Der Betrag, den Sie für die Erfassung von Daten für Ihren digitalen Produktpass aufwenden, hängt nicht von einem Festtarif ab, sondern von drei Dingen: wie viele Produktlinien Sie haben, wie vollständig Ihre vorhandene Dokumentation bereits ist, und ob Sie die Arbeit selbst erledigen oder auslagern. Es gibt keinen Standardbetrag, der für jedes Unternehmen gilt, da die Verordnung selbst keinen Tarif vorschreibt — sie regelt nur, welche Daten im Pass stehen müssen, nicht, was es kostet, diese zusammenzutragen.
Der Kern ist also: Je weiter Ihre aktuelle Verwaltung bereits in Ordnung ist, desto niedriger die Kosten. Unternehmen, die Zertifikate, Zusammensetzungen und Testberichte bereits strukturiert aufbewahren, müssen hauptsächlich ordnen. Unternehmen, die dieselbe Information über Postfächer, Papiermappen und das Gedächtnis eines Mitarbeiters verteilt haben, beginnen mit der Suche nach diesen Daten, und das kostet nachweislich mehr Zeit.
Woher der Betrag kommt
Die Kosten der Datenerfassung bestehen grob aus drei Positionen. Erstens die Zeit Ihrer eigenen Mitarbeiter: jemand muss pro Produktgruppe herausfinden, welche Zertifikate es gibt, ob sie zum richtigen Produkt gehören, und ob sie noch aktuell sind. Zweitens mögliche externe Kosten, zum Beispiel wenn ein Testbericht fehlt und neu bei einem Labor oder bei Ihrem Lieferanten angefordert werden muss. Drittens die Kosten für die Erfassung und Aktualisierung selbst, wofür Sie einen Anbieter oder eine Plattform einschalten.
Die ersten beiden Positionen sind größtenteils interne Arbeit und unterscheiden sich stark je Unternehmen. Die dritte Position ist, wo ein Anbieter wie Ferropas etwas Konkretes sagen kann: die Tarife für die Erstellung und das Hosting eines Passes sind festgelegt, unabhängig davon, wie ungeordnet Ihre Ausgangssituation ist. Es ist also sinnvoll, diese beiden Dinge auseinanderzuhalten: was es kostet, um Ihre eigenen Daten in Ordnung zu bringen, und was es kostet, sie danach in einem Pass verarbeiten zu lassen.
Interne Zeit versus externe Hilfe
Für viele KMU-Unternehmen ist die größte Kostenposition nicht Geld, sondern Zeit von jemandem, der ohnehin schon beschäftigt ist: ein Qualitätsmitarbeiter, ein Einkäufer, oder der Inhaber selbst. Die Recherche lässt sich schwer auslagern, solange niemand außerhalb Ihres Unternehmens weiß, welcher Lieferant welches Zertifikat jemals ausgestellt hat. Externe Hilfe wird vor allem relevant, sobald sich herausstellt, dass Daten fehlen, die Sie selbst nicht rekonstruieren können, zum Beispiel ein Zusammensetzungszertifikat eines Lieferanten, der nicht mehr existiert.
Es ist daher ratsam, zuerst intern zu erfassen, was bereits vorhanden ist, bevor Sie eine externe Partei hinzuziehen, um Lücken zu füllen. Das vermeidet, dass Sie für die erneute Anforderung von Informationen bezahlen, die bereits irgendwo in Ihrer eigenen Verwaltung vorhanden sind.
Was Sie bereits im Haus haben, zählt mit
Unternehmen, die als Distributor oder Verarbeiter tätig sind, haben oft bereits einen Teil der erforderlichen Daten von ihrem eigenen Lieferanten erhalten, ohne dies als solches zu erkennen. Ein Lieferschein mit einer Chargennummer, ein Qualitätszertifikat, das standardmäßig mitgeliefert wird, oder ein Kaufvertrag, in dem die Stahlsorte angegeben ist: das sind alles Bausteine. Je mehr dieser Bausteine bereits irgendwo vorhanden sind, desto weniger müssen Sie für eine erneute Erfassung ausgeben.
Um einen Eindruck davon zu bekommen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht, können Sie in ein paar Fragen sehen, welche Daten für Ihre Situation relevant sind. Das gibt kein rechtliches Urteil, sondern einen ersten Überblick über den Umfang der Arbeit, die vor Ihnen liegt.
Was dies für die Planung bedeutet
Da die Datenerfassung weitgehend Handarbeit ist, lohnt es sich, nicht bis zur konkreten Verpflichtung damit zu warten. Das offizielle Datum steht, wie zuvor auf dieser Plattform beschrieben, noch nicht fest: Die erste delegierte Handlung unter der ESPR wird um 2026 erwartet, mit Verpflichtungen, die danach noch einige Monate später in Kraft treten. Diese Zeit ist genau die Periode, in der die Datenerfassung am wenigsten unter Druck erfolgen muss und daher normalerweise am wenigsten kostet.
Wer einen Einblick bekommen möchte, wie diese Daten später zu einem Produktpass zusammengeführt werden, findet das auf der Seite über wie die Informationen in einem Produktpass zustande kommen. Für umfassendere Hintergrundinformationen über die Verordnung selbst, die darin verwendeten Begriffe und die Rolle Ihres eigenen Unternehmens darin ist die Wissensdatenbank mit ausgewählten Themen pro Situation ein logischer Ausgangspunkt.
Die Kosten der Datenerfassung sind also kein fester Betrag, sondern das Ergebnis einer Reihe von Entscheidungen: wie früh Sie beginnen, wie gut Ihre derzeitige Verwaltung ist und wie viel Sie selbst machen versus auslagern. Möchten Sie wissen, wo sich Ihr Unternehmen derzeit befindet, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen, die Ihrer Situation am nächsten kommen.