Ja, du kan sammanställa en del av det digitala produktpasset själv: de uppgifter som du som tillverkare, importör eller distributör redan har internt, såsom certifikat, testresultat och ursprungsinformation, kan du själv tillhandahålla och organisera. Där det blir svårare är när du ska konvertera dessa uppgifter till det fasta tekniska format som förordningen senare föreskriver, när du ska generera den unika identifieringskoden och när du ska hålla passet tillgängligt under tio år via en QR-kod. Det är den delen för vilken de flesta företag anlitar en specialiserad part.
Gränsen mellan att göra det själv och att lägga ut det på entreprenad ligger således inte på innehållet i dina uppgifter, utan på tekniken omkring det. Du är och förblir ansvarig för riktigheten av vad som står i passet; en programvaruleverantör eller plattform sörjer för formen som det sker i och för tillgängligheten på lång sikt.
Vad du själv kan förbereda
De uppgifter som hamnar i ett produktpass för järn och stål har du i många fall redan någonstans: kemisk sammansättning, mekaniska egenskaper, ursprung för råvaran, eventuella återvinningsprocentsatser och befintliga certifikat enligt normer som du redan använder. Att samla in och organisera denna dokumentation är arbete som du mycket väl kan göra själv, och där du också har störst insyn. Den som redan är ordning med detta behöver senare inte rusa omkring och samla ihop dokument när en skyldighet blir konkret.
Vad som vanligtvis inte görs själv
Den svårare delen ligger i tre punkter. För det första det tekniska formatet: förordningen arbetar med delegerade akter som per produktgrupp fastslår vilka uppgifter som är obligatoriska och i vilken form de ska tillhandahållas. Att själv bygga ett system som fortsätter att uppfylla detta kräver löpande underhåll, även när reglerna kompletteras över tid. För det andra den unika identifieringskoden och kopplingen av denna till en QR-kod som fungerar under tio år, även om ditt företag byter system eller en produkt byter ägare. För det tredje själva hostingen: passet måste förbli tillgängligt under hela bevarandetiden, även när en leverantör upphör eller en server byts ut. Det kräver en annan utformning än en vanlig företagswebbplats.
Att bygga själv: vad du bör beakta
Företag som överväger att bygga detta internt stöter främst på underhållets varaktighet. När den första delegerade akten är publicerad kan den tekniska utformningen förändras, och denna förändring måste då genomföras i ditt eget system. Det är inte ett engångsprojekt utan en återkommande skyldighet. För företag för vilka produktpasset är en liten del av verksamheten väger underhållet ofta inte upp mot att lägga ut just denna tekniska del på entreprenad.
Vad en plattform som ferropas.eu gör i detta
Ferropas.eu sammanställer passet utifrån de uppgifter som du som tillverkare eller importör tillhandahåller, hostar det under den lagstadgade tio-årspreioden och levererar QR-databäraren som hänvisar till det passet. Din egen roll förblir det att tillhandahålla och hålla rätt uppgifter aktuella; plattformen sörjer för den tekniska bearbetningen och långsiktig tillgänglighet. På hur vi bearbetar uppgifterna till ett pass ser du exakt var informationen i passet kommer från och vem som förblir ansvarig för vad.
Huruvida det är möjligt för er att bygga själva beror på hur många produktgrupper ni tillhandahåller, hur ofta er sortiment förändras och hur stor kapacitet ni strukturellt vill avsätta för underhåll av ett tekniskt system. Det är en avvägning som skiljer sig från företag till företag, och som själva förordningen inte tar ställning till: den ställer krav på resultatet, inte på hur ni organiserar det.
Först en indikation, sedan ett val
Innan ni väljer mellan att bygga själva och att lägga ut på entreprenad, är det användbart att först ha klart för sig vilka uppgifter ni redan har och vilka som ännu saknas. I kunskapsbas med utarbetade ämnen per situation finns ett översikt per roll i kedjan, från tillverkare till distributör. Vill ni snabbare veta ungefär var ert företag står, ger snabbscanningen med några få korta frågor en första indikation, helt gratis och utan att ni behöver ett konto.
Om ni efter läsningen fortfarande har en konkret fråga om er egen situation, är en jurist eller tillsynsmyndigheten den lämpliga parten att bedöma det; denna artikel beskriver förordningen på ett allmänt sätt och tar ingen ställning till enskilda fall. För de vanligaste frågorna om kostnader, tidsfristerna och vad som omfattas eller inte omfattas av passet kan ni också vända er till sidan med svaren på vanliga frågor.