Sí, puede compilar usted mismo una parte del pasaporte digital de producto: los datos que ya tiene como fabricante, importador o distribuidor, como certificados, resultados de pruebas e información sobre el origen, puede proporcionarlos usted mismo y organizarlos. Donde se complica es en la conversión de esos datos al formato técnico fijo que la normativa prescribirá próximamente, la generación del código de identificación único y el mantenimiento accesible durante diez años del pasaporte a través de un código QR. Esta es la parte para la cual la mayoría de las empresas contratan a un tercero especializado.
La línea entre hacer usted mismo y externalizar no está en el contenido de sus datos, sino en la técnica que hay detrás. Usted es y sigue siendo responsable de la exactitud de lo que figura en el pasaporte; un proveedor de software o una plataforma se encargan de la forma en que esto ocurre y de la disponibilidad a largo plazo.
Lo que puede preparar usted mismo
Los datos que van a parar al pasaporte de producto para hierro y acero probablemente ya los tiene en algún lugar: composición química, propiedades mecánicas, origen de la materia prima, posibles porcentajes de reciclaje y certificados existentes conforme a las normas que ya utiliza ahora. La recopilación y organización de esa documentación es un trabajo que puede hacer perfectamente usted mismo, y sobre el que también tiene la mayor visibilidad. Quien se lo prepare ahora mismo no tendrá que buscar documentos en pánico en el momento en que una obligación se haga concreta.
Lo que normalmente no se hace internamente
La parte más complicada reside en tres puntos. Primero, el formato técnico: la normativa funciona con actos delegados que establecen por grupo de productos qué datos son obligatorios y en qué forma deben proporcionarse. Construir usted mismo un sistema que siga cumpliendo eso requiere un mantenimiento continuo, incluso si las normas se complementan con el paso del tiempo. Segundo, el código de identificación único y su vinculación a un código QR que funcione durante diez años, incluso si su empresa cambia de sistema o un producto cambia de propietario. Tercero, el hosting en sí: el pasaporte debe mantenerse accesible durante todo el período de retención, también cuando un proveedor cese o se sustituya un servidor. Eso requiere una estructura diferente a la de un sitio web empresarial ordinario.
Construir usted mismo: aspectos a tener en cuenta
Las empresas que consideran construir esto internamente se enfrentan principalmente a la duración del mantenimiento. Una vez que se publica el primer acto delegado, la ejecución técnica puede cambiar, y ese cambio debe incorporarse entonces en su propio sistema. No es un proyecto único sino una obligación recurrente. Para empresas para las que el pasaporte de producto es una pequeña parte de las operaciones, ese mantenimiento a menudo no compensa con respecto a la externalización de precisamente esa parte técnica.
Lo que una plataforma como ferropas.eu hace en esto
Ferropas.eu compila el pasaporte a partir de los datos que usted como fabricante o importador proporciona, lo aloja durante el período legal de diez años y proporciona el portador de datos QR que se refiere a ese pasaporte. Su propio papel en esto sigue siendo proporcionar y mantener actualizado los datos correctos; la plataforma se encarga del procesamiento técnico y de la disponibilidad a largo plazo. En cómo procesamos los datos para convertirlos en un pasaporte puede ver exactamente de dónde procede la información del pasaporte y quién sigue siendo responsable de qué.
Si construir usted mismo es viable para su situación depende de cuántos grupos de productos maneja, con qué frecuencia cambia su surtido y cuánta capacidad desea dedicar estructuralmente al mantenimiento de un sistema técnico. Se trata de una evaluación que varía según la empresa, y sobre la cual la propia normativa no se pronuncia: establece requisitos para el resultado, no para la forma en que lo organiza.
Primero una indicación, después una elección
Antes de elegir entre construir usted mismo y externalizar, es útil aclarar primero qué datos ya posee y cuáles le faltan. En la banco de conocimientos con temas desarrollados por situación encontrará un resumen por función en la cadena, desde el fabricante hasta el distribuidor. Si desea saber más rápidamente dónde se encuentra aproximadamente su empresa, el quick-scan con algunas preguntas breves proporciona una primera indicación, completamente gratuita y sin necesidad de crear una cuenta.
Si después de leer tiene una pregunta específica sobre su propia situación, un abogado o la autoridad supervisora competente son las partes indicadas para evaluarlo; este artículo describe la normativa en sentido general y no se pronuncia sobre casos individuales. Para las preguntas más frecuentes sobre costes, plazos y qué sí y qué no entra en el pasaporte, también puede consultar la página con respuestas a preguntas frecuentes.