Sì, potete compilare parte del fascicolo prodotto digitale da soli: i dati che avete già in azienda come fabbricante, importatore o distributore, come certificati, risultati di test e informazioni di provenienza, potete fornirli e ordinarli voi stessi. Dove diventa più complicato è nella conversione di questi dati nel formato tecnico fisso che il regolamento prescriverà, nella generazione del codice di identificazione univoco e nel mantenimento accessibile del fascicolo per dieci anni tramite un codice QR. Questa è la parte per cui la maggior parte delle aziende si affida a un fornitore specializzato.
Il confine tra fare da soli e affidare a terzi non si trova quindi nel contenuto dei vostri dati, ma nella tecnica che li circonda. Siete e rimane vostra responsabilità l'esattezza di ciò che si trova nel fascicolo; un fornitore di software o una piattaforma fornisce la forma in cui ciò accade e la disponibilità a lungo termine.
Cosa potete preparare voi stessi
I dati che finiscono in un fascicolo prodotto per acciaio e ferro li avete in molti casi già da qualche parte: composizione chimica, proprietà meccaniche, provenienza della materia prima, eventuali percentuali di riciclaggio e certificati esistenti secondo le norme che già utilizzate. La raccolta e l'organizzazione di quella documentazione è un lavoro che potete fare perfettamente da soli e su cui avrete anche la massima trasparenza. Chi prepara questo in anticipo non dovrà cercare documenti nel panico una volta che un obbligo diventa concreto.
Cosa di solito non viene fatto da soli
La parte più difficile è in tre punti. In primo luogo il formato tecnico: il regolamento opera con atti delegati che stabiliscono per ogni categoria di prodotto quali dati sono obbligatori e in quale forma devono essere forniti. Costruire voi stessi un sistema che rimanga conforme richiede una manutenzione continua, anche se le regole vengono integrate nel tempo. In secondo luogo il codice di identificazione univoco e il collegamento a un codice QR che funziona per dieci anni, anche se la vostra azienda cambia sistema o un prodotto cambia proprietario. In terzo luogo l'hosting stesso: il fascicolo deve rimanere accessibile durante l'intero periodo di conservazione, anche quando un fornitore cessa o un server viene sostituito. Ciò richiede una struttura diversa da un sito web aziendale ordinario.
Costruire da soli: a cosa fare attenzione
Le aziende che considerano di costruire questo internamente si scontrano principalmente con la durata della manutenzione. Una volta che il primo atto delegato è pubblicato, l'implementazione tecnica può cambiare e questo cambiamento deve essere implementato nel vostro sistema. Non è un progetto una tantum ma un obbligo ricorrente. Per le aziende per cui il fascicolo prodotto è una piccola parte dell'operatività aziendale, questa manutenzione spesso non compensa l'affidamento proprio di quella parte tecnica.
Cosa fa una piattaforma come ferropas.eu in questo
Ferropas.eu compila il fascicolo dai dati che fornite come fabbricante o importatore, lo ospita per il termine legale di dieci anni e fornisce il supporto dati QR che vi rimanda a quel fascicolo. Il vostro ruolo rimane la fornitura e l'aggiornamento dei dati corretti; la piattaforma fornisce l'elaborazione tecnica e la disponibilità a lungo termine. Su come elaboriamo i dati in un fascicolo potete vedere esattamente da dove proviene l'informazione nel fascicolo e chi rimane responsabile di cosa.
Che voi stessi costruiate o meno è fattibile per la vostra situazione dipende da quanti gruppi di prodotti gestite, da quanto spesso il vostro assortimento cambia e da quanta capacità volete strutturalmente liberare per la manutenzione di un sistema tecnico. Si tratta di una valutazione che varia da azienda ad azienda, e su cui il regolamento stesso non si pronuncia: stabilisce requisiti per il risultato, non per il modo in cui lo organizzate.
Prima un'indicazione, poi una scelta
Prima di scegliere tra costruire voi stessi e affidare a terzi, è utile avere innanzitutto ben chiaro quali dati avete già e quali ancora vi mancano. Nel banca dati con argomenti elaborati per situazione trovate un'panoramica per ogni ruolo nella catena, dal produttore al distributore. Se volete sapere più rapidamente dove si colloca approssimativamente la vostra azienda, la quick-scan con poche domande brevi vi dà una prima indicazione, completamente gratuita e senza che abbiate bisogno di un account.
Se dopo aver letto avete ancora una domanda concreta sulla vostra situazione specifica, un giurista o l'autorità di vigilanza competente sono la parte appropriata per valutarlo; questo articolo descrive il regolamento in senso generale e non si pronuncia su singoli casi. Per le domande più frequenti su costi, termini e cosa rientra e cosa non rientra nel pasaporto, potete anche rivolgervi alla pagina con risposte alle domande frequenti.