Ja, technisch gezien kunt u het digitaal productpaspoort voor staal zelf hosten. De verordening schrijft niet voor welke partij de gegevens moet bewaren of tonen. Wat er wél staat, zijn eisen aan hoe lang het paspoort toegankelijk moet blijven, in welk formaat, en hoe betrouwbaar de koppeling met de QR-code moet zijn. Die eisen gelden ongeacht wie de hosting doet — uzelf, een IT-afdeling, of een externe partij.
De vraag is dus minder "mag ik het zelf" en meer "kan ik het zelf, en voor hoe lang". Een productpaspoort dat tien jaar bereikbaar moet blijven, overleeft in de praktijk vaak meerdere serverwissels, een paar wisselingen van IT-leverancier en misschien een bedrijfsovername. Dat is een andere opgave dan een website die u dit jaar online zet.
Wat de verordening eist, ongeacht wie hosting doet
De kern is steeds hetzelfde: het paspoort moet gedurende de voorgeschreven periode opvraagbaar zijn via de QR-code, de gegevens moeten kloppen met wat er op het moment van vastleggen bekend was, en er moet herleidbaar zijn waar de informatie vandaan komt. Toezichthouders kijken daarbij naar de uitkomst — is het paspoort bereikbaar en juist — niet naar de techniek waarmee dat bereikt wordt. Dat maakt zelf hosten in principe mogelijk, maar het verschuift alle verantwoordelijkheid voor die uitkomst naar u.
Wie dat overweegt, doet er goed aan eerst te lezen wat er precies vastligt over herleidbaarheid en bewaartermijn. Op hoe de gegevens tot een paspoort worden staat toegelicht welke stappen daarbij horen, van eerste invoer tot de koppeling met de QR-drager.
Waar zelf doen ophoudt en uitbesteden begint
De eerste versie van een paspoort maken is voor een technisch onderlegd bedrijf vaak nog te overzien: gegevens verzamelen, een format kiezen, een QR-code genereren. Waar het lastiger wordt, is bij alles wat daarna komt. Een server die tien jaar zonder onderbreking online moet blijven, vraagt onderhoud, backups en een plan voor het moment dat de huidige leverancier van uw hostingpakket stopt of failliet gaat. Een wijziging in het formaat dat de verordening voorschrijft, moet u zelf signaleren en doorvoeren. En als uw bedrijf van naam verandert, overgenomen wordt, of stopt, moet er iemand zijn die de QR-codes van al uitgeleverde staalproducten laat blijven werken.
Dat laatste punt is voor veel MKB-bedrijven het omslagpunt. Een eigen server bijhouden voor de duur van één project is anders dan garanderen dat een QR-code die vandaag op een partij staalprofielen wordt geplakt, over acht jaar nog naar de juiste gegevens verwijst — ook als uw bedrijf er dan niet meer op dezelfde manier bestaat. Dat is precies de reden dat sommige bedrijven de hosting bewust uitbesteden aan een partij die daar structureel voor is ingericht, en de gegevensverzameling en juridische inhoud in eigen hand houden.
Vragen die u zichzelf kunt stellen voor u kiest
Voor wie zelf hosten overweegt, zijn een paar vragen bruikbaar: wie in uw organisatie is over tien jaar nog verantwoordelijk voor deze techniek, wat gebeurt er met de QR-codes als uw bedrijf van eigenaar wisselt, en is er een reservekopie van de gegevens buiten uw eigen systeem. Geen van die vragen heeft een juridisch verplicht antwoord — de verordening laat de invulling vrij — maar ze bepalen wel of zelf hosten in de praktijk houdbaar is.
Ook de kostenkant speelt mee. Zelf een server, beveiliging en onderhoud tien jaar in stand houden heeft een prijs die niet altijd meteen zichtbaar is, omdat die pas op langere termijn optelt. Een overzicht van wat hosting via een externe partij kost, staat op de prijzenpagina, zodat u dat kunt afzetten tegen een eigen inschatting.
Wie twijfelt of zelf hosten voor de eigen situatie verstandig is, vindt in de kennisbank met uitgewerkte onderwerpen per situatie meer achtergrond over de eisen aan bewaartermijn en toegankelijkheid. Voor de eigen, specifieke situatie blijft het raadzaam de officiële tekst te raadplegen of een jurist te vragen.
Wilt u eerst zien waar uw bedrijf precies staat voordat u een keuze maakt tussen zelf doen en uitbesteden? Doe de gratis productscan met een paar korte vragen en krijg direct een indicatie.