokumentation tillgänglig. Detta gäller alltså inte för inköp av konsumentprodukter, inte för produktgrupper för vilka ingen delegerad handling ännu finns, och inte för inköp från en part som själv inte är tillverkare eller importör utan bara säljer vidare utan egen skyldighet — för det senare ledet gäller just vidarebefordringsplikten enligt artikel 38.

Ingen ingångsdatum ännu, men en väl definierad väg framåt

För järn och stål har ingen delegerad handling publicerats ännu, så det står ingen datum fast för när leveringsplikten för det digitala produktpasset träder i kraft. Det som däremot står fast är vägen enligt ESPR-arbetsplanen 2025-2030: en första delegerad handling väntas 2026, med förpliktelser som träder i kraft arton månader senare. Till dess att den delegerade handlingen för järn och stål är publicerad finns det ingen lagstadgad skyldighet att leverera passdatauppgifter, och en kontraktsklausul därom är ännu av förberedd natur. Så snart den delegerade handlingen träder i kraft, kommer datumet att anges här.

Bygga upp klausulen: steg för steg

Uppbyggnaden av en sådan klausul följer vanligtvis denna ordning. Först fastställs vilken part i kedjan — tillverkare, importör eller mellanhand — som är ansvarig för att tillhandahålla passdatauppgifterna; detta följer av den roll som denna part har enligt ESPR. Därefter kopplas leveransmomentet till den fysiska leveransen av produkten, så att uppgifterna inte blir skilda från den partivaror som de avser. Sedan anges leveransformen: via den plattform där passet finns, med QR-datamedia som åtkomstpunkt, eller via en annan överenskommen kanal. Därefter fastställs vad som händer om uppgifter saknas eller visar sig vara felaktiga — till exempel en återställningstid, en anmälningsskyldighet eller en bestämmelse om ansvar för följderna av ofullständiga data. Slutligen kopplas klausulen till den lagstadgade bestämmelse på vilken den bygger, så att den automatiskt ansluter till det som står i ESPR och den tillämpliga delegerade handlingen, utan att kontraktet själv behöver upprepa passodatauppgifternas tekniska innehål. Denna ordning säkerställer att klausulen förblir användbar även om den delegerade handlingen senare ställer andra detaljkrav än vad som nu förväntas.

Den lagstadgade grunden: artiklarna 38 och 29 ESPR

Denna struktur bygger på två bestämmelser i förordning (EU) 2024/1781. Artikel 38 reglerar aktörernas ställning i leveranskedjan: den som mottar information om en produkt måste vidarebefordra den till nästa led, inklusive eventuella mottagare. Artikel 29 reglerar specifikt importörernas skyldigheter: de måste kontrollera att tillverkaren uppfyllt kraven, behålla relevant dokumentation och visa den på begäran för tillsynsmyndigheter. Tillsammans utgör dessa artiklar den rättsliga grund som ett inköpskontrakt kan hänvisa till: kontraktet fastställer inte själv standarden, utan kopplar kontraktsplikten till den standard som lagstiftaren redan har fastställt.

Den som nu förbereder ett inköpskontrakt kan inkludera en klausul som hänvisar till den framtida informationsplikten enligt ESPR utan att redan fastställa ett datum eller dataformat, och denna klausul kan aktiveras när den delegerade handlingen för järn och stål har publicerats — den officiella publiceringen är då tidpunkten för att kontrollera texten och vid behov skärpa den.

Vad detta baseras på

Själva förordningen finns på EUR-Lex. Vi hänvisar per påstående; du behöver inte tro på oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Ett inköpskontrakt för stål eller järnhalvfabrikat reglerar normalt pris, leveranstid och kvalitet. Med produktpasset på väg kommer det ett fjärde ämne: leverans av data. Det är ingen separat laglig skyldighet skild från ESPR — skyldigheterna ligger hos tillverkaren, importören och andra aktörer i leveranskedjan, såsom beskrivs i artikel 38 och artikel 29 i förordning (EU) 2024/1781. Vad en inköpare däremot kan göra är att omvandla dessa skyldigheter till avtal mellan parterna, så att det är klart vem som levererar vad, när och i vilken form.

Veta vilken part som är skyldig

Artikel 38 i ESPR handlar om aktörer i leveranskedjan: tillverkare, men även andra som har relevant information om material, bearbetning eller sammansättning. För ett inköpande företag betyder detta att det är användbart att i förväg veta vilken part i kedjan senare ska leverera vilken del av passopcertifieringsuppgifterna. I en handelskedja med flera mellanled är det inte alltid den part som kontraktet undertecknas med. Den distinktionen är exakt där det ofta går fel, och det är anledningen till att vissa inköpare väljer att undersöka vilka uppgifter ska jag begära från min stålleverantör innan kontrakttexten upprättas.

Importörer har en egen ställning

När stål köps från utanför EU, enligt artikel 29 i ESPR, finns det en tillägg roll för importören. För ett företag med 10 till 100 anställda som själv importerar, betyder detta att företagets egen ställning i kedjan förändras: inte bara mottagare av data, utan också part med en egen roll gentemot sina egna mottagare senare i kedjan. Det är en annan situation än att endast köpa inom EU, och det lönar sig att göra denna distinktion återspeglas i kontraktet med den utländska leverantören. Mer om denna ställning finns beskriven på sidan om vad produktpasset betyder om du importerar stål från utanför EU.

Uppgifter som redan är fastställda, gör återanvändbara

Många av de uppgifter som senare kommer i ett pass — sammansättning, ursprung, bearbetningshistoria — dokumenteras ofta redan i certifikat, materialdeklarationer eller testrapporter. För ett medelstort företag är det praktiskt att i inköpskontraktet fastslå att denna befintliga dokumentation levereras i en form som senare kan återanvändas, i stället för att vänta tills det finns en separat passförbindelse.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer regelbundet hos företag som försöker reglera dataöverföringen i efterhand.

För det första: kontraktet fastslår leveranstiden och stålkvaliteten, men säger ingenting om de data som följer med. Om leverantören senare inte svarar på en förfrågan om ytterligare information, står köparen tomhänt — det finns då ingen avtalsgrund för att göra något påstående. Se också vad du ska göra när din leverantör inte levererar data.

För det andra: vid inköp via en återförsäljare antas denna part vidarebefordra data från den ursprungliga tillverkaren. I praktiken går information ofta förlorad på detta sätt, eftersom återförsäljaren själv ingen avtalsförpliktelse har att skicka vidare något.

För det tredje: företag som köper stål från flera leverantörer och bearbetar till en samansatt produkt, upptäcker för sent att data från dessa leverantörer inte levereras i samma format eller samma enheter. Det gör det svårt att sammanfoga senare. Den som stöter på detta kan läsa hur data från olika leverantörer sammanfogas i ett pass.

För det fjärde: en leverantör utanför EU levererar data, men köparen har ingen möjlighet att verifiera den. Utan överenskommelse om underliggande bevis är det svårt att senare fastställa om informationen är korrekt. Se om detta hur vet jag om uppgifterna från min utländska leverantör är korrekta.

För det femte: en leverantör vill inte dela viss sammansättnings- eller processdata på grund av företagshemlighet, och kontraktet föreskriver ingen lösning för det. Det leder till förseningar när data faktiskt behövs. Se kan jag sluta ett nda och ändå uppfylla passet hur denna fråga beskrivs.

Vad du kan dokumentera

Ett inköpskontrakt kan, utöver de lagstadgade förpliktelser som åligger tillverkare och importörer, innehålla ett antal praktiska överenskommelser som underlättar senare dataleverans:

En bestämmelse om vilken dokumentation som medföljer vid varje leverans, såsom materialintyg, ursprungsintyg och testrapporter, med en beskrivning av formen (digital, strukturerad, i vilket filformat).
En angivelse av den ansvarig part inom leveranskedjan för att tillhandahålla data, särskilt när mellanhänder är inblandade.
En överenskommelse om uppdateringar, för situationer där data ändras eller kompletteras efter leverans.
En bestämmelse om konfidentialitet, som anger vilka data som delas med köparen och vilka som omfattas av en separat sekretessbestämmelse.
En hänvisning till ett standardiserat format, så att data från olika leverantörer senare är enklare att kombinera.
En överenskommelse om verifiering, till exempel rätten att begära underliggande dokumentation vid osäkerhet om riktigheten av levererad data. Se även hur kontrollerar jag om min leverantörs data är korrekta.

För företag som efter köp förarbetar stålet till en annan produkt är det dessutom lämpligt att inkludera i kontraktet hur de levererade data får användas vid denna förarbetalning. Det ansluter till frågan vad som händer med passet när stål förarbetas till en annan produkt.

Dessa överenskommelser går före en förpliktelse som ännu inte har trätt i kraft — det exakta innehållet i passet och de associerade förpliktelserna fastställs per produktgrupp i en delegerad handling, enligt vad som förklaras på sidan om vad en delegerad handling är och varför den avgör vad som måste göras. Tills denna text publiceras förblir de exakta kraven på passet okända. Det som redan kan göras är att ordna dataflödet mellan köpare och leverantör så att senare anslutning till passet inte blir en helt ny övning.

Detta är ingen juridisk rådgivning. Den här sidan ger allmän information om regelverket som denna plattform handlar om. Vi känner inte till din situation. Om du är osäker på ditt eget fall rådfrågar du en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten.

Skriven med AI baserat på källorna ovan, kontrollerad av en människa den 2026-08-22. Stämmer något inte? Låt oss veta — rättelser får prioritet.