Det belopp ni är skyldiga att betala för insamling av data för det digitala produktpasset beror inte på en fast taxa, utan på tre saker: hur många produktlinjer ni har, hur fullständig er befintlig dokumentation redan är, och om ni utför arbetet själva eller lägger ut det på entreprenad. Det finns ingen standardkostnad som gäller för varje företag, eftersom förordningen själv inte föreskriver någon taxa — den reglerar endast vilka data som måste finnas i passet, inte vad det kostar att samla ihop dem.
Kärnan är alltså: ju längre framskriden er befintliga administration redan är, desto lägre kostnad. Företag som redan strukturerat sparar certifikat, sammansättningar och testrapporter behöver främst organisera. Företag som har samma information spridd över postlådor, pappersmappar och en medarbetares minne börjar med att spåra upp dessa data, och det kostar märkbart mer tid.
Var beloppet kommer från
Kostnaderna för datainsamlingen består ungefär av tre poster. För det första er egen personals tid: någon måste per produktgrupp ta reda på vilka certifikat som finns, om de hör till rätt produkt, och om de fortfarande är aktuella. För det andra eventuella externa kostnader, till exempel när en testrapport saknas och måste begäras på nytt från ett laboratorium eller från er leverantör. För det tredje kostnaderna för att registrera och upprätthålla data själva, för vilket ni anlitar en leverantör eller plattform.
De två första posterna är till största delen internt arbete och varierar kraftigt mellan företag. Den tredje posten är där en leverantör som Ferropas kan säga något konkret om: tariffen för att sammanställa och lagra ett pass är fasta, oavsett hur rörig er utgångssituation är. Det är alltså meningsfullt att hålla dessa två saker isär: vad det kostar att få era egna data i ordning, och vad det kostar att låta dem behandlas i ett pass efteråt.
Intern tid kontra extern hjälp
För många små och medelstora företag är den största kostnadposten inte pengar, utan tiden för någon som redan är överbelastad: en kvalitetsmedarbetare, en inköpare eller ägaren själv. Utredningsarbetet är svårt att lägga ut på entreprenad så länge ingen utanför ert företag vet vilken leverantör som någonsin har utfärdat vilket certifikat. Extern hjälp blir först relevant när det visar sig att data saknas som ni inte kan rekonstruera själva, till exempel ett sammansättningscertifikat från en leverantör som inte längre finns.
Det är därför klokt att först inventera internt vad som redan finns innan ni anlitar en extern part för att fylla luckor. Det förhindrar att ni betalar för att begära information på nytt som redan finns någonstans i er egen administration.
Det ni redan har hemma räknas
Företag som agerar distributör eller bearbetare har ofta redan mottagit en del av nödvändiga data från sin egen leverantör, utan att de känner igen det som sådant. En följesedel med ett batchnummer, ett kvalitetscertifikat som levereras standardmässigt, eller ett inköpskontrakt där ståltypen anges: det är allt byggstenar. Ju fler av dessa byggstenar som redan ligger någonstans, desto mindre behöver ni betala för att samla ihop dem på nytt.
För att få en uppfattning om var ert företag står på denna punkt kan ni i ett par frågor se vilka data som är relevanta för er situation. Det ger ingen juridisk bedömning, men väl en första bild av omfattningen av det arbete som ligger framför er.
Vad detta betyder för planeringen
Eftersom datainsamlingen till stor del är manuellt arbete, lönar det sig att inte vänta tills skyldigheten blir konkret. Det officiella datumet står, som tidigare beskrivits på denna plattform, ännu inte fast: den första delegerade handlingen enligt ESPR förväntas omkring 2026, med skyldigheter som därefter träder i kraft några månader senare. Den tiden är precis den period då datainsamlingen behöver pressas minst, och därför vanligtvis kostar minst.
Den som vill ha insikt i hur dessa data senare kommer att kombineras till ett produktpass finner det på sidan om hur informationen i ett produktpass skapas. För bredare bakgrund om förordningen själv, de begrepp som används i den och rollen för ditt eget företag däri, är kunskapsbanken med utvalda ämnen per situation en logisk utgångspunkt.
Kostnaderna för datainsamling är alltså inte ett fast belopp, utan resultatet av ett antal val: hur tidigt du börjar, hur bra din nuvarande administration är, och hur mycket du gör själv kontra anlitar. Vill du veta var ditt företag står just nu, gör då den kostnadsfria snabbkontollen eller läs de ämnen som ligger närmast din situation.