Summa, jonka käytät digitaalisen tuotepassin tietojen keräämiseen, ei riipu kiinteästä maksusta, vaan kolmesta asiasta: kuinka monta tuotelinjaa sinulla on, kuinka täydellinen nykyinen dokumentaatiosi jo on, ja teetkö työn itse vai ulkoistaatko sen. Mitään vakiomaksua, joka koskisi jokaista yritystä, ei ole, koska asetus itse ei määrää maksua — se määrää vain, mitkä tiedot passiin tulee sisältyä, eivät kustannuksia niiden keräämisestä.
Ydinasia on siis: mitä kauemmin nykyinen hallinto on jo järjestyksessä, sitä alhaisemmat kustannukset. Yritykset, jotka säilyttävät sertifikaatteja, koostumuksia ja testraportteja jo strukturoidusti, täytyy pääasiassa järjestellä. Yritykset, joilla sama tieto on hajallaan postilaatikoissa, paperikansiossa ja yhden työntekijän muistissa, alkavat tietojen etsimisestä, ja se maksaa selvästi enemmän aikaa.
Mistä summa tulee
Tietojen keräämiskustannukset koostuvat karkeasti kolmesta osuudesta. Ensinnäkin oman henkilöstön aika: jonkun on selvitettävä tuoteryhmittäin, mitkä sertifikaatit on olemassa, kuuluvatko ne oikeaan tuotteeseen ja ovatko ne edelleen ajanmukaisia. Toiseksi mahdolliset ulkoiset kustannukset, esimerkiksi kun testraportti puuttuu ja se on pyydettävä uudelleen laboratoriosta tai toimittajaltasi. Kolmanneksi tietojen tallentamisen ja ajantasaisena pitämisen kustannukset, joita varten käytät toimittajaa tai alustaa.
Kaksi ensimmäistä osuutta ovat suurelta osin sisäistä työtä ja vaihtelevat suuresti yrityksittäin. Kolmas osuus on se, josta Ferropasin kaltainen toimittaja voi sanoa jotain konkreettia: passiin kokoamisen ja hosting-palvelun maksut ovat kiinteitä, riippumatta siitä, kuinka epäjärjestyksessä lähtötilanteesi on. On siis järkevää erottaa nämä kaksi asiaa: mitä maksaa oman tiedon järjestäminen kuntoon ja mitä maksaa sen jälkeen niiden käsittäminen pasissa.
Sisäinen aika verrattuna ulkoiseen apuun
Monille pk-yrityksille suurin kustannussijainti ei ole raha, vaan aika jonkun, joka on jo muutenkin kiireinen: laatupäällikkö, ostaja tai omistaja itse. Selvitystyötä on vaikea ulkoistaa niin kauan kuin kukaan yrityksen ulkopuolella ei tiedä, mikä toimittaja on antanut minkä sertifikaatin. Ulkoinen apu tulee merkitykselliseksi vasta sitten, kun käy ilmi, että tiedot puuttuvat, joita et voi itse rekonstruoida, esimerkiksi toimittajan koostumussertifikaatti, joka ei enää ole olemassa.
On sen takia järkevää inventoida ensin sisäisesti, mitä sinulla jo on, ennen kuin otat käyttöön ulkoisen osapuolen täyttämään aukkoja. Se estää sinua maksamasta tietojen uudelleen pyytämisestä, joka on jo olemassa omassa hallinnossasi.
Se, mitä sinulla jo on, lasketaan
Jakeluyrityksiin tai jalostajiin toimivat yritykset ovat usein jo saaneet osan tarvittavista tiedoista omilta toimittajiltaan ilman, että ne tunnistetaan sellaisiksi. Lähetyslista varmuuskopioinumerolla, laadusertifikaatti, joka toimitetaan vakiona, tai ostosopimus, jossa teräslaji on mainittu: nämä ovat kaikki rakennuspalikoita. Mitä enemmän näistä rakennuspalikoista on jo jollain, sitä vähemmän maksat uudelleen keräämisestä.
Saadaksesi käsityksen siitä, missä yrityksesi tällä hetkellä on, näet muutamalla kysymyksellä, mitkä tiedot ovat olennaisia tilanteessasi. Tämä ei anna oikeudellista päätöstä, mutta antaa ensimmäisen kuvan siitä, kuinka suuri työ sinua odottaa.
Mitä tämä tarkoittaa suunnitteluun
Koska tiedonkeruu on pääosin käsityötä, kannattaa aloittaa siihen liittyvien toimenpiteiden kanssa ennen kuin velvoite tulee konkreettiseksi. Virallinen päivämäärä on, kuten aiemmin tällä alustalla on kuvattu, vielä määrittelemättä: ensimmäisen ESPR:n mukaisen delegoidun säädöksen odotetaan tulevan noin vuonna 2026, ja velvoitteet astuvat voimaan vasta muutaman kuukauden kuluttua siitä. Tämä aika on juuri silloin, kun tiedonkeruun ei tarvitse tapahtua suurimman paineen alla, ja siten yleensä kustannuksiltaan edullisemmin.
Jotka haluavat ymmärtää, miten tiedot yhdistetään pasportiksi, löytävät tiedon sivulta kuinka pasportin tiedot koostuvat. Asetusta koskevan laajemman taustan, sen käyttämien käsitteiden ja oman yrityksensä roolin osalta tietopankki, jossa on valittuja aiheita tilanteen mukaan on looginen lähtökohta.
Tiedonkeruun kustannukset eivät siis ole kiinteä summa, vaan useiden valintojen tulos: milloin aloitatte, kuinka hyvä nykyinen hallinto on, ja paljonko teette itse verrattuna ulkoistamiseen. Haluatteko tietää, missä yrityksenne on tällä hetkellä, suorittakaa ilmainen pikaarvio tai lukekaa aiheet, jotka ovat lähimpänä teidän tilannettanne.