Ja, du kan sammensætte en del af det digitale produktpas selv: de oplysninger, du som producent, importør eller distributør allerede har internt, såsom certifikater, testresultater og oprindelsesoplysninger, kan du selv levere og organisere. Det bliver sværere, når du skal konvertere disse oplysninger til det faste tekniske format, som forordningen senere skal foreskrive, generere den unikke identifikationskode og sikre, at passet er tilgængeligt i ti år via en QR-kode. Det er den del, som de fleste virksomheder outsourcer til en specialiseret part.
Grænsen mellem selv at gøre det og at outsource ligger således ikke ved indholdet af dine oplysninger, men ved teknikken omkring det. Du er og bliver ansvarlig for rigtigheden af det, der står i passet; en softwareleverandør eller platform sørger for formen, hvori det sker, og for tilgængeligheden på lang sigt.
Hvad du selv kan forberede
De oplysninger, der kommer ind i et produktpas for jern og stål, har du i mange tilfælde allerede liggende nogle steder: kemisk sammensætning, mekaniske egenskaber, råvarernes oprindelse, eventuelle genanvendelsesprocenter og eksisterende certifikater ifølge normer, som du allerede bruger. At indsamle og organisere denne dokumentation er arbejde, som du sagtens selv kan udføre, og hvor du også har mest indsigt. Hvis du får dette på plads i forvejen, behøver du ikke at panikke og samle dokumenter sammen, så snart en forpligtelse bliver konkret.
Hvad der normalt ikke gøres selv
Den sværere del ligger i tre punkter. For det første det tekniske format: forordningen arbejder med delegerede retsakter, som for hver produktgruppe fastlægger, hvilke oplysninger der er obligatoriske, og i hvilken form de skal leveres. At bygge et eget system, der fortsat opfylder dette, kræver løbende vedligeholdelse, også hvis reglerne senere udvides. For det andet den unikke identifikationskode og tilknytningen af denne til en QR-kode, som fungerer i ti år, også hvis din virksomhed skifter system, eller et produkt skifter ejer. For det tredje hosting i sig selv: passet skal være tilgængeligt i hele opbevaringsperioden, også når en leverandør lukker, eller en server udskiftes. Det kræver en anden opsætning end et almindeligt firmawebsted.
Selv at bygge: hvad du skal tage hensyn til
Virksomheder, som overvejer at bygge dette internt, støder især på problemet med varigheden af vedligeholdelsen. Når den første delegerede retsakt er blevet offentliggjort, kan den tekniske udfyldelse ændre sig, og denne ændring skal derefter implementeres i dit eget system. Det er ikke et engangsproject, men en tilbagevendende forpligtelse. For virksomheder, for hvilke produktpasset udgør en lille del af virksomhedsdriften, vejer denne vedligeholdelse ofte ikke op mod at outsource lige præcis det tekniske stykke.
Hvad en platform som ferropas.eu gør i den forbindelse
ferropas.eu sammensætter passet fra de oplysninger, som du som producent eller importør leverer, hoster det i hele den lovpligtige periode på ti år og leverer QR-datadrageren, som peger på det passe. Din egen rolle består i at levere og holde de korrekte oplysninger opdateret; platformen sørger for den tekniske behandling og den langsigtede tilgængelighed. På hvordan vi behandler oplysningerne til et passe kan du se præcis, hvor oplysningerne i passet kommer fra, og hvem der bliver ved med at være ansvarlig for hvad.
Om du selv kan bygge til din situation, afhænger af, hvor mange produktgrupper du fører, hvor ofte dit sortiment ændres, og hvor meget kapacitet du strukturelt vil frigøre til vedligeholdelse af et teknisk system. Det er en afvejning, der varierer fra virksomhed til virksomhed, og som forordningen selv ikke udtaler sig om: den fastsætter krav til resultatet, ikke til den måde, du organiserer det på.
Først en indikation, derefter et valg
Før du vælger mellem selv at bygge og at outsource, er det nyttigt først at få klarhed over, hvilke data du allerede har, og hvilke der stadig mangler. I videntbase med udarbejdede emner pr. situation finder du et oversigt pr. rolle i værdikæden, fra producent til distributør. Vil du hurtigere vide, hvor din virksomhed cirka står, giver quick-scanen med et par korte spørgsmål en første indikation, helt gratis og uden at du har brug for en konto.
Hvis du efter læsningen stadig har et konkret spørgsmål om din egen situation, er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed den passende part til at vurdere det; denne artikel beskriver forordningen på generelt grundlag og udtaler sig ikke om individuelle tilfælde. For de mest stillede spørgsmål om omkostninger, frister og hvad der ligger under og uden for pasporet, kan du også gå til siden med svarene på hyppigt stillede spørgsmål.