Jak zaznamenám dodání údajů pasu v mé nákupní smlouvě?

Co konkrétně musíte udělat

Co se od vás očekává

Nákupní smlouva na ocel nebo železné polotovary obvykle stanovuje cenu, dodací lhůtu a kvalitu. S příchodem produktového pasu přibývá čtvrté téma: dodávka údajů. Nejde o samostatný právní závazek oddělený od ESPR — závazky leží na výrobcích, dovozci a dalších aktérech v dodavatelském řetězci, jak je popsáno v článku 38 a článku 29 Nařízení (EU) 2024/1781. Co si kupující může dovolit, je přeložit tyto závazky na dohody mezi stranami, aby bylo jasné, kdo co dodává, kdy a v jaké podobě.

Vědět, kdo je povinná strana

Článek 38 ESPR se zabývá aktéry v dodavatelském řetězci: výrobci, ale také ostatní, kteří mají relevantní informace o materiálech, procesech nebo složení. Pro kupující podnik to znamená, že je užitečné předem vědět, která strana v řetězci bude později dodávat kterou část údajů o pasu. V obchodním řetězci s více meziinstitucemi to není vždy strana, s níž je smlouva uzavřena. Právě tento rozdíl je místem, kde se věci často pokazí, a je to důvod, proč se někteří kupující rozhodují podívat se jaké údaje si mám vyžádat od svého dodavatele ocelí před vyhotovením textu smlouvy.

Dovozcí mají vlastní postavení

Pokud je ocel nakupována mimo EU, má podle článku 29 ESPR doplňující roli dovozce. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci, který sám dováží, to znamená, že se vlastní pozice v řetězci mění: nejen příjemce údajů, ale také strana s vlastní rolí vůči vlastním kupujícím dále v řetězci. To je jiná situace než čistě nákup v rámci EU, a stojí za to, aby se tento rozdíl vrátil do smlouvy se zahraničním dodavatelem. Více o tomto postavení je popsáno na stránce o co znamená produktový pas, pokud dovážíte ocel mimo EU.

Údaje, které jsou nyní již stanoveny, znovu je možné využít

Mnohé z údajů, které se později objeví v pasu — složení, původ, historie zpracování — jsou nyní často již zaznamenány v certifikátech, prohlášeních o materiálu nebo zprávách o testech. Pro středně velký podnik je praktické zakotvit v nákupní smlouvě, aby byla stávající dokumentace poskytnuta v podobě, kterou bude možné později znovu použít, namísto čekání na samostatný pas.

Kde to v praxi selže

Počet situací se pravidelně opakuje v podnicích, které se pokoušejí regulovat dodávku údajů až dodatečně.

Zaprvé: smlouva stanovuje dodací lhůtu a kvalitu oceli, ale neříká nic o údajích, které k ní náleží. Pokud dodavatel později neodpoví na žádost o další informace, kupující zůstane s prázdnýma rukama — pak neexistuje smluvní základ, aby si něco mohl nárokovat. Podívejte se také, co dělat, když váš dodavatel nesdělí údaje.

Zadruhé: při nákupu prostřednictvím distributora se předpokládá, že tato strana bude dále předávat údaje od původního výrobce. V praxi se informace tímto způsobem často ztratí, protože distributor sám nemá smluvní povinnost cokoliv posílat.

Zatřetí: podniky, které nakupují ocel od více dodavatelů a zpracovávají ji do jednoho složeného produktu, zjistí až pozdě, že údaje od těchto dodavatelů nejsou dodávány ve stejném formátu nebo stejných jednotkách. To pak ztěžuje jejich pozdější sloučení. Kdo s tím zápasí, si může přečíst, jak sloučit údaje od různých dodavatelů do jednoho pasu.

Začtvrté: dodavatel mimo EU dodá údaje, ale kupující nemá možnost je ověřit. Bez dohody o podpůrných dokladech je později těžké určit, zda jsou informace správné. Podívejte se na to jak vím, zda jsou údaje od mého zahraničního dodavatele správné.

Za páté: dodavatel nechce sdílet určitá data o složení nebo procesu kvůli obchodnímu utajení a smlouva pro to neposkytuje řešení. To vede ke zpoždění v okamžiku, kdy jsou data skutečně potřebná. Viz mohu si sjednat NDA a přesto splnit požadavky pasu jak je tento problém popsán.

Co si můžete zaznamenat

Nákupní smlouva může, oddělená od právních povinností, které existují pro výrobce a dovozce, obsahovat řadu praktických dohod, které usnadní pozdější dodávku dat:

• Ustanovení o tom, která dokumentace se dodává při každé dodávce, jako jsou materiálové certifikáty, prohlášení o původu a testovací zprávy, s popisem formy (digitální, strukturovaná, v jakém formátu souboru).
• Určení odpovědné strany v dodavatelském řetězci za dodání dat, zejména když jsou zapojeni mezičlánkové obchodníci.
• Dohoda o aktualizacích, pro situace, kdy se data po dodání ještě změní nebo doplní.
• Ustanovení o utajení, které uvádí, která data jsou sdílena s kupujícím a která podléhají samostatné dohodě o důvěrnosti.
• Odkaz na standardizovaný formát, aby se data od různých dodavatelů později snáze kombinovala.
• Dohoda o ověření, například právo požadovat podkladní důkazní prostředky v případě pochybností o správnosti dodaných dat. Viz také jak ověřím, zda jsou údaje od mého dodavatele správné.

Pro podniky, které ocel po nákupu dále zpracovávají na jiný výrobek, je navíc užitečné zakotvit do smlouvy, jak mohou být dodaná data používána při tomto zpracování. To navazuje na otázku co se s pasem stane, když se ocel zpracuje na jiný výrobek.

Tyto dohody předbíhají povinnost, která dosud nevstoupila v platnost — přesný obsah pasportu a související povinnosti budou stanoveny pro každou skupinu produktů v delegovaném aktu, jak je vysvětleno na stránce o co je delegovaný akt a proč určuje, co se musí stát. Dokud nebude tento text publikován, zůstávají přesné požadavky na pas nejasné. Co je už nyní možné, je uspořádat tok dat mezi kupujícím a dodavatelem tak, aby pozdější připojení k pasportu nebyla úplně nová záležitost.