Jak ustalam dostawę danych paszportu w mojej umowie zakupu?

Odwołaj się w umowie do ustawowego obowiązku dostawy

Dostawa danych paszportu jest ustalona w umowie zakupu jako obowiązek dostawy, który odwołuje się do obowiązku informacyjnego, który ESPR wkrótce nałoży na producentów, importerów i inne ogniwa w łańcuchu. ESPR nie stanowi, jak powinna wyglądać umowa prawa prywatnego — to jest i pozostaje kwestią między stronami umowy. Co ESPR rzeczywiście stanowi, to kto musi przekazać jakie informacje komu dalej w łańcuchu. Umowa zakupu może przełożyć ten ustawowy obowiązek przekazania na konkretną umowę: co się dostarcza, kiedy, w jakiej formie i co się dzieje, jeśli brakuje. Taka klauzula daje nabywcy środek umowny, obok ustawowego obowiązku, który dostawca ma już teraz.

Dla jakich zakupów jest to istotne

Jest to istotne dla zakupów półfabrykatów żelaza i stali od producenta lub importera w UE w momencie, gdy dla tej grupy produktów wejdzie w życie delegowana handlująca rozporządzenie ESPR. Artykuł 38 ESPR dotyczy podmiotów w łańcuchu dostaw, które muszą przekazać informacje, które już otrzymały — nie tworzy obowiązku samodzielnego zbierania nowych danych. Artykuł 29 ESPR dotyczy konkretnie importerów: muszą oni sprawdzić, czy producent spełnił wymogi zanim produkt wejdzie na rynek UE, i prowadzić dokumentację. Nie dotyczy to zatem zakupów produktów konsumenckich, nie dotyczy grup produktów, dla których nie istnieje jeszcze delegowana handlująca rozporządzenie, i nie dotyczy zakupów od strony, która sama nie jest producentem lub importerem, lecz jedynie odsprzedaje bez własnego obowiązku — dla tego ostatniego ogniwa obowiązek przekazania z artykułu 38.

Jeszcze nie ma daty wejścia w życie, ale jest określona ścieżka

Dla żelaza i stali nie opublikowano jeszcze delegowanej handlującej rozporządzenia, więc nie określono daty, kiedy obowiązek dostawy cyfrowego paszportu produktu wejdzie w życie. Co jednak jest ustalone, to ścieżka z planu działań ESPR 2025-2030: pierwsze delegowane handlujące rozporządzenie oczekuje się w 2026 r., z obowiązkami wchodzącymi w życie osiemnaście miesięcy później. Do czasu opublikowania handlującego rozporządzenia dla żelaza i stali nie istnieje ustawowy obowiązek dostarczania danych paszportu, a klauzula umowna w tym zakresie ma charakter przygotowawczy. Gdy tylko rozporządzenie się pojawi, data zostanie tutaj podana.

Budowanie klauzuli: krok po kroku

Budowa takiej klauzuli zwykle przebiega w następującej kolejności. Po pierwsze, określa się, która strona w łańcuchu — producent, importer lub pośrednik handlowy — jest odpowiedzialna za dostarczenie danych paszportu; wynika to z roli, którą ta strona pełni selon ESPR. Następnie moment dostawy wiąże się z fizyczną dostawą produktu, aby dane nie uległy rozdzieleniu od partii towaru, do której się odnoszą. Następnie określa się formę dostawy: za pośrednictwem platformy, na której paszport jest hostowany, z QR-nośnikiem danych jako punktem dostępu, lub za pośrednictwem innego uzgodnionego kanału. Następnie ustalane jest, co się dzieje, jeśli dane są niepełne lub okazują się nieprawidłowe — na przykład termin naprawy, obowiązek zgłoszenia lub regulacja dotycząca odpowiedzialności za skutki niepełnych danych. Na koniec klauzula jest powiązana z przepisem ustawy, na którym się opiera, aby automatycznie została dostosowana do tego, co zawiera ESPR i obowiązujące delegowane handlujące rozporządzenie, bez konieczności powtarzania przez samą umowę technicznej zawartości paszportu. Ta kolejność zapewnia, że klauzula pozostaje użyteczna także wtedy, gdy delegowane handlujące rozporządzenie później w szczegółach stawia inne wymogi niż się teraz oczekuje.

Podstawa prawna: artykuły 38 i 29 ESPR

Ta budowa opiera się na dwóch postanowieniach Rozporządzenia (UE) 2024/1781. Artykuł 38 reguluje pozycję uczestników łańcucha dostaw: kto otrzymuje informacje o produkcie, musi je przekazać następnemu ogniwu, w tym ewentualnym odbiorcom. Artykuł 29 reguluje szczegółowo obowiązki importerów: muszą oni sprawdzić, czy producent spełnił wymogi, przechowywać istotną dokumentację i wykazywać ją organom nadzoru na żądanie. Razem artykuły te tworzą podstawę prawną, do której umowa zakupu może się odwoływać: umowa sama nie ustala normy, ale łączy zobowiązanie umowne dostawcy z normą już ustanowioną przez ustawodawcę.

Kto teraz przygotowuje umowę zakupu, może wstawić klauzulę odwołującą się do przyszłego obowiązku informacyjnego wynikającego z ESPR bez ustalania już daty lub formatu danych, i aktywować tę klauzulę gdy tylko zostanie opublikowane rozporządzenie delegowane dotyczące żelaza i stali — publikacja urzędowa jest wówczas momentem do przetestowania tekstu i w razie potrzeby jego wyostrzenia.

Na czym opiera się ta informacja

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Informujemy o każde stwierdzeniu; nie musisz nam ufać.

Co konkretnie musisz zrobić

Czego się od Ciebie oczekuje

Umowa o zakup stali lub półfabrykatów ze stali zwykle reguluje cenę, czas dostawy i jakość. Wraz z nadchodzącym produktowym paszportem pojawia się czwarty temat: dostarczanie danych. To nie jest oddzielny obowiązek prawny niezwiązany z ESPR — obowiązki spoczyają na producencie, importerze i innych podmiotach w łańcuchu dostaw, zgodnie z opisem w artykule 38 i artykule 29 Rozporządzenia (UE) 2024/1781. Co nabywca może zrobić, to przełożyć te obowiązki na umowy między stronami, aby było jasne, kto co dostarcza, kiedy i w jakiej formie.

Wiedzieć, która strona jest obowiązana

Artykuł 38 ESPR dotyczy podmiotów w łańcuchu dostaw: producentów, ale również innych, którzy posiadają istotne informacje o materiałach, obróbce lub składzie. Dla firmy kupującej oznacza to, że warto wiedzieć z wyprzedzeniem, która strona w łańcuchu będzie dostarczać poszczególne części danych paszportu. W łańcuchu handlowym z wieloma pośrednikami nie zawsze jest to strona, z którą podpisana jest umowa. To właśnie tam, gdzie często coś idzie nie tak, i dlatego niektórzy nabywcy decydują się sprawdzić jakie dane powinienem poprosić od swojego dostawcy stali zanim tekst umowy zostanie opracowany.

Importerzy mają oddzielną pozycję

Gdy stal jest kupowana spoza UE, zgodnie z artykułem 29 ESPR istnieje dodatkowa rola importera. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników, która sama importuje, oznacza to, że własna pozycja w łańcuchu się zmienia: nie tylko odbiorca danych, ale także strona z własną rolą wobec swoich odbiorców poniżej. To inna sytuacja niż czysty zakup w obrębie UE i warto, aby to rozróżnienie znalazło się w umowie z zagranicznym dostawcą. Więcej na ten temat znajduje się na stronie dotyczącej co produktowy paszport oznacza, gdy importują Państwo stal spoza UE.

Dane, które już teraz są ustalone, ponownie wykorzystać

Wiele danych, które pojawią się w paszporcie — skład, pochodzenie, historia obróbki — jest teraz często już rejestrowana w certyfikatach, deklaracjach materiałów lub raportach z badań. Dla średniej firmy praktyczne jest ustalenie w umowie o zakup, że ta istniejąca dokumentacja będzie dostarczona w formie, którą można później ponownie wykorzystać, zamiast czekać na oddzielny obowiązek paszportowy.

Gdzie dzieje się źle w praktyce

Wiele sytuacji pojawia się regularnie u firm, które próbują regulować dostarczanie danych dopiero po fakcie.

Po pierwsze: umowa określa czas dostawy i jakość stali, ale nic nie mówi o danych, które jej towarzyszą. Jeśli dostawca później nie reaguje na prośbę o dodatkowe informacje, nabywca zostaje z niczym — wówczas brak podstawy umownej, aby cokolwiek reklamować. Patrz również co zrobić, gdy dostawca nie dostarcza danych.

Po drugie: w przypadku zakupu przez pośrednika zakłada się, że ta strona rzeczywiście prześle dane od oryginalnego producenta. W praktyce informacje w ten sposób często się gubią, ponieważ pośrednik sam nie ma obowiązku umownego czegokolwiek przesyłać.

Po trzecie: firmy kupujące stal od wielu dostawców i przetwarzające ją w jeden produkt złożony odkrywają zbyt późno, że dane od tych dostawców nie są dostarczone w tym samym formacie lub w tych samych jednostkach. To utrudnia łączenie ich później. Ci, którzy z tym się spotykają, mogą przeczytać jak połączyć dane od różnych dostawców w jeden paszport.

Po czwarte: dostawca spoza UE dostarcza dane, ale nabywca nie ma możliwości ich weryfikacji. Bez umowy dotyczącej dokumentów stanowiących podstawę trudno jest później ustalić, czy informacje są prawidłowe. Przeczytaj na ten temat jak mogę sprawdzić, czy dane od mojego zagranicznego dostawcy są prawidłowe.

Po piąte: dostawca nie chce dzielić się określonymi danymi dotyczącymi składu lub procesów ze względu na tajemnicę handlową, a umowa nie przewiduje rozwiązania tego problemu. Prowadzi to do opóźnień w momencie, gdy dane rzeczywiście są potrzebne. Zobacz czy mogę zawrzeć umowę o zachowaniu poufności i jednocześnie spełnić wymogi paszportu produktu jak ten problem jest opisany.

Co możesz dokumentować

Umowa zakupu może zawierać, poza obowiązkami ustawowymi ciążącymi na producentach i importerach, szereg praktycznych porozumień ułatwiających późniejszą dostawę danych:

Postanowienie dotyczące dokumentacji, która jest dostarczana przy każdej dostawie, takie jak świadectwa materiałowe, deklaracje pochodzenia i raporty z badań, z opisem formy (cyfrowej, ustrukturyzowanej, w jakim formacie pliku).
Wskazanie strony odpowiedzialnej w łańcuchu dostaw za dostarczenie danych, zwłaszcza gdy zaangażowani są pośrednicy.
Porozumienie w sprawie aktualizacji, dotyczące sytuacji, w których dane mogą się zmienić lub być uzupełniane po dostawie.
Postanowienie dotyczące poufności, które wskazuje, które dane są udostępniane odbiorcy, a które podlegają oddzielnej umowie poufności.
Odniesienie do standaryzowanego formatu, aby dane od różnych dostawców były później łatwiejsze do połączenia.
Porozumienie w sprawie weryfikacji, na przykład prawo do zażądania dokumentów źródłowych w przypadku wątpliwości co do prawidłowości dostarconych danych. Zobacz również jak sprawdzić, czy dane moje dostawcy są prawidłowe.

Dla przedsiębiorstw, które przetwarzają stal po zakupie na inny produkt, warto ponadto uwzględnić w umowie sposób, w jaki dostarczone dane mogą być wykorzystywane podczas tego przetwarzania. Nawiązuje to do pytania co się dzieje z paszportem, gdy stal zostaje przetworzona na inny produkt.

Te porozumienia wyprzedzają obowiązek, który nie wszedł jeszcze w życie — dokładna zawartość paszportu i związane z nim obowiązki będą określone dla każdej grupy produktów w akcie delegowanym, jak wyjaśniono na stronie o czym jest akt delegowany i dlaczego określa, co musi się stać. Dopóki ten tekst nie zostanie opublikowany, pozostają nieznane dokładne wymagania dotyczące paszportu. Jednak już teraz można ustrukturyzować przepływ danych między kupującym a dostawcą w taki sposób, aby późniejsze dostosowanie się do paszportu nie stało się całkowicie nowym wyzwaniem.

To nie jest porady prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje na temat przepisów, których dotyczy ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących Twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane przy użyciu AI na podstawie źródeł powyżej, sprawdzone przez człowieka dnia 2026-08-22. Coś się nie zgadza? Daj nam znać — korekty mają pierwszeństwo.