Ja, Sie können einen Teil des digitalen Produktpass selbst zusammenstellen: Die Daten, die Sie als Hersteller, Importeur oder Distributeur bereits im Haus haben, wie Zertifikate, Testergebnisse und Herkunftsinformationen, können Sie selbst bereitstellen und ordnen. Schwieriger wird es bei der Umwandlung dieser Daten in das feste technische Format, das die Verordnung später vorschreibt, bei der Generierung des eindeutigen Identifikationscodes und bei der zehnjährigen Verfügbarmachung des Produktpass über einen QR-Code. Das ist der Teil, für den die meisten Unternehmen ein spezialisiertes Unternehmen einschalten.
Die Grenze zwischen Eigenleistung und Fremdvergabe liegt also nicht bei dem Inhalt Ihrer Daten, sondern bei der Technik rundherum. Sie sind und bleiben verantwortlich für die Richtigkeit dessen, was im Produktpass steht; ein Softwareliefer ant oder eine Plattform sorgt für die Form, in der dies geschieht, und für die Verfügbarkeit auf lange Sicht.
Was Sie selbst vorbereiten können
Die Daten, die in einen Produktpass für Eisen und Stahl gelangen, haben Sie in vielen Fällen bereits irgendwo liegen: chemische Zusammensetzung, mechanische Eigenschaften, Herkunft des Rohstoffs, gegebenenfalls Recyclingquoten und bestehende Zertifikate nach Normen, die Sie bereits jetzt verwenden. Das Sammeln und Ordnen dieser Dokumentation ist eine Arbeit, die Sie durchaus selbst tun können und bei der Sie auch den meisten Überblick haben. Wer dies frühzeitig in Ordnung bringt, muss später nicht in Panik Dokumente zusammensuchen, sobald eine Verpflichtung konkret wird.
Was normalerweise nicht selbst geschieht
Der schwierigere Teil liegt in drei Punkten. Erstens das technische Format: Die Verordnung arbeitet mit delegierten Rechtsakten, die pro Produktgruppe festlegen, welche Daten erforderlich sind und in welcher Form sie bereitgestellt werden müssen. Ein eigenes System zu bauen, das diesem entspricht, erfordert laufende Wartung, auch wenn die Regeln im Laufe der Zeit ergänzt werden. Zweitens der eindeutige Identifikationscode und dessen Verknüpfung mit einem QR-Code, der zehn Jahre lang funktioniert, auch wenn Ihr Unternehmen das System wechselt oder ein Produkt den Besitzer wechselt. Drittens das Hosting selbst: Der Produktpass muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben, auch wenn ein Lieferant ausfällt oder ein Server ausgetauscht wird. Das erfordert eine andere Struktur als eine gewöhnliche Unternehmenswebsite.
Selbst bauen: Worauf Sie achten sollten
Unternehmen, die erwägen, dies intern zu bauen, stoßen hauptsächlich auf die Dauer der Wartung. Sobald der erste delegierte Rechtsakt veröffentlicht ist, kann sich die technische Ausgestaltung ändern, und diese Änderung muss dann in Ihrem eigenen System durchgeführt werden. Das ist kein einmaliges Projekt, sondern eine wiederkehrende Verpflichtung. Für Unternehmen, für die der Produktpass ein kleiner Teil der Geschäftstätigkeit ist, wiegt diese Wartung oft nicht gegen die Fremdvergabe dieses technischen Teils auf.
Was eine Plattform wie ferropas.eu dabei tut
ferropas.eu stellt den Produktpass aus den Daten zusammen, die Sie als Hersteller oder Importeur bereitstellen, hostet ihn für die gesetzliche Frist von zehn Jahren und liefert den QR-Datenträger, der auf diesen Produktpass verweist. Ihre eigene Rolle bleibt dabei das Bereitstellen und Aktuellhalten der richtigen Daten; die Plattform kümmert sich um die technische Verarbeitung und die langfristige Verfügbarkeit. Unter wie wir die Daten zu einem Produktpass verarbeiten sehen Sie genau, woher die Informationen im Produktpass stammen und wer wofür verantwortlich bleibt.
Ob es für Ihre Situation realisierbar ist, selbst etwas zu entwickeln, hängt davon ab, wie viele Produktgruppen Sie führen, wie oft sich Ihr Sortiment ändert und wie viel Kapazität Sie strukturell für die Wartung eines technischen Systems freisetzen möchten. Das ist eine Abwägung, die von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ausfällt, und die die Verordnung selbst nicht trifft: Sie stellt Anforderungen an das Ergebnis, nicht an die Art und Weise, wie Sie dies organisieren.
Zunächst ein Überblick, dann eine Entscheidung
Bevor Sie sich zwischen Eigenenwicklung und Auslagerung entscheiden, ist es sinnvoll, zunächst klar zu haben, welche Daten Sie bereits haben und welche noch fehlen. In der Wissensdatenbank mit ausgearbeiteten Themen pro Situation finden Sie einen Überblick nach Rolle in der Lieferkette, vom Hersteller bis zum Distributor. Wenn Sie schneller wissen möchten, wo Ihr Betrieb ungefähr steht, gibt der Quick-Scan mit ein paar kurzen Fragen einen ersten Überblick, völlig kostenlos und ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.
Falls Sie nach dem Lesen noch eine konkrete Frage zu Ihrer eigenen Situation haben, sind ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Ansprechstelle zu deren Beurteilung; dieser Artikel beschreibt die Verordnung in allgemeiner Form und macht keine Aussage über Einzelfälle. Für die häufigsten Fragen zu Kosten, Fristen und was unter das Paspoort fällt und was nicht, können Sie auch auf die Seite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.