El monto que gastará en recopilar datos para el digital product passport no depende de una tarifa fija, sino de tres cosas: cuántas líneas de productos tiene, cuán completa es ya su documentación existente, y si realiza el trabajo usted mismo o lo externaliza. No existe un monto estándar que se aplique a cada empresa, porque el reglamento en sí no prescribe una tarifa — solo regula qué datos deben estar en el pasaporte, no lo que cuesta reunirlos.
El punto esencial es, por lo tanto: cuanto más ordenada esté ya su administración actual, menores serán los costos. Las empresas que ya guardan certificados, composiciones e informes de prueba de forma estructurada, principalmente necesitan organizarlos. Las empresas que tienen la misma información dispersa en buzones de correo, carpetas en papel y la memoria de un solo empleado, comienzan buscando esos datos, y eso demuestra que cuesta más tiempo.
De dónde procede el importe
Los costos de la recopilación de datos constan aproximadamente de tres partidas. En primer lugar, el tiempo de su propio personal: alguien debe averiguar por grupo de productos qué certificados existen, si pertenecen al producto correcto, y si siguen siendo actuales. En segundo lugar, los costos externos eventuales, por ejemplo cuando falta un informe de prueba y debe solicitarse nuevamente a un laboratorio o a su proveedor. En tercer lugar, los costos de registro y mantenimiento actualizado en sí, para lo cual contrata a un proveedor o plataforma.
Las dos primeras partidas son en gran medida trabajo interno y varían mucho según la empresa. La tercera partida es sobre la que un proveedor como Ferropas puede decir algo concreto: las tarifas para la compilación y hosting de un pasaporte son fijas, independientemente de lo desordenada que sea su situación inicial. Por lo tanto, tiene sentido separar estas dos cosas: lo que cuesta poner en orden sus propios datos, y lo que cuesta procesarlos posteriormente en un pasaporte.
Tiempo interno versus ayuda externa
Para muchas empresas de pymes, la mayor partida de costos no es dinero, sino tiempo de alguien que ya está ocupado: un responsable de calidad, un comprador, o el propietario mismo. El trabajo de investigación es difícil de externalizar mientras nadie fuera de su empresa sepa qué proveedor emitió alguna vez qué certificado. La ayuda externa se vuelve especialmente relevante cuando resulta que faltan datos que usted no puede reconstruir por sí mismo, por ejemplo un certificado de composición de un proveedor que ya no existe.
Por lo tanto, es prudente inventariar primero internamente lo que ya tiene, antes de contratar a un tercero para llenar los vacíos. Esto evita que pague por solicitar nuevamente información que ya está presente en algún lugar de su propia administración.
Lo que ya tiene en casa cuenta
Las empresas que actúan como distribuidores o procesadores a menudo ya han recibido parte de los datos necesarios de su propio proveedor, sin reconocerlo como tal. Un albarán con un número de lote, un certificado de calidad que se proporciona estándar, o un contrato de compra en el que figura la calidad del acero: todos estos son componentes. Cuantos más de esos componentes ya estén en algún lugar, menos gastará en recopilarlos nuevamente.
Para hacerse una idea de dónde está su empresa en este momento, puede ver en algunas preguntas qué datos son relevantes para su situación. Esto no proporciona un dictamen legal, pero sí una primera idea del alcance del trabajo que le espera.
Lo que esto significa para la planificación
Debido a que la recopilación de datos es en gran medida trabajo manual, vale la pena no esperar hasta que la obligación se concrete. La fecha oficial, tal como se ha descrito anteriormente en esta plataforma, aún no es definitiva: se espera que el primer acto delegado conforme a la ESPR se publique alrededor de 2026, con obligaciones que entrarán en vigor varios meses después. Ese período es precisamente la época en la que la recopilación de datos no tiene por qué estar bajo presión y, por lo tanto, generalmente cuesta menos.
Quien desee comprender cómo esos datos se combinarán posteriormente en un pasaporte, lo encontrará en la página sobre cómo se elabora la información en un pasaporte. Para obtener información más amplia sobre la propia normativa, los conceptos utilizados en ella y el papel de su empresa en ella, la base de conocimientos con temas seleccionados según la situación es un punto de partida lógico.
Los costes de la recopilación de datos no son, por lo tanto, una cantidad fija, sino el resultado de una serie de decisiones: cuándo comienza, cuán buena es su administración actual y cuánto hace usted mismo frente a lo que externaliza. Si desea saber dónde se encuentra su empresa en este momento, realice el análisis rápido gratuito o lea los temas que más se ajusten a su situación.