Was ist das Register für digitale Produktpässe und was muss ich darin eintragen?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Das Europäische Register für digitale Produktpässe ist eine zentrale Einrichtung, in die bestimmte Daten zu jedem Produktpass fließen, neben dem Pass selbst, der bei dem Hersteller, Importeur oder einem Dienstleister wie Ferropas gehostet bleibt. Artikel 13 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt dieses Register, Artikel 14 beschreibt das zugehörige Webportal, über das Daten aus Pässen zugänglich gemacht werden können. Für ein Handelsunternehmen oder einen Verarbeiter mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies eine Reihe praktischer Überlegungen.

Der Pass muss sich an das Register anschließen

Der Produktpass selbst befindet sich nicht im Register — er bleibt bei der Partei, die ihn hostet. Was hingegen ins Register kommt, ist ein Satz von Kerndaten, die den Pass identifizieren und auffindbar machen: denken Sie an den eindeutigen Identifizierungscode des Produkts, die Verknüpfung mit dem Ort, an dem der Pass zu finden ist, und Daten über die Partei, die für den Pass verantwortlich ist. Für einen Metallverarbeiter bedeutet dies, dass die Art und Weise, wie Produkte identifiziert werden, dem entsprechen muss, was das Register erwartet. Wer sich fragt wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhält, findet dort die Grundlage, die auch für die Registerverknüpfung erforderlich ist.

Der QR-Code muss auf den richtigen Ort verweisen

Der QR-Code auf dem Produkt oder der zugehörigen Dokumentation ist das Bindeglied zwischen dem physischen Stahl und dem digitalen Pass — und indirekt auch zum Registereintrag. Artikel 14 behandelt das Webportal, über das Daten abrufbar sind; diese Abrufbarkeit beginnt bei einem korrekt funktionierenden Datenträger. Praktisch bedeutet dies, dass die Frage wie der QR-Code auf dem Stahl aufgebracht wird nicht unabhängig von der Registrierungsverpflichtung steht: Ein QR-Code, der nicht zu einem aktuellen, korrekt verknüpften Pass führt, untergräbt das gesamte System, auch wenn der Pass inhaltlich in Ordnung ist.

Daten müssen aktuell und konsistent bleiben

Das Register ist keine Momentaufnahme bei der Lieferung, sondern eine Verknüpfung, die aktuell bleiben muss, solange der Pass existiert. Für ein Unternehmen, das Hunderte oder Tausende von Stahlchargen verarbeitet, ist die Frage relevant, ob Pässe pro Charge oder pro Stück geführt werden, und wie Änderungen — ein neuer Eigentümer des Passes, ein geänderter Hostingort — durchgeführt werden. Wer hier Prozesse einrichtet, tut gut daran, vorher zu bestimmen ob Stahl pro Charge oder pro Stück registriert wird, da diese Wahl bestimmt, wie viele Registereinträge entstehen und wie überschaubar das bleibt.

Anbindung an bestehende Systeme

Für viele Unternehmen ist es unattraktiv, ein separates System neben der bestehenden Bestands- und Auftragsverwaltung zu pflegen. Die Registrierungsverpflichtung berührt daher auch die Frage, wie Produktdaten aus einem ERP-System an den Pass und über den Pass an das Register geliefert werden. Dies ist einer der Orte, an denen frühzeitiges Nachdenken über Anbindung an das eigene ERP- oder Lagerverwaltungssystem viel manuelle Arbeit später sparen kann.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt bei Unternehmen auf, die mit dem Register zu tun haben.

Eine erste Situation ist, dass sich der Identifizierungscode eines Produkts ändert — beispielsweise nach einer internen Umstrukturierung der Artikelnummern — ohne dass der Registereintrag aktualisiert wird. Der Pass existiert dann zwar noch, ist aber über den Code, der intern verwendet wird, nicht mehr auffindbar.

Eine zweite Situation entsteht, wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit beendet oder übernommen wird und niemand festgelegt hat, wer für den Registereintrag und den zugrunde liegenden Pass verantwortlich bleibt. Dies betrifft nicht nur den Pass selbst, sondern auch die Frage was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit beendet — eine Frage, die für die Registerverknüpfung genauso relevant ist wie für das Hosting.

Eine dritte Situation ist, dass ein Produkt mehrere Pässe benötigt — beispielsweise weil es aus verschiedenen Materialien besteht, die jeweils unter andere Regeln fallen — und die Registereintragungen dazu nicht konsistent aufeinander verweisen. Dies berührt die Frage wie mehrere Pässe für ein Produkt zusammenarbeiten, was sich unmittelbar darauf auswirkt, wie diese Produkte ins Register gelangen.

Eine vierte Situation ist, dass das Datenformat, in dem Daten bereitgestellt werden, nicht dem entspricht, was für die Verbindung mit dem Register erforderlich ist. Da noch nicht alles in delegierten Rechtsakten ausgearbeitet ist, ist es ratsam, bereits jetzt zu überprüfen, welche Datei für das Produktpassheft erforderlich ist, damit eine spätere Anpassung begrenzt bleibt.

Eine fünfte Situation ist die Unsicherheit über kleine oder unregelmäßige Teile, wobei ein Lieferant davon ausgeht, dass die Registrierung nicht durchführbar ist und die Verbindung zum Register unterlässt. Für solche Fälle gibt es praktische Informationen über wie ein QR-Code auf einem kleinen Stahlstück angebracht wird, wodurch sich das Problem oft als lösbar herausstellt.

Was Sie festhalten können

• Ein Überblick darüber, welche eindeutigen Kennungen mit welchen Produktpässen und Registereintragungen verknüpft sind, einschließlich eines Verfahrens für Änderungen.
• Vereinbarungen mit dem Hosting-Anbieter (wie Ferropas) darüber, wer die Registereintragung während der Laufzeit des Passes aktuell hält — eine Frage, die zusammenhängt mit wie lange ein Produktpass verfügbar bleiben muss.
• Eine dokumentierte Arbeitsweise für Batch- versus Einzelregistrierung, damit neue Mitarbeiter oder Abteilungen diese konsistent anwenden.
• Dokumentation des gewählten Datenformats und der Verbindung mit dem ERP-System, damit bei einem Systemwechsel oder einer Audit klar ist, wie Daten bereitgestellt wurden.
• Ein interner Ansprechpartner oder Verfahren für die Situation, in der das Unternehmen stilllegt, übernommen wird oder eine Produktlinie aufgegeben wird — einschließlich der Frage, wer dann für die Registereintragung verantwortlich ist.

Ferropas bietet Vorlagen für einen Teil dieser Dokumentation; für den genauen Inhalt des Registers und des Webportals bleibt der Text von Artikel 13 und Artikel 14 der ESPR die offizielle Quelle, besonders solange die ausarbeitenden delegierten Rechtsakte noch nicht veröffentlicht sind.