Det beløb, du skal bruge på at indsamle data til dit digitale produktpas, afhænger ikke af en fast takst, men af tre ting: hvor mange produktlinjer du har, hvor fuldstændig din eksisterende dokumentation allerede er, og om du udfører arbejdet selv eller outsourcer det. Der findes intet standardbeløb, der gælder for alle virksomheder, fordi forordningen selv ikke foreskriver nogen takst — den regulerer kun, hvilke data der skal være i passet, ikke hvad det koster at samle dem.
Kernen er således: jo længere din nuværende administration allerede er i orden, jo lavere omkostninger. Virksomheder, der allerede struktureret opbevarer certifikater, sammensætninger og testrapporter, behøver primært at organisere. Virksomheder, der har de samme oplysninger spredt på postkasser, papiromslag og hukommelsen hos en enkelt medarbejder, starter med at finde disse data, og det koster notorisk mere tid.
Hvor beløbet kommer fra
Omkostningerne ved dataindsamling består groft sagt af tre poster. For det første tiden fra dine egne medarbeidere: nogen skal pr. produktgruppe finde ud af, hvilke certifikater der findes, om de hører til det rigtige produkt, og om de stadig er aktuelle. For det andet eventuelle eksterne omkostninger, for eksempel når en testrapport mangler og skal anmodes på ny fra et laboratorium eller din leverandør. For det tredje omkostningerne ved at registrere og vedligeholde selv, for hvilket du indbringer en leverandør eller platform.
De første to poster er for det meste internt arbejde og varierer meget fra virksomhed til virksomhed. Den tredje post er, hvor en udbyder som Ferropas kan sige noget konkret: priserne for at sammensætte og hoste et pas er faste, uanset hvor uordentligt din udgangssituation er. Det giver derfor mening at skelne mellem de to ting: hvad det koster at få dine egne data i orden, og hvad det koster at få dem behandlet i et pas bagefter.
Intern tid versus ekstern hjælp
For mange små og mellemstore virksomheder er den største omkostningspost ikke penge, men tid fra nogen, der allerede er travlt optaget: en kvalitetsmedarbejder, en indkøber eller ejeren selv. Opspøringsarbejdet er vanskeligt at outsource, så længe ingen uden for din virksomhed ved, hvilken leverandør der engang har udstedt hvilket certifikat. Ekstern hjælp bliver især relevant, når det viser sig, at data mangler, som du ikke selv kan rekonstruere, for eksempel et sammensætningscertifikat fra en leverandør, der ikke længere findes.
Det er derfor fornuftigt først internt at gøre en oversigt over, hvad der allerede haves, før du indbringer en ekstern part for at udfylde hulerne. Det forhindrer, at du betaler for at anmode om oplysninger på ny, som allerede er til stede et sted i din egen administration.
Hvad du selv allerede har i huset, tæller med
Virksomheder, der fungerer som distributør eller forarbejdningsvirksomhed, har ofte allerede modtaget en del af de nødvendige data fra deres egen leverandør uden at genkende det som sådan. En følgeseddel med et partinummer, et kvalitetscertifikat, der leveres som standard, eller en indkøbskontrakt, hvor ståltyperne er angivet: det er alt sammen byggesten. Jo flere af disse byggesten, der allerede ligger et sted, jo mindre bruger du på at indsamle dem igen.
For at få et indtryk af, hvor din virksomhed står på dette punkt, kan du i et par spørgsmål se, hvilke data der er relevante for din situation. Det giver ingen juridisk vurdering, men vel et første billede af omfanget af det arbejde, der ligger foran dig.
Hvad dette betyder for planlægningen
Fordi dataindsamling stort set er manuel arbejdskraft, er det værd at ikke vente med det, indtil forpligtelsen bliver konkret. Den officielle dato står, som tidligere beskrevet på denne platform, endnu ikke fast: den første delegerede handling under ESPR forventes omkring 2026, med forpligtelser, der træder i kraft nogle måneder senere. Den tid er præcis den periode, hvor dataindsamling ikke behøver at ske under pres, og derfor som regel koster mindst.
Hvis du vil have indsigt i, hvordan disse data senere sammenfattes til et paspoort, finder du det på siden om hvordan informationen i et paspoort kommer til stand. For bredere baggrund om forordningen selv, de begreber, der bruges i den, og din egen virksomheds rolle i den, er videnbanken med udvalgte emner pr. situation et logisk udgangspunkt.
Omkostningerne ved dataindsamling er således ikke et fast beløb, men resultatet af en række valg: hvor tidligt du starter, hvor god din nuværende administration er, og hvor meget du selv gør versus outsourcer. Vil du vide, hvor din virksomhed står på nuværende tidspunkt, skal du foretage den gratis quick-scan eller læse de emner, der ligger tættest på din situation.