Το ποσό που θα δαπανήσετε για τη συλλογή δεδομένων για το ψηφιακό διαβατήριο δεν εξαρτάται από ένα σταθερό τιμολόγιο, αλλά από τρία πράγματα: πόσες γραμμές προϊόντων έχετε, πόσο πλήρης είναι η υπάρχουσα τεκμηρίωσή σας ήδη, και αν κάνετε το έργο μόνοι σας ή το αναθέτετε σε τρίτους. Δεν υπάρχει ένα τυπικό ποσό που ισχύει για κάθε εταιρεία, επειδή ο κανονισμός δεν προβλέπει ένα τέλος — ρυθμίζει μόνο ποια δεδομένα πρέπει να περιλαμβάνονται στο διαβατήριο, όχι τι κοστίζει να τα συγκεντρώσετε.
Η ουσία είναι λοιπόν: όσο πιο τακτοποιημένη είναι ήδη η τρέχουσα διαχείρισή σας, τόσο χαμηλότερα τα κόστη. Οι εταιρείες που διαθέτουν πιστοποιητικά, συνθέσεις και δοκιμαστικές εκθέσεις ήδη δομημένα αποθηκευμένα, πρέπει κυρίως να τα οργανώσουν. Οι εταιρείες που έχουν τις ίδιες πληροφορίες διασκορπισμένες σε γραμματοκιβώτια, φυσικούς φακέλους και τη μνήμη ενός υπαλλήλου, ξεκινούν από τον εντοπισμό αυτών των δεδομένων, και αυτό κοστίζει αποδεδειγμένως περισσότερο χρόνο.
Πού προέρχεται το ποσό
Το κόστος συλλογής δεδομένων αποτελείται περίπου από τρεις θέσεις. Πρώτον, ο χρόνος των δικών σας ανθρώπων: κάποιος πρέπει ανά ομάδα προϊόντων να εξετάσει ποια πιστοποιητικά υπάρχουν, αν ανήκουν στο σωστό προϊόν και αν είναι ακόμη ενημέρωνα. Δεύτερον, ενδεχόμενα εξωτερικά κόστη, για παράδειγμα όταν λείπει μια δοκιμαστική έκθεση και πρέπει να ζητηθεί ξανά από ένα εργαστήριο ή τον προμηθευτή σας. Τρίτον, το κόστος της καταγραφής και της διατήρησης της καταγραφής στην τρέχουσα μορφή, για το οποίο καταφεύγετε σε έναν προμηθευτή ή πλατφόρμα.
Οι δύο πρώτες θέσεις είναι κατά ένα μεγάλο μέρος εσωτερική εργασία και διαφέρουν πολύ ανά εταιρεία. Η τρίτη θέση είναι όπου ένας πάροχος όπως η Ferropas μπορεί να πει κάτι συγκεκριμένο: τα τιμολόγια για τη σύνθεση και την τοποθέτηση ενός διαβατηρίου είναι σταθερά, ανεξάρτητα από το πόσο ακατάστατη είναι η κατάστασή σας. Είναι λοιπόν λογικό να τα χωρίσετε: τι κοστίζει για να συγκεντρώσετε τα δικά σας δεδομένα, και τι κοστίζει αργότερα να τα επεξεργαστείτε σε ένα διαβατήριο.
Εσωτερικός χρόνος έναντι εξωτερικής βοήθειας
Για πολλές ΜΜΕ, το μεγαλύτερο κόστος δεν είναι χρήμα, αλλά ο χρόνος κάποιου που είναι ήδη πολυάσχολος: ένας σύμβουλος ποιότητας, ένας αγοραστής, ή ο ίδιος ο ιδιοκτήτης. Το έργο διερεύνησης δύσκολα μπορεί να ανατεθεί σε τρίτους όσο κανείς έξω από την εταιρεία σας δεν γνωρίζει ποιος προμηθευτής έδωσε ποιο πιστοποιητικό ποτέ. Η εξωτερική βοήθεια γίνεται ιδιαίτερα σχετική μόλις διαπιστωθεί ότι λείπουν δεδομένα που δεν μπορείτε να ανακατασκευάσετε μόνοι σας, για παράδειγμα ένα πιστοποιητικό σύνθεσης από έναν προμηθευτή που δεν υπάρχει πλέον.
Είναι λοιπόν σχολιακό να πραγματοποιήσετε πρώτα μια εσωτερική καταγραφή του τι υπάρχει ήδη, πριν καταφύγετε σε μια εξωτερική διαδικασία για να συμπληρώσετε τα κενά. Αυτό αποτρέπει να πληρώσετε για την ξανά ζήτηση πληροφοριών που υπάρχουν ήδη κάπου στη δική σας διαχείριση.
Τι έχετε ήδη στην εταιρεία σας
Οι εταιρείες που δρουν ως διανομέας ή επεξεργαστής, έχουν συχνά ήδη λάβει ένα μέρος των απαιτούμενων δεδομένων από τον δικό τους προμηθευτή, χωρίς να το αναγνωρίσουν ως τέτοιο. Ένα δελτίο αποστολής με ένα αριθμό παρτίδας, ένα πιστοποιητικό ποιότητας που παράδοσης τυπικά, ή μια σύμβαση αγοράς στην οποία δηλώνεται το είδος του χάλυβα: όλα αυτά είναι δομικά στοιχεία. Όσο περισσότερα από αυτά τα δομικά στοιχεία βρίσκονται ήδη κάπου, τόσο λιγότερο θα δαπανήσετε για τη συγκέντρωσή τους ξανά.
Για να έχετε μια ιδέα του πού βρίσκεται η εταιρεία σας σε αυτό το σημείο, μπορείτε σε μερικές ερωτήσεις να δείτε ποια δεδομένα είναι σχετικά για την κατάστασή σας. Αυτό δεν δίνει νομική κρίση, αλλά ένα πρώτο σχέδιο της έκτασης του έργου που σας περιμένει.
Τι αυτό σημαίνει για τον σχεδιασμό
Επειδή η συλλογή δεδομένων είναι σε μεγάλο βαθμό χειρωνακτική εργασία, αξίζει να μην περιμένετε μέχρι η υποχρέωση να γίνει συγκεκριμένη. Η επίσημη ημερομηνία, όπως περιγράφηκε νωρίτερα σε αυτή την πλατφόρμα, δεν είναι ακόμη τελική: η πρώτη εκτελεστική πράξη βάσει του ESPR αναμένεται γύρω στο 2026, με υποχρεώσεις που θα ισχύσουν αρκετούς μήνες αργότερα. Αυτή η χρονική περίοδος είναι ακριβώς η περίοδος κατά την οποία η συλλογή δεδομένων δεν χρειάζεται να γίνει υπό πίεση και επομένως συνήθως κοστίζει λιγότερο.
Όποιος θέλει να κατανοήσει πώς αυτά τα δεδομένα θα συγκεντρωθούν αργότερα σε ένα διαβατήριο, θα το βρει στη σελίδα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες σε ένα διαβατήριο δημιουργούνται. Για ευρύτερη κατανόηση της ίδιας της διατάξης, των εννοιών που χρησιμοποιούνται σε αυτήν και του ρόλου της δικής σας εταιρείας σε αυτήν, η τράπεζα γνώσης με επιλεγμένα θέματα ανά κατάσταση είναι ένα λογικό σημείο εκκίνησης.
Το κόστος της συλλογής δεδομένων δεν είναι λοιπόν ένα σταθερό ποσό, αλλά το αποτέλεσμα ενός αριθμού επιλογών: πότε αρχίζετε, πόσο καλή είναι η τρέχουσα διοίκησή σας και πόσο κάνετε μόνοι σας σε σχέση με το εξωτερικό. Αν θέλετε να μάθετε που βρίσκεται επί του παρόντος η εταιρεία σας, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα θέματα που ταιριάζουν περισσότερο στη δική σας κατάσταση.